浅谈人事档案的管理与利用

孙玲

人事档案是记载个人经历、学历、家庭及社会关系、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩、晋升、薪资等多项内容的材料，是历史地、全面地反映其个人履历、成长的过程，是党和政府考察了解和正确选拔、任用人才的重要依据，是审核干部职工“三龄两历”的确信凭证，是事关干部职工队伍自身建设以及退休养老待遇核定等自身利益的主要依据，是关系到人民群众生活安定和社会稳定的重要因素。加强人事档案管理在当前显得尤为重要。

县级档案室主要管理全县政府工作部门（卫生、教育除外）公务员、机关事业单位（卫生、教育除外）工作人员、机关事业单位退休人员、下岗失业人员、大中专毕业生、人事代理人员、企业退休人员档案及其他档案管理工作。各类档案既有其普遍性，又有其特殊性；既独立存档，又相互关联。所以，人事档案管理工作一直处在一个不断摸索、逐步完善的阶段。因此，做好人事档案工作就要坚持以人为本、以民为本，树立人性化的管理理念。

1 确保人事档案材料真实性，注意多样性

人事档案材料主要由人事、组织、劳资等部门在人事管理活动中形成，它是个人履历、学历、家族成员社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖惩等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。因此，真实性是档案的生命。任何不真实的档案都会误国误民，贻害无穷。然而，出于档案当事人自身的利益，近些年来人事档案材料内容失真情况突出。更有甚者，借出档案后随意涂改出生日期、参加工作时间，这些严重影响了档案材料的真实性，在社会上造成了不好的影响。

人事档案管理应该注重人事档案的信息服务功能，强调档案的人力资源写实功能，强调档案对工作人员合法权益的保护功能。收集材料是人事档案工作的起点和基础，要经常地、有计划地收集和补充人事档案材料。特别要注重收集反映职工个人素质和业绩变化的各种培训、学历提高的证书和证明材料，反映职工关系变动的各种聘用合同、劳动合同、合作协议以及解聘、辞退、岗位变动等相关材料，反映职工依法应享有的各种工资福利待遇和其他社会保障权益的原始和变动材料。人事档案的形成具有一定的规律和特点，如产生的连续性、来源的广泛性、形式的固定性、相互的联系性等等，因而就有多样的收集方法。不仅要收集文字、表格等物质材料，还要注意收集电子信息、数据库信息，在多媒体、网页、图形、图片中发现值得入档的材料。使人事档案材料既真实丰富，又具有时代特征，能够全面反映一个员工的德、勤、绩、能，为正确培养、选拔和使用人才提供详实的原始材料。

2 人事档案管理要讲究科学性

根据有关规定，人事档案可以建立正本、副本。正本内容丰富，能全面反映员工的情况。副本内容比较概括，是正本材料的备份或复制件，主要在领导干部档案中建立。一般人事档案只建立正本。正本由一个员工的历史和现实情况的材料所构成，共包括履历、自传、鉴定、学历、职称、政审、奖励以及职务、工资等方面的10类材料。所以，人事档案应重点加强在职人员材料的收集与鉴定工作。应建立各单位、各部门专人负责的收集制度，定期收集、定向收集、随时收集、追踪收集，并根据事实准确、材料完整、手续完备的要求，对各类人员的材料进行统一的甄别和审核，根据其真伪和价值决定取舍。工人档案内容应突出评定岗位技能和学历、劳动合同、工资、保险福利待遇等重点部分，对政审和参加党团材料可从简处置。而离休、退休、离职和死亡人员档案可以先收集、不整理，以后根据需要再整理。

3 利用信息系统管理人事档案，发挥其先进性

随着人事档案管理制度的改革，弱化了人事档案政治化、神秘化的程度，与此同時，信息技术和因特网的飞速发展，改变了人事档案管理和服务方式，通过计算机网络进行信息共享和信息交换，从传播学的角度讲，彻底改变了空间对人的约束。

建立人事档案多媒体信息网络系统，是国家信息化和新时期组织的迫切需要。采用先进的电子信息技术来构建整个人事档案信息网络系统要涉及到很多先进的技术，主要包括数据库技术、多媒体技术、网络技术等，因此，要采用先进的应用软件。人事档案信息计算机检索系统中采用现代网络通信技术，可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索，发展为智能检索及网络检索，实现检索信息传递网络化。人事档案通过计算机管理，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，可以直接提高档案工作的效益，提高劳动效率与工作质量，使人事档案管理更加科学化。并且，与传统档案资料相比，数字档案更易于保存、查询和修改，而且可以通过网络快递传递，提高档案的利用率，降低了档案管理的成本。当然，由于电子文件保存中存在着更新版本的不兼容性和不可识读性，所以，储存材料及载体的易损问题都不能忽视，处理不当会造成宝贵的人事档案信息资源丢失。另外，还要正确运用加密功能，在严格界定档案材料密级的基础上，对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密，防止信息丢失泄密，给单位和个人造成不应有的损失。

4 重要人事档案信息资源的开发利用，增强实用性

人事档案工作室是人事工作的重要组成部分，也是国家档案工作的一个方面。档案是人们在各种实践活动及思维活动中自然形成的历史记录，一般说来，其内容比较真实，誉者不过其实，抑者不损其真。正因为如此，档案的凭证作用和参考作用在各种文献中居于首位，这是我们应大力开发和利用人事档案的主要原因。

加强档案信息化、网络化建设，提高人事档案利用效率。要利用现代科技手段，建立方便、快捷和自动化程序较高的人事档案管理服务系统，提高工作和服务效率。实现档案中心各类人事档案使用统一的信息管理系统，并实现专职档案管理员信息资源共享，提高信息录入的时效性和准确性。同时，加强人事档案基本信息网络化建设，实现档案中心基本信息上网，群众就近通过网络便可查询档案基本信息，由单一的上门查询变为上门查询和开放式人才信息交流并举的利用模式。

只有坚持以人为本，适度开放个人社会公信平台，才能保障当事人的知情权，使现有制度的既得利益者在公共平台上实现共赢，促进社会主义和谐社会建设。这是人事档案管理政策的必然趋势。