对农场档案管理规范化工作的思考

蔡如智

摘 要：档案管理并非一成不变，需要坚持与时俱进，以便适应社会发展形势的需要，实现档案管理的科学化与规范化，因此，对档案管理工作进行思考，分析档案管理工作中存在的问题与不足显得尤为重要，能够为档案管理的规范化创造条件，逐步完善档案管理工作，培养管理人员的使命感与责任感，激发管理人员的工作热情，使档案管理工作走上规范化、科学化道路。

关键词：农场；档案管理；规范化工作；思考

档案是人们把握客观规律的依据，是一项崇高的事业，当前，档案工作已经渗入到生活的各个方面，在推动精神文明建设，促进经济社会发展方面发挥了重要的作用。对档案工作的顺利实施进行思考，加强档案管理，促进档案管理的科学化、规范化是档案管理现代化的必经途径，具有重要的价值。本文以农场为例，研究实现农场档案管理规范化的措施，浅谈自己对档案管理规范化的看法。

1 农场档案管理现状

农场一般都设有档案管理室，主要包括科技档案、专门档案、文书档案等，加强档案管理，保证农场档案管理规范化、科学化至关重要，但是当前，农场档案管理现状不容乐观，主要存在以下几点问题，第一，档案管理人员的综合素质有待提高，当前，档案管理人员综合素质普遍不高，再加上档案部门对档案管理人员的要求较低，档案管理人员只需要具备一定的知识文化即可，对档案管理人员的档案收集与管理能力、档案管理知识都不做要求，致使档案管理人员综合能力较差，管理水平不佳。第二，档案室建筑面积较小，可以存放的档案资料有限，无法保证档案资料的质量与数量，容易出现档案资料不全问题，为档案的规范化管理造成阻碍。第三，档案信息化工作落实不到位，刚刚起步，档案管理工作需要结合先进技术，加大研究力度，实现档案的信息化、规范化管理，但是当前，档案信息化工作落实效果不佳，无法提高档案管理水平，影响了档案管理工作的开展实施[1]。第四，农场档案部门的硬件设施仍需加强，缺乏计算机、档案柜等专用工具，基础设施建设不足，档案管理工具陈旧。

2 实现农场档案管理规范化的措施

2.1 推行责任追究制

责任追究制可以有效规范档案管理人员的行为，尽最大可能降低档案丢失、泄露、改动等问题的发生几率，实现档案的规范管理，因而，制定严格的制度，推行责任追究制尤为重要。推行责任追究制可以使档案管理人员严格按照相关规定办事，在进行档案查阅、转入、转出、接收时做好登记工作，严格按照相关手续进行，对档案泄密、涂改等行为进行有效的制约[2]。严格制度，推行责任追究制需要注意以下几点，第一，做好部门协作工作，除特殊情况外，任何单位、任何个人，都需要自己到档案部门进行档案查阅，不给他人伪造、涂改、销毁档案的机会。第二，进行档案转入、转出时，必须对档案进行密封，盖好密封章时才能转入转出。第三，借阅档案资料时，需要经双方领导批准才可借阅，在未经双方领导批准而借阅的情况下，一旦出现问题，需要由档案管理者承担责任。

2.2 做好档案的基础建设工作

做好档案的基础建设工作，需要做到以下几点，第一，加大对硬件建设的重视程度，将档案工作经费列为财务运算，加大资金投入，为档案基础建设工作的开展创造有利条件，保证基础建设工作具有足够的资金支持。第二，改变传统档案管理模式，不再单单依靠档案库层进行传统管理，需要配置现代化档案管理工具，创造有利的档案管理环境，为实现现代化管理创造有利的条件。第三，安装档案综合管理系统软件，对档案进行信息化管理，将档案录入到计算机中，为计算机的规范化管理做好准备，由于通过计算机检索，能够在大量档案信息中获得有用信息，有效进行档案室文件的查阅，为群众查阅档案、领导进行决策提供帮助，因此，做好档案的基礎建设工作尤为重要，是实现档案规范化管理的重要途径。

2.3 注重档案收集与整理工作

档案包含多方面内容，不仅包括学历、专业技术、聘任还包括考核、考察、各种培训，繁杂的内容为档案管理增加了难度，也为档案的收集与整理带来了挑战，提出了更高的要求，对档案进行规范化管理首先就需要做到对档案材料进行有效的收集与整理，因而，注重档案收集与整理工作十分重要。注重档案收集与整理工作需要注意以下几方面问题，首先，档案管理人员需要及时进行材料催收，即对相关单位部门催收与档案有关的材料，在材料齐全的情况下，档案管理人员才能有效进行档案管理与整理。其次，档案部门需要建立档案材料收集网络，在档案材料收集网络框架下，随时收集材料，及时将档案上交给相关部门。最后，档案管理人员必须对档案材料进行认真的整理，确保档案的完整性与准确性，保证档案质量，在此基础上，档案管理人员在按照国家规定，对档案进行统一装订，完成档案收集整理过程。档案收集与整理，是档案规范化管理的基本前提，注重档案收集与整理工作，具有重要的作用与价值。

2.4 规范文书处理工作

文书处理是实现档案管理规范化的基础工作，由于文书是档案的来源，档案与文书息息相关，因此，做好文书管理工作，保证文书的准确性与规范性尤为重要，保证文书处理的规范性是实现农场档案管理工作规范开展的基本前提条件[3]。规范文书处理工作需要注意以下问题，第一，强化思维意识，树立文书管理需要系统化、规范化的思想，思想指导行为，可以保证文书处理工作的顺利开展。第二，文书的尺寸规格需要统一，标准、规范，需要符合国家的统一标准。例如，在排版时，排版形式主要为横排、横写，装订需要从左边装订。第三，文书的自己需要清晰牢固，需要使用不易褪色的笔种进行书写，保证文书质量，以免文书字迹不清，造成档案信息错误。第四，检查公文是否履行签发手续，标题、主送单位、落款、日期、抄送单位等是否准确[4]。

2.5 利用多种手段保证工作程序与方法的规范化

为保证工作程序与方法的规范化、提高基础工作能力，需要对农场档案进行计算机管理，合理利用信息技术，进行数据的收集、整理、著录等，保证档案管理程序与方法的规范化。档案管理规范化首先需要全面普查案卷，对档案信息进行大致了解，以免在整理时出现疏漏，影响管理效果。其次，需要对档案进行重新组合，将组卷较厚、内容庞杂的案卷进行重新整理、组合，优化馆藏，对档案进行科学管理，保证档案管理的规范化，提高档案的利用率。最后，结合农场的实际规范，进行档案著录工作，此外，还需要对档案的标题进行规范化处理，对档案进行统一分好，以达到保证检索查准率的目的[5]。由此可见，利用多种手段，尤其是计算机技术进行档案管理，是保证工作程序与方法规范化的有效途径，是实现档案管理规范化的关键。

3 总结

规范化的档案管理工作，能够提升农场的管理水平，实现档案管理工作的内在价值，为农场的进步与发展做出应有的贡献，因此，保证档案管理工作的规范化、科学化具有重要意义，能够促进档案工作的改革与创新，提高档案管理质量，开创档案管理工作的新局面。

参考文献

[1]周知勇.加强机关事业单位档案规范化管理工作的思考[J].云南档案，2015，（12）：21-23.

[2]王雪梅.对实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化的思考[J].黑龙江史志，2014，（01）：71-72.

[3]李军红.对农场档案管理规范化工作的思考[J].黑龙江史志，2016，（11）：30+49.

[4]朱秀娟.农场档案管理标准化实施中的问题解析[J].中国科技信息，2012，（22）：143.

[5]王莉.关于档案管理规范化的几点思考[J].黑龙江史志，2011，（14）：46+51.