信息社会档案管理的变革研究

何冰

摘 要：随着现代社会信息技术的发展，办公自动化和计算机的使用开始普及，在电子信息技术发展管的环境下，越来越多的生产活动和社会交际活动走向信息化。档案管理这方面也要逐步适应社会的发展，从传统纸质档案管理向电子档案转变，提高档案管理的效率和档案的安全。

关键词：档案管理；信息社会；变革管理

在信息社会发展的背景下，传统的纸质档案管理逐步被信息化管理形式所取代，较之纸质档案的管理模式，档案管理工作主要在档案资料收集、管理、鉴定、保密等几个方面有着重大变革，同时在管理模式转变的过程中也存在了一定社会观念和管理人员技术跟不上时代发展的问题。

一、档案管理工作变革的主要环节

1.档案资料收集和积累工作的变革

随着信息社会的发展，电子信息技术被应用到各个领域，档案的收集工作和积累根据计算机信息技术的工作形式可分为两种模式：一种是对电子档案的单机形式的资料录入，作为电子档案积累、收集的存储载体，基本的工作方法与纸质档案的形式大致相同；另一种是在计算机网络上进行的档案工作管理，利用网络系统的自动录入信息动能，将收集的档案信息通过复制、传输等方式在网络上进行整理收集，因此电子档案可以在计算机网络系统上自动完成收集和积累工作，并且形成档案数据库。这样的变革相对于传统的纸质档案节省了收集、积累的时间和人力物力的输出[1]。

2.档案整理工作的变革

电子档案的整理除了对载体的进行不复杂的编号整理之外，更多的是利用计算机对文件、标引进行编排整理。首先是将档案信息录入计算机，然后在计算机上利用软件的使用对信息进行整理归档，是电子档案档案管理更加系统化、有序化，最后再将整理好的电子档案存入到载体中妥善保管。这样的整理方式可以形成一个逻辑卷，将具有相关联系的档案进行集合整理，在最后形成一个逻辑目录，方便日后对档案信息的调看和鉴定工作的进行。

3.鉴定工作的变革

档案的鉴定主要是对档案的存取性、档案的生成时的背景和档案的安全性进行审核鉴定的一项技术性工作，电子档案的鉴定工作可分为：档案的可读性、是否存在病毒、存储载体的状况以及电子系统的环境等方面的鉴定。相较于传统纸质档案鉴定的时间长、消耗大、错率高等问题，电子档案的鉴定工作更具有技术性，由于之前的逻辑整理为鉴定工作提供了整理基础，大量的节省了鉴定消耗的时间，提高了档案鉴定的效率；另外由于电子档案的鉴定技术含量高，提高了档案鉴定的科学性，确保了档案符合存取的要求[2]。

4.档案保管工作的变革

由于电子档案的存储载体和纸质档案存储载体的不同，因此，在档案保管方式上也存在了一定的差异。纸质档案的保管方式比较传统，需要将档案进行整理归档后放入专门的档案保管室，对档案保管室的防光条件等有着严格的要求，并且不利于后期对档案的调看、查验，由于纸质档案占用的面积庞大，加大了保管工作的难度，并且增加了人力和物力上的消耗。而电子档案由于网络信息的使用，在档案管理和保管上大大提供了方便，但由于现在使用的存储载体的耐久性不强，因此，在电子档案的保管上要定期进行档案的备份和迁移。

5.档案统计管理工作的变革

纸质档案统计管理工作量规模庞大，工作人员的工作负担巨大，并且在人工统计过程中很可能会出现统计错误，给档案管理工作带来不必要的麻烦。电子档案的统计管理工作相对于纸质档案统计工作更加简单一点，电子档案的统计可以利用计算机系统中的档案管理软件进行自动化管理，大大减轻了档案管理工作人员的工作负担，提高了档案管理统计的精准性[3]。

二、档案管理信息化变革中的问题的解决方案

1.全面提高电子档案管理工作人员的信息技术

随着信息技术的发展，纸质档案管理工作向电子档案转变，转变的同时存在着相应的问题，档案管理工作人员在信息技术上的专业素质和技能跟不上变革的需要。因此，工作单位应注重工作人员的技能的提高，可以对档案管理人员进行相关专业知识和技术的培训，使其能够尽快适应信息社会快速发展下档案管理信息化的变革；同时实施开放政策，鼓励档案管理人员积极到其他地区进行学习、考察，并且实对档案管理人员进行定期的工作考核，检验工作人员对电子档案管理软件的使用熟练情况，及时发现档案管理中存在中的问题并进行实时解决。

2.建立健全信息的管理机制

传统纸质档案的管理具有较高的保密性，同时也不利于档案信息社会效益发挥，因此为了改善这一现象，档案管理单位可以利用网络信息技术像社会、企业等其他方面开放档案查询系统，建立健全互聯网管理机制，确保档案信息的合理传达和交流，实现档案信息在社会中发挥优化社会人力资源配置的作用。同时建立完善的法律制度对档案信息的开放进行规范，防止档案信息的不法使用，确保社会主义的和谐健康发展[4]。

三、结语

总的来说，在现代信息社会的高速发展下，各个档案管理部门要适应时代的发展，积极进行档案管理模式的变革，不断加强档案管理工作人员的专业信息技术素质和信息技能的学习，优化完善档案管理工作的管理机制，实现档案管理的信息化发展。

参考文献：

[1]郑慧玲.从高校档案馆档案信息的空缺谈高校档案管理制度的变革[J].黑龙江史志，2013，23：110.

[2]刘宪杰.信息时代企业档案管理工作变革研究[J].城建档案，2015，05：22-23.

[3]任力.大数据技术时代档案信息管理思维与方式的变革[J/OL].科技资讯，2016（32）.

[4]王立新.网络指导：信息社会档案业务指导方式新变革[J].黑龙江档案，2011，01：19.endprint