如何做好档案规范化管理工作

顾颖

摘 要：档案是人类文明发展到一定历史阶段的产物。中华五千年文明史，世代相传，浩如烟海的档案资料发挥着独特的价值和作用。档案物化并延续了人类的记忆，成为联系过去、现在和未来的信息纽带。通过档案，我们可以探寻历史发展的轨迹和规律，了解中华民族创造的辉煌业绩，继承传统文化的精华，学习历史上志士仁人的高尚情操，从中感受中华民族的历尽劫难而生生不息、不断发展的强大力量、从一定意义上说，档案本身也属于无形资产。无形资产是宝贵财富，档案作为无形资产的重要载体，对于无形资产的保值、增值起着重要的法律凭证作用。

关键词：档案；管理；重要；意义

档案是认识和把握事物发展规律的钥匙，档案工作是维护历史真实面貌的重要事业、档案把往复不断的现象真是的记录下来，使瞬间变成永恒，成为人们进行反复观察和研究历史现象、准确寻找事物发展规律的可靠依据。档案工作是维护历史真实面貌，功在当代、利在千秋的重要事业。它与人类文明的产生、发展相伴随，并随着社会文明程度的提高和对档案利用需求的增长，越来越深入地渗透到人类活动的方方面面。档案工作从狭义上讲，就是档案业务工作，它是档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作，是利用科学的原则和方法管理档案，为社会各项事业服务的工作。档案具有特殊功能，主要是指档案有人们社会活动中具有的其他文献所不能代替的作用。它主要指档案的凭证作用和参考作用。

一、凭证作用

档案室历史的真凭实据名具有一定的法律效用，这一点它不同于其他文献。档案之所以具有凭证作用，是由档案形成的特点和档案本身的特点决定的。因为，档案室自然形成的，这种形成的自然性，决定了档案记录历史情况的客观性，档案是令人信服的历史证据。从档案自身的物质体态上看，它保留了当事人的历史真迹，如亲笔手稿、印信等。有些文件还保留了当事人的声音、形象等等，这些都反应了档案室确凿的真凭实据。

二、参考作用

档案作为一种历史记录，不仅具有凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。这是因为档案不仅真是的记录和反映了人偿社会实践活动的浓度，而且，也反映了实践活动的广度，为人们认识自然、改造自然提供了正反两面的经验。“察往知来，视兹故轶”，对档案的参考作用做了高度的概括。档案的参考作用，其主要特点在于它的可靠性和广泛性。

（1）档案的参考作用具有极大的可靠性。档案室原始记录，是第一手资料。历史学家称档案室“没有掺过水的史料”，它比其他资料来源可靠。档案是在社会实践活动中直接形成的，而非后人编造的，这就是客觀的记录了历史情况，具有最可靠的凭证。其次，它保留着真切的历史痕迹，如有些是当事人的亲笔手稿；有的留有机关领导人或者有关人员的亲笔签署或批示；许多文件盖有制发机关或个人的印信；有些材料是以照片、录音带、录像带的形式存在的，这也是档案具有凭据作用的证明。

（2）档案参考作用具有一定的防范。档案是人尖在活动中形成的，人类的活动是广泛的，因而，档案也是广泛的。其内容也是丰富的，它是各单位和个人广泛利用的资料。每个地区游档案馆，每个单位有档案室，保存着本地区、本单位各种内容的档案，人们遇有难题，都可以到档案部门参考档案，寻找答案。鉴于档案的重要性，作为档案从业者，我们就要保护好、管理好档案，要依法行使自己的职责，定期接收档案，妥善保管好档案，为档案的利用创造条件，提供方便。

三、强化意识，规范管理

提高员工档案归档意识，文件材料办理完毕后应及时归档，会避免时间长了材料遗失。档案管理人员应提高管理意识，做好档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、统计、检索和开发利用等工作。

四、提高素质，不断改革

档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案工作人员的积极主动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革。应尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才，才能完成档案管理现代化的任务。

（1）规范化。档案实行集中管理后，统一印制档案装具，统一进行人员培训，统一整理方法，统一验收标准，有力的保证了案卷质量。对文件借阅、复印、转出等环节都分别进行了登记造册进行控制，切实做到了管理规范化，为以后工作的顺利开展奠定了坚实的基础。

（2）信息化。为了提高档案管理效果和工作效率，档案室利用档案信息化管理软件，为推进档案管理信息化建设创造了先决条件。，形成了纸质档案和电子档案并存共用的管理机制。同时，建立科学的检索方式，实现了档案工作信息化管理，使“死”档案变成了“活”信息，切实强化了管理效果。

（3）安全化。档案实行集中管理后，硬件条件要比原来基层管理要好的多，“十防”工作也落实到了实处，档案管理的安全系数很高。更重要的是通过建立档案查阅监督机制，严把了档案查阅关。在档案查阅这个环节上，不允许任何个人和本局与档案业务无关的人员查阅档案内容，是在档案员的监督下进行。由于管理机制的进一步科学化和规范化，档案的安全性、完整性和保密性得到了有效保证。

做好档案管理工作是一项重要的任务。以多种形式迅速、准确、系统地开发、传递、应用档案信息资源，档案人员不仅要熟悉生产，精通档案业务，还必须能够随时掌握生产技术工作动态，了解、利用情况，以便及时采取相应措施，做好提供利用的准备和信息的输出工作，满足各项工作的需要，从而达到最大限度地提高档案的利用效益。