档案数字化的质量和安全保密控制措施

郑艳昆 中国现代文学馆

档案数字化的质量和安全保密控制措施

郑艳昆 中国现代文学馆

信息技术的广泛应用，加速了传统行业工作模式的变革，为提高工作效率和降低管理成本起到了重要作用。以往的档案管理主要由人工完成，不仅管理效率低下，而且档案容易出现损害、丢失等问题。通过推行档案数字化，可以借助于计算机信息系统实现对档案的管理，在减轻管理压力的同时，也有利于充分挖掘档案的利用价值。现阶段档案数字化发展面临的突出问题是如何保证数字档案的安全性和保密性，在这一背景下探究档案数字化质量管理和安全控制措施具有重要的实际应用价值。

档案数字化 特点分析 质量问题 安全保密措施

档案数字化是档案管理和信息技术融合发展形成的一种新模式，经过扫描将纸质档案上的信息转化为计算机可识别的二进制数据，然后保存在数据库中，便于计算机进行检索、管理和更新。我国早在20世纪80年代开始推行档案数字化技术，随着信息技术的不断成熟，现阶段已经逐步形成了智能化化和规范化的档案数字管理体系。文章首先对档案数字化的基本特点进行了概述，随后在分析数字档案面临突出问题的基础上，分别从优化质量和安全保密两方面提出了强化数字档案管理的可行性措施。

一、档案数字化的特点分析

（一）经济效益好

数字化档案与传统纸质档案相比，在经济效益上也具有一定的优势，主要体现在两方面：其一是缩减了管理人员的编制，节省了人员成本支出。引入数字化管理系统后，许多基础性的工作都可以由计算机来完成，代替了以往的人工作业；其二是减小了占地面积。一些大型的档案馆往往需要单独占用一栋建筑，即便是小型档案室也会占用不低于100平米的建筑面积。如果推行档案数字化管理技术，只需要几台计算机和一些必要的信息设备即可，节省了大量的空间。

（二）档案利用率高

传统纸质档案虽然进行编号存储，但是使用者在借阅和查找档案时，仍然需要耗费一定的时间。尤其是在一些年代比较久远的档案资料，由于管理不当或储存条件不好等因素的影响，纸质档案资料容易出现破损、受潮、丢失等问题，这些档案资料的利用价值也会受到严重影响。在推行档案数字化之后，这些档案资料会分门别类的进行单独存储，管理人员可以根据使用者的需求，在搜索栏中输入关键字进行搜索，在不到1s的时间内就可以快速检索出档案信息。同时，数字化档案可以被无限次的备份、复制，不会出现档案丢失等问题，提高了档案资料的利用效率。

二、档案数字化面临的突出问题

（一）对软硬件系统要求较高

档案数字化管理对于硬件设备和软件系统都提出了较高的要求。硬件方面，为了能够快速完成信息检索，不至于出现系统卡顿或系统崩溃等问题，需要终端计算机的CPU性能优越。同时，计算机硬盘存储容量必须足够大，从而容纳更多的档案数据。除此之外，像通信系统、文字（图像）扫描设备等，也都有着严格的要求。软件方面，部分管理软件需要购买后才能获取使用权限，而且后期需要定期进行软件更新。如果更新不及时，容易出现版本不兼容等问题，也会影响档案数字化的使用效果。

（二）数字档案的保密性不强

数字档案虽然能够在管理上提供诸多方便，但是一些珍贵的档案资料的安全性和保密性往往很难得到解决，不法分子或黑客往往通过植入病毒或破坏计算机安全防御系统等方式，窃取或损毁数字档案，从而达到打击竞争对手或获取个人利益的目的。例如，近年来一些大型企业的经常会出现商业机密泄露、档案资料遭到破坏等问题，凸显了数字档案在安全保密等方面存在的一些缺陷。因此，在档案数字化快速发展的今天，如何做好数字档案的安全保密工作成为档案管理人员需要重点考虑的问题之一。

（三）档案管理人员的专业素养参差不齐

档案管理引入数字化系统后，原有的工作模式发生了巨大的改变，对管理人员的计算机操作能力提出了较高的要求。对于一些年轻员工来说，由于基础计算机时间较长，因此对于一些办公软件的学习较快，很够很快适应工作模式的变化。而对于一些工作年限较长的管理人员，对新事物的学习能力较差，往往很难在短时间内掌握这些信息设备和管理软件的操作方法。因此，现阶段档案管理队伍的整体素质参差不齐，成为导致数字档案管理工作难以高质量开展的重要因素。

三、档案数字化的质量控制

（一）建立健全档案管理制度

档案数字化是在档案信息化建设这一大背景下进行的一项基础性工作，必须遵循统一的标准规范，建立健全一系列相关的规章制度，确保数字档案信息资源的互连和共享。例如，根据《中华人民共和国纸质档案数字化技术规范》，在纸质档案数字化过程中要制定《纸质档案数字化质量标准》、《档案数字化加工操作规程》等规章制度，使档案数字化工作有章可循。当然，建立了这些数字档案管理制度后，最重要的还是要确保这些制度能够得到贯彻和落实。档案管理部门可以安排专门的监督人员，一方面是负责这些新制度的宣传推广，使档案管理人对这些新制度有一个基本了解；另一方面也监督这些制度的具体执行情况，对于违法管理制度的要提出指正批评。

（二）做好数字档案的检查验收

检查、监督、验收及评估是整个质量控制的最后一关。检查的对象包括设备、人员和工作流程三个方面。监督就是要不断发现问题并针对所发现的问题提出解决方案，若有解决不了的问题则上报上级主管部门。验收分为粗验和细验：粗验主要由自动验收软件完成，细验就是在自动验收软件验收的基础上，分别对每个画幅进的完整性、清晰度、重页、拼页等进行检查。评估就是对整个数字化过程中，档案的扫描质量、档案信息的真实完整性、档案数字化成果的网络利用效果等进行综合测试和评价。

（三）实施激励性质量控制措施

检查和验收是保证工作质量的基本方法。档案数字化工作是将档案信息数字化的过程，它是后续档案工作的基础，其工作质量会直接影响其它档案工作的进行，检查和验收既能保障档案数字化工作的质量，又能为档案利用、查询等工作的开展打下坚实的基础。档案数字化是一项基础性、实践性很强的工作，同时也是一项全新的档案工作，没有成功的经验可以借鉴，需要在实际工作中积极探索。要保证档案数字化工作的质量，就必须进行阶段性讲评，它能帮助工作人员了解前一阶段工作的优点与不足，及时改进工作方法，提高工作效率，为下一阶段的工作打下基础。

四、档案数字化的安全保密控制

（一）重视档案管理人员素质的提升

人的不规范操作行为是导致数字档案安全隐患的重要因素，例如部分档案管理人员不熟悉数字化设备的操作技巧，没有定期检查安全系统，导致病毒入侵等。因此，必须要重视档案管理人员的专业培训，尤其是对信息设备操作能力。例如，可以定期组织档案管理人员参加信息技术讲座，对当前的档案数字化发展形式、数字档案的管理形式和安全保密技术措施等进行讲解，以全面提升数字化档案管理的安全性。另外，也要安排专门的监督人员，定期对档案管理工作展开检查，如果发现安全隐患要及时指出，并对相关负责人进行批评教育。

（二）重视安全保密系统的建设

自档案管理引进数字化系统以来，针对数字档案的安全保密系统工作就从未间断。近年来，数字档案的安全保密形势日益严峻，采用新技术、新理念，加快安全保密系统建设刻不容缓。总结以往工作经验，安全保密系统的建设工作可以分别从以下几方面来开展：首先，重视数字化设备的安全检查和定期检修工作。对于一些投入使用年限较长的数字档案馆，其中部分数字化管理设备长期没有得到更新，无论是实用性还是安全性都大打折扣。通过定期的检修工作，可以及时发现此类问题，从而通过设备革新或直接更换，提高数字化管理系统的安全性能。其次，要重视安全软件的配置和兼容性。部分数字化软件的版本更新速度较快，通过定期进行软件更新，以提高软件的适用性和兼容性。

（三）定期进行档案数据的备份

存储在计算机数据库中的数字档案，除了会受到不法分子或黑客的蓄意攻击外，因外力导致的物理受损也是造成数字档案丢失或损毁的重要原因。例如，一些大型机房由于通风散热条件不好，或是线路老化，导致发生火灾，造成存储在机房设备中的信息永久性丢失。针对这种问题，需要档案管理人员定期进行档案数据的备份，一来可以实现既有档案的定期更新，以提高数字档案的利用价值；二来也能够将备份档案和原档案进行分别存储，不至于出现档案永久性丢失的问题。

（四）采取严格的门禁制度

数字化档案管理室要实行严格的门禁制度，所有档案管理人员配发工作证，未佩戴工作证的人员不得进入数字化档案管理室。同时，各档案管理计算机采取二级登录密码，开机后要求输入计算机登录口令；运行数字档案管理软件时需要输入员工个人的工号及密码。只有通过验证后方可进入数字档案管理系统。通过采取这种措施，一方面是最大程度上杜绝了无关人员或不法分子操作计算机设备的可能性，另一方面即便是出现了档案信息泄露，也能够通过计算机操作记录追究相关管理人员的责任，确保了数字档案的安全保密性。

五、结语

推行档案数字化管理及时行业发展的必然趋势，同时也是提高管理效率、保障档案资料安全的客观要求。现阶段国内许多档案管理机构都引进了数字化管理系统，在为档案管理人员提供工作方便的同时，也出现了档案安全性不高、保密性不强等问题。因此，有必要通过重视人员技能培训、建立安全管理制度和引进先进信息系统等途径，为保证数字档案安全营造良好环境，为充分挖掘档案利用价值和推动档案管理工作发展奠定基础。

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郑艳昆，女，中国现代文学馆征集编目部助理馆员，研究方向：档案资源建设。