浅谈新时期人事档案管理

徐丹旎+杨芳+武有文+李丽江+宁功伟

摘 要：人事档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用职工的重要依据，是国家档案的重要组成部分。本文从人事档案的定义和特点入手，分析出人事档案管理中存在的问题。并针对存在的问题，提出新时期人事档案管理工作的对策。

关键词：人事档案；定义特点；档案管理

人事档案在社会的各个时期为人事管理起到了重要作用，为国家选拔、考察、培养干部以及各类人才提供了强有力的保障，特别是改革开放以来，人事档案工作为人事制度的改革和国家经济建设做出了卓有成效的贡献。但是，随着市场经济的发展，人事档案面临着越来越多的问题，出现了一些擅自“弃档”、档案材料中虚假成分较多等现象，原有的人事档案管理显现出严重不足。因此，组织部、人事部出台了针对流动人员人事档案的管理办法，规范了各地人才交流中心的人事档案管理业务，实行社会化、开放式的人事档案管理新模式，这种新型的管理模式，在一定程度上，为市场人才流动提供了保障，同时也促进传统的人事档案管理改革的步伐，但也不可避免地带许多弊端。

1 人事档案的定义及其特点

1.1 人事档案的定义

人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反应个人经历、德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励、惩处等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反应。它包含以下几种含义：

1.人事档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用职工的重要依据，是国家档案的重要组成部分。我国的人事档案主要分为学生档案、工人档案、干部档案和军人档案四个种类，其主体是干部档案和工人档案。

2.人事档案主要来源于一定单位的人事管理活动，是国家在用人治事，以及处理与人有关的事情所形成的文字材料。如：履历表、职工登记表、自传、考核表、鉴定表、录用职工表、转正定级表、调资表、干部任免表、奖励材料、处分决定等有查考价值的各种文字、表格材料。

3.人事档案是反映一个人经历、思想品德、业务实绩、专长爱好等情况的原始记录，是个人情况的如实记载。人事档案中的履历表、自传、登记表是个人经历、家庭与社会关系的反映；历年的工作考核表、鉴定、奖惩与科研成果的登记等方面的材料，是个人政治思想表现、工作能力、成绩贡献、技术专长的展现。

4.人事档案是处理完毕的具有使用价值和保存价值的文字材料。凡是决定归入人事档案的文件材料，必须是完成了审批程序、手续完备、内容真实、有查考价值的材料，不是个人的所有材料都要归档。

5.人事档案是以个人姓名为特征、内容条理、排列有序而组成的专卷或专册。它的内容和成分只能是同一个人的有关材料，不允许混杂他人的材料。如果卷内装有他人的材料，就会因张冠李戴而贻误工作，造成不良后果。

1.2 人事档案的特点

总体来说，人事档案主要具备现实性、真实性、动态性和机密性四个特点。本文主要分析开放式管理模式的特点。

1.人事档案社会化开放式管理模式，是各地市人事部门下属的可以代管人事档案的人才交流中心，即流动人员人事档案管理机构，其档案来源广泛，可以來自社区范围内的各类人员，也可以是民营、非公有制企业职工挂靠，或者外来务工人员包括新毕业学生等，这种灵活便利的管理模式受到市场的广泛认可。也是市场经济条件下的一种新模式，是对人事档案管理模式的补充，与传统人事档案管理模式处于并存发展阶段 。

这两种管理模式处于并存发展阶段，各有利弊。传统人事档案管理模式对人事档案的保密、保护，方便本机构使用具有优势，但过于封闭，利用面不广，实行规范化、网络化管理难度较大；新的管理模式服务面广，便于社会各种机构和人员利用，易采用现代化、网络化管理方式，但存在易泄密、丢失等问题。我们应充分发挥两者优势，克服各自弊病，使人事档案管理模式更加充实与完善。

2.人事档案社会化开放式管理模式目前主要适用于流动人员人事档案管理。由于流动人员是辞职、辞退、脱离原单位和没有工作单位的科技人员、管理人员等，其档案与一般人事档案比较而言，具有一定特点，因而在管理模式与方法上也应有所不同。流动人员一般没有固定的单位、工作变动较大，与原单位没什么联系，他们的人事档案由县级以上政府所属的人才交流中心管理，这种机构具有社会性、开放性和市场性的特点，适用于社会化、开放式档案管理模式。但有的人才市场还不规范，在流动人员人事档案管理中还存在不少问题，有待进一步改进。

3.社会化开放式管理模式预示着更大范围内人事档案管理的一种方向和发展趋势即将到来的21世纪，是一个更加开放的社会。知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才流动的数量与质量会逐步增强，在更大范围内实行社会化开放式人事档案管理模式将成为可能。

2 人事档案管理存在的问题

1、管理人员业务不熟、档案管理制度执行差。人事档案工作是一项默默无闻的工作，不像其他工作那样容易引人注意，也不容易取得明显成绩。从各个管理部门自身来讲，对人事档案管理工作不够重视，单位的领导干部认为档案工作不如其他工作重要，没有把档案工作摆到应有的位置，出现问题后不能积极主动地去想办法解决。从人事档案管理人员的整体素质上讲，大部分人员没有经过专业的档案知识培训，业务不熟，对档案的重要性、档案要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应干部档案管理工作。

2、人事档案材料制作不规范。人事档案材料，须统一使用16开规格的办公用纸，大于或小于16开规格的档案材料以及对那些不规则、破损、卷角、折皱的材料都要进行技术加工、折叠、剪裁及裱糊。但近几年来，时常有 A4 纸规格的材料归档，如《大专院校毕业生登记表》、晋升《职称审批表》等等，这些材料也非常难剪裁，一份材料要进行四边裁剪，用一把尺子多次比量，也很难保证做到装订线适中，剪裁后四边的文字“顶天立地、漫无边际”，这样人为的重复劳动，不仅造成人力、物力、财力的浪费，同时也使人事档案案卷很不美观。

3、档案材料中虚假成分较多。真实性是人事档案最基本的要求，但目前档案材料中不实的问题十分突出，“三龄一历”造假现象较为严重，正像有句顺口溜说的：“年龄越填越小，工龄越填越早，文聘越填越高”。另外在个人的年度考核表中，说成绩的多，说缺点的少。还有的领导干部出于偏见自私，对自己认为好的，在鉴定上夸大其词，尽说好话；对自己认为不好的，就尽说缺点，优点只用一两句话带过。造成人事档案虚假成分的原因是多种多样的，但是根本的原因是人事档案对个人的切身利益极为重要，因而使个人因功利方面的因素而有意掺假。

4、硬件设施解决落实差，管理的科学化、信息化程度不高。对干部档案管理必备的条件解决落实差，有的单位档案多，档案室狭窄、潮湿，“六防”设备不配套，容易引起档案材料霉变、虫蛀，还有的单位甚至没有专用档案室。随着计算机信息水平的提高，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，但有的单位只是把个人信息、档案目录输入微机，资料检索等仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施。重管理，轻服务，方法烦琐，不易操作，反应较慢，信息化、现代化管理水平不高，这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。

3 新时期人事档案管理工作的对策

1、健全管理制度，加强队伍建设，造就一支过硬的干部人事档案管理工作队伍。制度是做好工作的前提和保证，人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。当前，要建立、完善各种管理制度，解决好流动人员“弃档”、“死档”问题，同时建立人事档案计算机辅助管理制度，严格档案材料的收集归档和转进转出，完善人事档案案卷的整理工作细则，杜绝虚假材料进档，使人事档案案卷的整理更加科学、全面、完善。在健全管理制度的同时，要配足配强档案管理干部，舍得拿出高素质的干部充实到档案管理工作中来，加强干部档案管理人员的培训，使其提高理论水平，增强认识、分析、解决问题的能力，在人事档案管理工作中更具专业性和保密性。

2、加强干部人事档案材料的收集工作，健全档案内容。要大量收集反应干部业绩、素质、综合能力等方面的材料，针对不同类型的人才，要收集不同的档案材料。如对党政管理干部，要侧重收集勤政廉政、工作实绩、考核考察和决策、协调、表达能力等方面的材料；对专业技术人员，要侧重收集业务能力、技术专长、科研创新、专业论著评定评价等方面的材料。目前，我国建立国民信用体系的呼声越来越高，国家层面的社会信用体系建设规划也已上报国务院，我认为在干部人事档案里应增加个人信用方面的内容，使之成为个人职业生涯的信用资本，可以使用人单位更好、更真实的选拔人才、培养人才、使用人才，同时也有助于政府、企业、个人在经济往来中提供令对方信服的证据。

3、维护人事档案的真实性。人事档案内容的真实性关系到人事档案的使用价值、关系到组织部门对干部的评价、培养和使用，关系到每个人的切身利益。因此，维护人事档案的真实性是每个档案工作者的责任。要加强档案法规的宣传力度，依法制档，提高社会公众的档案法治意识，坚决反对篡改档案、危害档案的行为，对那些情节恶劣、影响极坏的档案造假者，要坚决予以打击。档案管理工作人员要本着对党、对干部本人高度负责的精神，坚持原则，对收集的文件材料进行细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。

4、加强干部人事档案的科学管理，实现档案管理的现代化。在经济体制和干部人事制度改革不断深化的新形势下，干部人事档案数量日益增多，种类日趋丰富，利用量增加，利用范围扩大，利用深度和广度加大，利用时效要求更高。为适应时代的发展，提高档案利用效率，要建立人事档案全文数据库，实施人事档案动态管理。组织人事部门要高度重视对档案的科学管理，努力开发和利用档案管理软件，利用計算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入微机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，利用人可根据需要，通过屏幕查阅有关内容，实现干部人事档案管理的现代化。

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