浅析档案管理现代化

褚福晓

摘 要：随着我国社会的发展，档案管理现代化成为了档案管理工作的必然选择。本文介绍了档案管理现代化的含义和意义，提出了存在的问题，并提出了相应的建议和措施。

关键词：档案管理；现代化；问题；措施；建设

1 前言

随着社会的发展，人才竞争加剧，这给档案管理提出了新的要求。同时，信息、网络技术的出现和应用，又给档案管理工作提供了新的挑战和机遇。在这种情况下，推进档案管理现代化势在必行，不可耽误。

2 档案管理现代化的含义和意义

2.1 档案管理现代化的含义

档案管理现代化，是指以系统论论为指导，充分运用现代管理的方法，以计算机和网络技术为技术支持手段，实现档案管理的系统集成、数据的定量采集和分析、信息的使用和档案的智能处理等的活动。比如，利用计算机实现对档案数据的收集、整理、查询、检索、鉴定和打印等功能。对于重要的纸质档案，可以用微缩复制的办法制作电子版本，从而减少了对纸质档案的损耗，并且减少了信息存储空间。电子版文件将越来越多地出现在档案管理中，并逐步替代纸质文档。

档案管理现代化是计算机技术和网络技术发展、成熟的必然产物，适应了当代社会对档案管理工作的新要求。通过对档案的计算机化转换，我们查阅档案的速度会更快，档案可以得到更加妥善的保存，并通过档案网络或者图书馆系统等实现资源的共享等好处。当然，档案管理现代化不是一个一劳永逸的状态，它是动态、变化的，并且要随着现实的变动而有所调整。总之，档案管理现代化是计算机技术等先进技术与管理在档案层面上的融合。

2.2 档案管理现代化的意义

档案管理现代化，有助于提升效率，减少人力资源的使用，更好地、更加便捷地利用档案资源。档案管理现代化还可以打破原有的管理形式，实现档案管理有序、开放和共享的利用，提高使用效率，从而更好地实现其价值。

3 档案管理现代化进程中存在的问题

3.1 档案的标准化程度低下

档案的标准化建设是实现档案管理现代化的前提条件，也是其应有之义。我国的档案的标准化起步于1980年代。当时，国家制定了许多、成体系的标准化文件。但是档案的纷繁复杂以及各自为政的档案管理，使得标准化的建设举步维艰。这极大地造成了资源的浪费，并成为档案管理现代化的桎梏。

3.2 缺乏高级管理专业人才

根据国家技术职称的划分，档案管理人员有辅助管理人员、专业管理人员和高级管理人员三个层次。高级管理人员出于金字塔的顶端，需要具备较高的政治素质、文化素质、精通档案管理并能在学科内具有很强的规划能力、协调能力和决策力。形势的发展，需要更多的高层次档案管理人才，但是，目前的档案管理工作普遍处于事务性的工作运转中，复合型高素质人才难觅其踪迹，致使档案管理现代化的工作难以有效、快速的推进。许多档案管理员抱着“做一天和尚撞一天钟”的心态，不愿意持续学习。同时，本群体的年龄结构偏大、个人素质参差不齐、岗位配置不合理等现象屡见不鲜，严重地影响了本单位的工作开展。

3.3 档案管理投入不足

在许多领导的眼中，档案部门对经济增长和各项业绩没有什么实际的贡献，因此不愿意加大资金投入。许多基础单位的档案室，偏安于一隅，条件极为简陋，安全隐患巨大。大量的档案室不能达到要求的标准条件，建设既不标准，也不规范，档案室的主要工作就是技术资料的保存、合同等文件的保存和查阅以及少量技术书籍的内部借阅。这极大地限制了档案管理应有的功能。由于资金投入不足，档案室的自动化、数字化建設无从谈起，档案管理现代化成了空中楼阁、水中探月。

4 实现档案管理现代化的建议与措施

4.1 加强标准化建设

档案管理标准化工作是档案管理现代化的一项基础工作，它是新时代下的必然要求。档案的数字化，要求建立统一的技术标准规范各类档案的数字化。因此，要实现档案管理的现代化，有赖于首先制定和规范各种类型档案的标准，形成标准化的体系。各类数字档案的生成、数据的交换、传递和共享都应建立在统一的档案管理标准和体系标准之上，以避免档案管理现代化的过程中出现不必要的混乱和无序，造成重复建设。某些部门过于强调部门利益，不重视档案管理标准化的行为，实际上是非常有害的短视行为，也不利于档案管理现代化的开展和要求。因此，本项工作应当统筹协调、合理推进。

4.2 实现管理现代化

现代管理科学是档案管理现代化的重要保障和灵魂。档案工作人员应当树立管理出效益的意识，增加自身的管理知识。在档案管理实践中，运用先进的科技和管理手段，加强对档案资源的合理利用，为档案使用者提供高质量的主动服务，发挥档案应有的效益。档案管理人员应有管理现代化的意识，加强管理，让档案管理逐步从经验式的管理转变为现代管理，并最终实现档案管理的现代化。

4.3 加快复合型人才的培养步伐

人才是实现档案管理现代化的根本。档案管理现代化难以推进，无法获得满意的结果，归根到底是人的因素。应当加强对档案管理人员的岗位培训，提高人员素质，加强人才队伍建设，让管理者掌握更多的经济、信息技术、档案学等各方面的知识，以便更好地开展工作。对于有条件的单位，应当选拔优秀的档案管理者到高等院校、专业培训机构深造，优化知识结构，掌握相应的操作技能，推进档案管理的现代化。同时，要根据档案管理现代化的实际需要，引进更多的高层次的档案管理复合型人才，让他们把档案管理的新理念、新知识和新做法带到档案管理现代化的工作中来。要培养档案管理者的奉献精神，安心工作，热爱本职工作，钻研工作，为档案事业的新发展贡献更多的力量。

4.4 加强管理，增加经费投入

上级领导应当更加重视和关心档案管理的现代化工作，将其列入年度计划中，并列支必要的保障经费；经常性地听取工作汇报，帮助解决档案管理中的实际疑难问题；鼓励档案管理人员与同行的交流、合作；单位应以建设现代化、标准化的档案室为抓手，购置和配备各类设备设施，提高档案管理水平和标准化水平，推进档案管理现代化。

5 结语

总之，社会的发展，对档案管理工作提出了要求。这既是巨大的挑战，也是重大的机遇。我们必须因势利导，在做好档案标准化的基础上，稳步推进档案管理现代化的程度。

参考文献

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