企业人事档案管理适应现代人力资源管理的要求分析

杨栩

摘 要：随着时代的发展和社会的不断进步，人事档案的管理工作变得越来越重要。人事档案管理工作作为现代人力资源管理体系中的重要组成部分，正在逐渐体现出它的地位与重要性。本文旨在为促进人事档案管理工作的良性发展提供帮助的目的，对于人事档案管理工作中存在的一些常见问题进行分析并提出一定的解决措施。

关键词：现代人力资源管理；人事档案；管理工作

2l世纪是知识经济的时代，企业管理的核心是对知识的管理。人力资源管理成为知识管理的核心内容，而人事档案管理的完善对现代人力资源管理的有效性具有重要的影响，人事档案工作成为企业人力资源管理的重要支柱。因此，我们应从新的视角来看待人事档案管理工作。

1 人事档案管理工作与现代人力资源管理的关系

现代人力资源管理工作的管理水平和人事档案管理工作的优秀与否息息相关。人事档案的管理工作是对人力资源进行一定程度上的选用以及开发，人事档案的管理工作是现代人力资源管理工作的基础。如果现代单位想要发展，那么就必须做好现代人力资源管理的工作。然而，只有完善的人事档案管理工作才能更好地實现对人力资源的合理使用及优化，所以我们可以说，完善并且规范的人事档案管理工作是现代人力资源管理工作的基础，也是一个现代单位想要蓬勃发展以及进步的必要前提。

2 现代人力资源管理新趋势对人事档案管理工作的新要求

随着时代的发展，人力资源管理产生了新的趋势，对人事档案管理工作提出了更高的目标和要求。这些新的趋势大致可以归纳为：（1）构建企业的核心价值体系。企业文化体现了企业的核心价值观念，成为企业生存和发展的重要支撑力量。优秀的企业文化能够充分挖掘企业智力资源的潜能，是指导企业生存和发展的思想源泉，也是企业战略目标实现的思想保证。在知识经济时代，企业实施文化战略势在必行。（2）构建多层次的价值评价体系。由传统的人事考核转向人力资源管理的价值评价体系；由单一的考核评价体系转向多层次全方位的价值评价体系；由面向个人要素的评价转向对绩效和取得优异绩效因素的评价；由面向个体绩效的考核评价转向企业绩效、组织绩效、团队绩效的考核评价。（3）构建以绩效为导向的薪酬回报体系。在注重薪酬回报功能的同时，更加注重薪酬的激励功能，决定员工绩效薪酬的因素转变为工作业绩、个人技能和胜任力。在薪酬体系中重视运用股票期权、员工奖金人股分红等激励措施。（4）把职业化作为衡量人力资源管理水平的重要标志。适应世界经济一体化的知识结构、技能、职业素质、职业道德、职业精神、职业规则、职业价值观等组成了职业化要素。人力资源管理者需要具备全球化人力资源管理技能，了解并掌握相关的业务知识，建立人才的全球观念和系统整合观念.在全球的视野范围内来选拔人才、管理人才。 人事档案工作是企业价值体系的基础，价值评价信息是人事档案信息的重要来源，人事档案所提供的人事信息应该从原来的单一考核信息转向多层次全方位的评价信息。在记录个人信息的同时还应注重组织、团队信息，保持个人信息与组织、团队信息的关联和一致。

3 现代人力资源管理过程中人事档案管理工作的问题

（一）人事档案管理者水平较低。目前我国的人事档案管理工作并不成熟，人事档案的整体管理水平比较低。相当一部分的现代单位缺乏专门的部门及人手进行管理，一般没有较为专业的从业人员对档案进行整理和分类，档案管理者的管理水平不足；且设备老旧简陋，并且在收集材料的过程中敷衍了事，使得材料的真实性和可靠性难以得到保证。因为这些单位往往采用一些非专业人员，或者交由其他职权相近的部门进行管理归档，职权往往划分不清，人事档案的保密工作也就无从谈起。因为从业者的非专业性，那么人事档案的有序性和规律性亦难以保证，整体的人事档案管理工作混乱，现代人力资源管理工作的难度也就大为上升，降低了现代单位的竞争力。

（二）对档案开发工作的忽视。 在现代人力资源管理的工作中体现出来的问题，除了从业人员素质良莠不齐以外，还存在着其他更为严重的问题。在现代人力资源管理工作中，人事档案的作用绝不仅仅是用来有序规律地收藏归档，作为留存信息而已。许多现代单位的人事档案管理部门仅仅只是将档案进行收集整理之后便束之高阁，除非具体查询以外再无翻阅，这是十分错误的。人事档案除了作为可查询的数据资料以外还是人才培养选拔的数据依据，仅仅收纳整理是不能完全体现人事档案管理工作的作用的。这些现代单位没有对人事档案进行充分的运用开发，使得人事档案对于人才培养方面的帮助没能体现出来。

（三）档案材料不够完善规范。 在现代人力资源管理工作中体现出来的其他重要问题就是档案材料的规范性和完善性。这些问题的产生主要来自于上文提到的人事档案的管理者水平较低、对档案开发工作的忽视等原因。这些问题往往体现在人事档案材料的散乱无序、虚假雷同等方面，甚至有些干脆就是抄袭粘贴、千篇一律。在许多人事档案材料中都是一些对现代单位来说几乎没有什么参考价值的信息，真正关系到当事人的能力特长、工作业绩等方面的资料则少之又少。

4 改善人事档案管理对人力资源开发作用的途径

（一）提升人事档案管理者的工作能力。 随着知识经济时代的到来，人才成为了新的“第一生产力”，现代人力资源管理工作的重要性日益凸显，人事档案管理工作的基础是人事档案管理工作。然而目前我国从事人事档案管理工作的从业人员的管理水平和工作素养良莠不齐。针对这一现状，提升人事档案管理者的工作能力也就成了第一要务。需要加大培训力度，增加工作人员的相关工作知识，培养工作经验，强化工作技能，增强对于人事档案管理工作的认识。

（二）完善人事档案管理工作的相关制度。 在飞速发展的今天，对于已经不再符合新形势的老旧规章制度要积极进行创新，在收集人事档案材料的工作进程中要严格把关，尽量以最快的速度、最完整的资料、最严谨的态度进行档案材料的收集整理。努力做好相关的工作，充实档案内容，保证人事材料的有效性和时效性，制定合理的奖惩制度，重视人事档案材料的保密工作等等。

（三）完善人事档案的内容。 在现代人力资源管理工作中，过去千篇一律、大而化之、内容空泛虚假的人事档案是必定要被淘汰的。要最大化地充实人事档案材料的相关内容，以便于在现代单位需要查询或者需要进行人才培养工作时尽快地提供相应的信息支持与保障，能够更加准确及时地了解到该员工的基本情况及相关能力水平。人事档案材料应完整全面地反映出该员工的学识能力、专业素养、基本情况等等相关信息，为现代人力资源管理工作提供相应的便利支持。

（四）提升人事档案管理工作的科学性。 与体现保密性、仅仅作为人事存档的传统人事档案管理工作不同，在现代人力资源管理工作的要求下，新时代的人事档案管理工作有较高的利用性，强调快速的查询和提供信息的能力，并且需要使用现代化的手段提升信息量，更加重视服务性和科学性。需要从管理理念和手段上进行不断创新，降低信息检索的难度，提高工作效率。

5 结束语

人事档案只是企业档案的一部分，在加强人事档案工作改革的同时也应积极推进企业档案管理工作的全面改革，从意识人手，建立健全档案管理规章制度，加快档案管理工作的现代化进程，改变档案管理工作以往的被动局面，使档案管理工作真正适应知识经济的时代要求，为企业的发展做出更大的贡献，开创档案管理工作的新局面。

参考文献

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