企事业单位人才档案信息化建设的探索与实践

张雪涛

摘 要：企事业单位人才档案是员工在职期间的个人经历、业务技术水平、工作表现等情况的真实记录和反映，是企事业单位全面考察员工的重要依据。人才档案的信息化建设能为人才档案的管理和利用提供极大便利。员工信息系统综合管理平台是人才档案信息化建设的一项探索与实践，体现了现代企事业单位以人为本的管理理念，提升了人才管理效率和管理水平，为企事业单位的发展提供有力保障。

关键词：人才档案；信息化建设；数字化；管理平台

“以人为本”是现代企事业单位管理的精华和主题，坚持以人为核心的管理理念早已深入人心成为共识。企事业单位人才档案是其在招用、调动、培训、考核、奖惩和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现、工作变动等情况的文件材料，是其对员工成长过程的动态跟踪管理和信息存储，能为企事业单位全面考察职工提供重要依据，是企事业单位“以人为本”管理的直接体现。

在当今数字化大发展的时代背景下，档案与信息化建设息息相关。人才档案的信息化建设可以实现人才档案的动态化管理，将传统分散、独立、固化、不便利用的各类与人员相关的纸质材料“数字化”后通过网络平台沟通联系起来，搭建形成一个可为企事业单位提供快速综合利用的人才管理数据库，从而极大提高企事业单位人才信息的收集和使用效率，提升人才的管理水平，满足现代快节奏、高效率的实际工作需求。

人才档案的信息化建设是一项颇具探索性和挑战性的系统性工程，它需要科学合理的统筹规划和设计，更需要企事业单位内部各相关管理部门的通力合作、密切配合。经过理论研究和长期工作实践，为使“数字化人才档案”达到更全面和更有效的利用目的，人才档案信息化建设的突破点应落实在“人”，即以“人”为网络数据库的“中心”，以“人”为基本管理“单元”，打破人事档案、科技档案等各类专项档案的界限，结合企事业单位的实际情况，将与具体“个人”相关的人事信息、学习教育信息、科技成果信息、质保信息、办公信息、财务信息等关联汇总，共同构建形成“员工信息系统综合管理平台”。

1 “员工信息系统综合管理平台”的模块设计

科学合理的设计员工信息系统综合管理平台十分重要，根据利用目的，可以将其分为三大模块：

（一）个人信息模块

此模块面向员工个人，可以直观展现企事业单位员工个人的全面信息，在此模块下又分设：1.“基础人事信息”：含个人基本信息（姓名、性别、民族、籍贯、出生日期、身份证号、政治面貌等）；2.“学习教育信息”（毕业院校及专业、学历学位、见习情况、其它专业培训经历、培训证书等）；3.“工作信息”（工作经历、工龄、所在部门及岗位、职务职称、各类资质资格、工作业绩、奖惩情况、年度考核绩效等）；4.“办公信息”（办公房间/电话/邮箱、台式计算机、笔记本电脑、移动存储介质、办公设备、）5.“工会信息”（婚姻信息、家庭成员信息、健康信息、保险及休假标准、工会职务信息等）；6.“财务信息”（个人工资、薪点、绩效奖、公积金、税率等）。

除以上普遍适用的项目外，还可以结合本单位的具体情况，增设或单列“组织干部信息”（入党时间、转正情况、所属党支部、党内任职、党务工作、党内奖励及处分等）、“质保信息”（设计编译资格、校验资格、检验资格等）、“科技成果信息”（成果、专利、文章发表、学术交流情况等）以及其它各具特色有实际利用价值的项目。

（二）信息共享模块

此模块面向本单位内全体员工，直观展现企事业单位全体干部职工的综合情况，可以分设为两个部分：1.“企事业单位人才概貌”（本单位内员工总数、在册在岗/在读/返聘/聘用/外协人员比例、员工学位学历比例、职称比例、年龄分布情况等）；2.“员工公共信息台账”（本人标准照、员工编号、姓名、性别、出生日期、员工状态、工作部门、行政职务、专业技术职称、办公房间、办公邮箱、办公电话等）。

（三）管理应用模块

此模块面向各职能管理部门，为其提供各自职能监管范围内的数据管理和分析利用，既可以按照企事业单位的实际管理方面和层次来分类设置，也可以单独按照应用情况以“台账管理”的形式设计，例如：1.“员工岗位信息台账”（部门划分、专业组划分、岗位设置、员工岗位变动等）；2.“员工教育培训信息台账”（培训类型、培训名称、培训内容、组织部门、培训人员、参培人员、培训地点、培训时间、培训学时等）3.“员工计算机/笔记本电脑台账”（计算机编号、使用人、使用部位、责任人、型号、用途、系统安装及重装日期、操作版本系统、IP地址、硬盘序列号、启用日期等）；4.“移动存储介质台账”（介质编号、使用人、责任人、种类、型号、用途、容量、序列号等）；5.“办公自动化设备台账”（设备编号、使用人、责任人、型号规格、类型、使用部位、启用日期等）；6.“员工财务信息台账”（员工编号、个人工资、薪点、绩效奖、公积金、税率等）……

管理应用模块除了单列各类管理台账外，还打通各个“小数据库”，以“大数据库”的模式汇总形成综合管理台账，以“人”为单元向特定管理人员提供本单位全体人员综合全面的信息数据。

2 “员工信息系统综合管理平台”的功能利用

（一）人才信息查询

“员工信息系统综合管理平台”能为利用者提供丰富便捷的查询服务：

1.通用查询——员工在个人信息模块中可以直接全面浏览本人的各项综合信息，同时在信息共享模块中可以通过“员工编号”、“姓名”、“部门”、“办公电话”等分类搜索查找出某一特定人员的公众共享信息；

2.高级查询——各职能管理部门人员可在相应管理台账中按“类别”+ 各个“字段”进行复合式查询，例如查询点击某“部门”后依次选择“学历——博士”、“人員类别——在岗在册”、“岗位——技术经理”即可搜索出某部门所有在岗在册拥有博士学历的技术经理。

3.综合查询——特定管理人员可在综合管理台账里进行全面灵活的信息查询，如通过搜索“个人”可查询出该员工相关的全部有效信息，又如搜索某一篇科技论文能链接查询出论文作者的相关个人信息。

（二）人才数据分析

“员工信息系统综合管理平台”能为利用者提供实用有效的数据分析服务：既可以对台账中各项数据进行正逆排序，如按时间、部门、姓氏、编号等进行排序，又能对各项数据进行分类汇总，如统计某部门某年龄段人员总数、某级别行政职务人数、获取某类资质认证的人数、或者某一年度内某项培训的总学时……部分人才数据分析结果可以直接关联至“信息共享模块”下的“企事业单位人才概貌”。

（三）人才数据输出

“员工信息系统综合管理平台”还拥有灵活高效的数据导出功能：能按管理者的特定要求导出历史数据与最新数据，形成可进一步编辑利用的excel表格，如导出历史和最新人员岗位信息台账，分别生成本单位历年岗位变动信息excel表和当前人员岗位信息excel表，管理者通过对数据进行深入的对比和分析，从而得出有效结论为决策制定提供数据支撑。

3 “员工信息系统综合管理平台”的权限设置

（一）使用权限

该平台为每位员工设置独立的个人账户，向不同类别人员分别提供相应的利用权限：1.普通员工拥有本人信息模块以及共享信息模块的数据查询、浏览权限；2.部门负责人除拥有本部门人员信息浏览权外，还具有各应用台账中本部门人员对应信息数据的查询、浏览、分析、输出权限；3.各职能部门管理人员拥有职责范围内应用台账信息数据的查询、浏览、分析、输出权限；4.特定管理人员拥有综合管理台账信息数据的查询、浏览权限；5.单位负责人拥有以上全部使用权限。另外，可根据企事业单位的具体工作需要，为部门主管领导或项目/技术经理等增设其主管范围内的人才信息数据查询、浏览、输出权限。

须要特别注意的是，因国家法律法规或规章制度要求而不能公开的数据信息必须设置特定的权限保护，只能向一定范围内具有知悉利用权的人员开放浏览权限。

（二）管理权限

该平台为各类管理人员设置管理员账户，提供相关管理权限：1.各职能管理人员负责管理职责范围内的各类台账信息，可对其进行新增、修改、删除等操作，操作记录录入系统保存，执行删除操作须经主管领导审批，审批流程录入系统保存；2.系统管理员负责数据库的安装、配置、备份，负责管理该平台用户账号，分配账户权限和应用空间，负责执行系统运行环境策略、域策略、客户端及防火墙策略，并对系统的日常运行进行有效监管。

4 “员工信息系统综合管理平台”的运行维护

（一）数据信息更新维护

人才档案是动态化的信息档案，需要及时的更新维护。“员工信息系统综合管理平台”为数据更新提供了两类途径：1.管理人员根据纸质见证件通过管理权限直接在台账中更新数据，例如某员工新完成某项职业技能培训，管理人员根据培训证书将相关培训信息录入系统，该员工的培训记录和学时统计随即更新；2. 数据库根据相关联的审批流程结果实时更新，例如，某部门员工因工作变动在岗位管理系统中发起变岗申请，该流程经审批通过后，即刻关联至员工信息系统综合管理平台数据库，平台内该员工个人基本信息中的岗位信息随即更新。

（二）系统管理维护

“员工信息系统综合管理平台”作为企事业单位人才档案的综合性管理系统，为保障其顺利运行并提供有效利用，需要对其进行必要和充分的管理维护：1.系统安全维护，包括网络/服务器系统的运管维护和技术支持、各项系统策略的制定和实施、升级系统补丁等；2.数据库安全维护，包括数据库定期备份、空间清理、定期执行病毒查杀和漏洞扫描及防护等；3.审查系统日志，对系统异常、错误、报警日志进行分析并实施解决；4.监管用户账户、口令、权限等。

员工信息系统综合管理平台是人才档案信息化建设的一项探索与实践，为人才档案的管理和利用提供了极大便利，体现了现代企事业单位以人为本的管理理念。企事业单位可根据具体实际情况，通过不断实践积累经验，持续优化、改进该系统，提升人才档案信息化建设水平，使其更好地为本单位人才管理提供服务，为企事业单位的人才发展战略打下坚实基础。

参考文献

[1]朱玉媛，周耀林，《人事档案管理原理与方法》，武汉大学出版社；

[2]李晓婷，《人事档案管理实务》，复旦大学出版社；

[3]吳宝康，《档案学概论》，中国人民大学出版社