大数据在企业成本控制中的应用

朱建伟

(上海电气电站设备有限公司电站辅机厂,上海200090)

大数据在企业成本控制中的应用

朱建伟

(上海电气电站设备有限公司电站辅机厂,上海200090)

在产品信息管理平台上,运行标配清单系统,可有效控制电站设备的制造成本。根据标配清单系统的运行要求,各部门按照职责和分工,将企业的产品信息录入标配清单中,通过对标配清单的合理配置,可完成产品信息的最终整合。在业务流程上,实现了产品信息的无纸化流转和信息共享。通过对标配清单系统的更新升级,为制造企业的成本控制,提供了有效和准确的数据支撑。

电站;设备;成本;控制;大数据;系统;标配;清单

0 概 述

随着市场竞争的日趋激烈,对于电站设备制造企业而言,提高电站设备的品牌意识和产品质量,合理地进行成本控制就显得尤为重要。工欲善其事必先利其器,欲实时控制企业的制造成本,可利用现有的信息管理平台,开发和完善标配清单系统,成为企业成本管控的有效措施。

1 产品信息的收集

由于企业生产电站设备的种类众多,大致可将产品分为汽机设备和锅炉辅机设备,还有些大型设备,需根据电厂的装机容量及电厂的系统布置进行设计和制造。因存在各种产品,各类产品的信息均不相同,所以,产品的制造信息较为繁杂。加强产品制造成本的信息管理,可快速地确定各项产品的成本。在市场竞标阶段,也能及时地报出合理的市场价格。为了提升产品在市场上的竞争力,实时收集和遴选产品的成本信息,已成为一个急需要解决的问题。

2 原系统内的信息收集

以往,针对产品成本信息的收集和整理,常采用较为传统方法,主要依据各部门的EXCEL表格录入,再由财务部门进行汇总和整理后,最终完成产品的成本分析。这种信息收集方法,使整个数据统计的周期很冗长,数据的更新较为滞后。由于各部门统计的文件格式不一致,使信息录入更为繁复,且所收集的信息也不完整,即使最终完成了相关产品的成本汇总分析,也将错过市场竞标的时机。同时,因各项产品数据信息的独立性太强,在系统内,无法实现有效的相互对比。

3 大数据的信息收集和标配清单

如今,社会已进入大数据时代。大数据技术的战略意义,不仅在于掌握庞大的数据信息,而在于数据的专业化处理。换言之,如果把大数据比作一种产业,那么这种产业实现盈利的关键,在于提高对数据的加工能力。通过数据加工,实现数据的综合利用和增值服务。数据管理成为企业的核心竞争力,将直接影响企业的财务表现。数据管理和应用的持续发展,可战略性地规划与运用数据资产,必将成为现代企业管理的核心。

标配清单正是采用这种理念而诞生的产物。标配清单引入了大数据管理的概念,并在企业内部全面开展了标配清单的推进工作。针对标配清单的结构和工作流程,需开发一套标配清单的运行系统,旨在通过使用标配清单,将企业的成本管控做得更精细和更准确。同时,将传统数据库升级到大数据库,应用大数据的管理方法,替代传统的数据库管理方式。原先,每个产品均有自己的数据库,但数据与数据之间的关联度不大,无法横向比较,也缺乏明确的指向。因此,首先需确定数据模式,并对所有产品类型进行分类,确定每一类产品的典型数据,建立起每一类产品的标配清单,然后,将所有产品的数据进行了归纳,形成一个大的数据库,并利用标配清单系统,对这些数据进行加工处理。数据处理时,需遵循多个原则。

(1)市场导向原则

标配清单系统的建立和应用,应以企业制订的战略目标和提高产品盈利能力为导向,以盈利为最终目标,根据企业的实际业务流程和成本分解情况,以数据分析为依据,从企业的成本管控能力和市场竞争的要求出发,结合企业发展的总体战略思路进行标配清单系统的设计和应用。

(2)全面覆盖原则

标配清单系统将打破传统成本的管控模式,突破了以往成本数据均集中在财务部门的局限。在标配清单成本的归集过程中,通过市场销售、设计、工艺、采购、计划物流、制造、基建装备、质保等部门的全程参与,打通供应链的整个过程,全面覆盖各条线的成本,同时也需覆盖企业生产的所有产品。

(3)分层分类原则

不同产品的市场竞争策略和加工方式均不相同。对于不同类型、不同竞争策略、不同成本归集方式的产品,需采用分层分类的方法进行对比分析。既要考虑各类产品成本的共性,凝练和消除重复性的数据处理工作,还应充分考虑各类产品成本的特性。对于影响较大的成本项目,还应进行专项分析和重点管控,才能全面细致地推进降本增效工作。

(4)标杆对比原则

在应用标配清单系统时,因市场物品的价格变动,常需进行系统的升版工作,所以应注重物品的对标工作。在标配清单系统的升版过程中,注意与历史成本的对标,才能准确地体现成本价格波动情况,体现降本改进的成果,也可明确成本管控的后续改进方向。另外,通过与竞争对手的分项对标,能更为方便地寻找企业产品所处的价格区域,便于分析产品价格上的竞争力,提升了企业的综合管理能力。对于制造企业而言,管理改进措施是否切实有效,能否落实在产品降本增效的工作中,是标配清单系统进行考核的重点。对标国内外优秀企业,学习和借鉴竞争对手的先进理念,是提升企业盈利能力的重要途径。而各项降本增效措施的效果,需要在标配清单升版过程中,体现在新旧版本的实际成本差额上。因此,在横向对标提供的降本增效思路基础上,重点定期对标各类产品自身的历史数据,分析降本实施情况,以标配清单为抓手,落实各类降本增效措施。

(5)动态追踪原则

在标配清单系统中,各项成本均应及时体现在系统内,时时体现各项降本增效措施的效果。标配清单内的各项成本数据,还应动态地反映市场变化。标配清单系统的计算方式和成本汇总模型,应与当前成本的实际情况相对应,从而保证数据分析的有效性。

根据数据处理的原则,建立了由各业务条线全面参与、全流程管控,财务部门汇总的成本数据库。同时,以IT系统作为支持和保障系统,建立了最终为项目和市场销售部服务的组织框架结构。根据财务成本分析原理,确定了关键成本的组成要素。在系统中,将成本分为直接材料、直接人工和制造费用三大模块。产品成本包含了原材料、辅助材料、备品配件、配套件、人工成本、工艺外协费用,还包括了经销、运输费用、质保材料和检查费用、各类易耗品、制造费用、组装费、技术提成费等成本项目。

4 标配清单系统的功能和界面

进入标配清单系统时,仅需在指定的NAS文件夹上点击,即可登陆。系统自动辨认登陆人员的工号和部门,并赋予该人员相对应的权限。标配清单系统可实现清单项目成本的录入和查询、预算项目成本录入和查询,产品成本项目报表的输出等功能。登陆系统后,利用系统软件的各项功能,可对成本数据进行统计和报表输出。标配清单系统的各项功能和主界面,如图1所示。

图1 系统的主界面

实施标配清单系统后,还将涉及后续的日常维护和升版工作。各项基础数据由各部门进行分类维护,需对已导入系统的基础数据进行校核,确保数据的准确性,理清各项数据的关联性,及时反映预算与实际执行情况的偏差,并将数据存储于SQL数据库。数据维护的页面,如图2所示。目前,通过标配清单系统的运行,已大大方便了各部门对产品数据的实时读取。经过大量的数据积累和汇总,在产品的投标报价到投料预算阶段,再到最终成本核算阶段,均可在标配清单系统内,完成各段时期实际成本的测算。

图2 数据维护的页面

在标配清单模式下,价格数据被定期更新,消除了重复询价。当投标方案变更时,对数据即时进行升版处理,数据变动的范围清晰明了,且留存的数据便于今后查询和对比。当产品数据变动后,标配清单的导出界面,如图3所示。

图3 标配清单的导出界面

通过标配清单系统的运行,将预算管理和降本管理相结合,切实有效地摸清了主要产品的成本现状,实现了成本信息归集和成本的实时体现,为后续的降本增效工作奠定了基础,开拓了新的思路。

对各类产品的成本基础、成本要素进行拆分和填报,根据标准化的数据模型,建立了系统数据库,数据模型结合了产品的成本特性,可应用于项目投标报价、预算编制和追踪。目前,在标配清单系统中,已有数据超过20万条。通过标配清单的及时升版、更新以及新旧版本的对比,可有效地反馈出由价格变动、技术优化、工艺改进、管理改革等降本手段所带来的实际效果。

5 标配清单系统的运行

运用标配清单系统软件后,可实现企业生产数据录入格式的标准化,提高了产品数据的准确性,提升了企业成本管控的工作效率。

产品标配清单的创建或更新,需由多个部门共同配合才能完成。首先,创建或更新标配清单的流程,由财务部门在系统中发起,技术部结合市场销售部和财务部意见,综合考虑市场需求、产品功能特性和成本特点,筛选典型项目和典型图号,编制了一系列标配清单。技术部对各类产品的标配清单进行细化和分解,形成了一份细化到部组件(部分已至零件)的标准化清单。各部门在技术部提供的标配清单设计基础上,对各类成本数据进行细化和补充,最终形成完整的标配清单数据。运行系统产生的报表,包含了产品的信息内容和各部门的分工职责,如表1所示。

表1 标配清单成本的构成和分工

6 结 语

目前,标配清单系统是一个独立的项目子系统,主要为财务成本信息服务。未来,将实现与其他管理信息平台的对接,共享财务成本信息,实现业务流程信息的无纸化流转。根据采购计划,实现采购订单审批的信息化,同时,简化了预算控制的核价审批流程。通过全面预算和项目执行计划,合理预测未来物料的需求,提高采购和议价的能力。同时,各部门也可根据自身数据汇总需求,开发相关的标配清单和预算项目报表,代替部门的台账或数据汇总表,真正实现数据从被动到主动、再到自动的过渡,从而真正实现大数据管理,提升企业在市场竞争中的核心竞争力。

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[2]方巍,郑玉,徐江.大数据概念、技术及应用研究综述[J].南京信息工程大学学报自然科学版,2014,6(5):405-419.

[3]维克托·迈尔.大数据时代-一篇文章让你认识并读懂大数据[EB/OL].http://www.thebigdata.cn/YeJieDong Tai/7180. html,2013-11-04/2017-04-01.

[4]中华人民共和国财政部企业会计准则编审委员会.企业会计准则[M].上海:立信会计出版社,2015.

[5]财政部会计司编写组.企业会计信息化工作规范[M].北京:经济科学出版社,2014.

[6]财政部会计司编写组.企业会计准则通用分类标准讲解[M].北京:经济科学出版社,2012.

The Application of Big Data in Enterprise Cost Control

ZHU Jian-wei
(Shanghai Power Station Auxiliary Equipment Plant,Shanghai Electric Power Generation Equip.Co.,Ltd.,Shanghai 200090,China)

In the product information management platform,running the standard list system can effectively control the manufacturing cost of power station equipment.According to the operation requirements of the standard list system,all departments entry product information into the standard list in accordance with the responsibilities,through reasonable arrangement of standard list,product information integration can be finally completed.In the business process,to achieve the paperless circulation of information and information sharing.Through the update of the standard list system,the effective and accurate data support for the cost control of the manufacturing enterprise is provided.

power station;equipment;cost;control;big data;system;standard;list

TK282

A

1672-0210(2017)02-0016-04

2017-03-17

朱建伟(1965-),男,工程师,学士,毕业于上海机械学院,从事电站辅机设备的制造工艺及企业管理工作。

文章编号:1672-0210(2017)02-0020-04