事业单位档案管理工作的优化策略

闫晨煜

摘 要：事业单位的档案全面细致地记录和反映了事业单位的现实情况和数据资料，是事业单位重要的信息资源，做好事业单位的档案管理工作具有重要的实际意义。随着事业单位的发展，档案管理工作也逐步暴露了一些问题，加之信息化的潮流也对事业单位的影响，对档案管理工作进行优化是十分必要的。

关键词：事业单位；档案管理；优化策略

事业单位的档案是事业单位日常工作和活动的记录和反映，对事业单位的档案资源进行科学有效的管理直接影响着事业单位的发展。随着我国社会经济的迅速发展和信息化技术的广泛应用，我国事业单位也迎来了发展的新局面。在这一背景下，事业单位的档案管理工作也要做出相应的改进，以满足事业单位日常工作和管理的需求。

1 对事业单位档案管理工作进行优化的必要性

1.1 顺应时代发展的潮流的需要

人力资源管理是事业单位档案管理工作中的重要一部分，在新时期，事业单位的档案管理工作可以在很大程度上体现其人力资源的管理状况和人员的素质。尤其是在信息技术得到广泛应用的时代背景下，很多机构和单位都实现了信息技术的覆盖，事业单位的档案管理工作也不能停滞不前，要顺应时代发展的潮流和趋势，充分借助信息化的势力，不断优化档案管理工作，提升档案资源管理的信息化水平，同时也能提升事业单位的人力资源管理水平。

1.2 推动事业单位进一步发展的要求

档案管理工作是事业单位日常工作的重要组成部分，档案管理可以为事业单位的发展提供各种信息和数据资源的支撑。在当前，很多事业单位已经在日常的管理工作中引入了管理信息系统，基本实现了管理工作的信息化，这对事业单位的档案管理工作提出了新的要求。档案管理部门要不断优化档案管理工作，提升管理的效率和水平，进一步充实档案部门的服务功能，能够满足事业单位对信息资源筛选、分析、汇总等要求，推动事业单位的进一步发展。

1.3 提升档案管理工作成效的需求

事业单位的档案管理工作涉及到对大量历史资料、数据资料的整理和归纳，并且随着时间的推移和事业单位业务的积累，各种历史资料和数据资料的数量是非常庞大的。如果还是按照传统的档案管理方法，那么进行信息和资料的查找和分析时工作量会特别大，不仅效率低下，还难以对工作的质量提出保证。因此，及时优化档案的管理工作对于提升档案管理的质量，以及为事业单位提供科学有效的信息资源是非常有用的。

2 当前事业单位在档案管理工作中存在的问题

2.1 档案管理制度不够科学规范

很多事业单位在档案管理方面重视不足，没有安排专人进行负责，没有制定科学合理的管理制度。这样首先使得档案管理部门在日常的档案管理中缺乏明确的制度规范，在资料的汇总和归纳方面难以按照统一的规范和流程进行操作，进而会导致各种资料的混乱，影响事业单位对各种档案资源的正常使用。同时，档案管理部门长期处于一个边缘化的位置，没有对其进行专门的管理，也没有賦予其足够的重视，会严重影响档案管理人员工作的热情和积极性，使他们逐渐对档案管理工作开始敷衍，进而影响事业单位档案资源的质量。

2.2 档案管理人员的素质和水平不高

由于事业单位的性质以及档案管理工作本身所具有的流程多、要求严格和比较枯燥繁琐等特点，档案管理人员必须具备很强的责任意识、认真负责的工作态度和严谨踏实的工作作风。并且随着事业单位的管理工作逐步迈入了信息化的大门，档案管理人员还必须逐步提升自身应用计算机系统的技术和水平，以满足实际工作的需要。但是很多事业单位往往没有对档案管理工作予以足够的重视，在招聘档案管理人员时的考核力度不够，而且人员更换的比较频繁。加之部分档案管理人员缺乏责任意识，在工作时敷衍了事，或者对档案管理的各项内容和要求都不够明确，没有按照要求对各项信息与资源进行记录与保存。这些都体现了人员因素对于档案管理工作质量的影响，如果不能保证档案管理人员的素质和水平合格，就很难实现事业单位档案管理工作的有序发展。

2.3 档案资源的管理系统落后

信息技术的广泛应用给各行各业的发展注入了新的生机与活力，能够更充分地调动发展的潜力。随着信息化的普及以及事业单位的发展，信息技术在事业单位管理中的应用是一个必然的趋势。目前，已经有部分事业单位认识到了信息化所带来的便捷和机遇，逐步将信息化的管理系统引入到了日常的管理工作中。但是仍有很多事业单位固守传统的管理方法，在档案的管理工作中没有实现信息化，限制了档案管理工作的效率和质量的提升。

3 对事业单位档案管理工作进行优化的策略

3.1 逐步完善档案管理制度

首先，事业单位应该充分认识到档案管理工作的重要作用，对档案管理部门的日常工作予以足够的重视，设置专门人员对档案管理工作的质量和情况进行管理和监督。然后，要根据事业单位的实际情况以及对档案资源的使用需求来进一步明确档案管理的各种规范和要求，针对不同种类的数据和资料制定具体详细的要求，为档案管理人员的工作提供行为规范。同时，要注重不断提升档案管理人员工作的积极性和创造性，明确责任，引导其严格遵守各项档案管理工作的规范，不断提升档案管理工作的质量和水平。

3.2 加强对档案管理人员的教育和培训

可以说，档案管理人员的素质和水平直接影响着档案管理工作的质量，影响着各种档案资料和数据的科学性和准确性。因此，为了减少因管理人员素质和水平不足而给档案管理工作带来的限制，事业单位要在实际管理中注重提升档案管理人员的素质和水平。一方面，事业单位在招聘人才时要加大考核力度，引入一些经验丰富、能力较强的档案管理人员。另一方面，要不定期地对档案管理人员进行教育和培训，不断提升其工作能力和职业道德观念，逐步提升档案管理人员队伍的整体素养和水平。

3.3 实现档案管理工作的信息化

事业单位要紧随信息化的时代潮流，将信息化的管理技术引入到日常的管理工作中，加强信息化建设，逐步提升档案管理工作的信息化水平。同时，要注重对信息化人才的培养，逐步实现档案资源由纸质化变为数字化和信息化，这样不仅能够提升档案管理工作的效率和质量，还能够为事业单位的工作人员提供获取数据和资源的便捷渠道，进一步扩展档案管理工作的职能。

4 小结

在对事业单位的档案管理工作进行分析时，要注重结合事业单位的实际情况以及当下发展的潮流和时机，对于档案管理工作中难以满足实际需求和时代潮流的部分要及时予以改进，保证档案管理工作能够体现信息化的发展趋势，满足事业单位进一步发展的要求。

参考文献

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