试析档案信息化建设的问题与建议

江苏徐州市地方税务局课题组

试析档案信息化建设的问题与建议

江苏徐州市地方税务局课题组

随着信息化技术的发展，使得档案的信息化建设力度也得到了一定程度的提升，但是在现有的档案信息化建设过程中也存在有比较多的问题，这也就需要相关技术人员能够对档案信息化建设过程中存在的问题有一个清晰的认知，并能够采取针对性的措施来促进档案的信息化建设工作，这样也就能够为5A级数字档案室的建立奠定一个良好的基础。本文主要就档案信息化建设过程中存在的几点问题以及应对措施进行了分析研究。

档案 信息化建设 问题 建议

5A级数字档案室作为省级档案管理等级中的最高等级，其表明档案管理的数字化、信息化以及规范化达到了相当高的评定。为了构建5A级数字档案室，需要积极进行数字化技术的应用，使数字化信息化档案的高效性和完整性得到提升，并使得档案信息的价值能够达到最大限度的发挥。

一、档案信息化管理过程中存在的几点问题

（一）档案信息化建设以及管理水平不足

档案数字化信息化建设和管理过程中，其要求工作人员能够掌握一定的网络知识和操作技能。但当前档案部门的管理人员年级都比较大，学习档案管理专业的毕业的人员更是凤毛麟角，对于新知识以及新技术的接受能力和学习能力存在有一定的不足之处，不能及时对自身的知识体系进行更新，这也就导致了其无法充分满足档案信息化建设的相关要求，难以取得良好的档案信息化建设与管理效果。

（二）硬件投入相对比较滞后

在进行档案信息化建设过程中还需要拥有硬件的强力配合，才能够取得良好的信息化建设效果。比如应用安全性高以及稳定性强大的存储设备档案数据以及进行快捷方便的局域网络建设模式，则能够促进档案的信息化建设速度以及建设质量得到进一步提升。但是在实际的档案信息化建设过程之中，还存在有硬件投入过于滞后等问题，给档案的信息化建设工作造成了滞后现象。

（三）档案信息的安全性不高

在档案信息化建设过程中，还需要面临垃圾邮件、病毒、木马以及黑客等诸多网络信息安全威胁，其也会直接影响到档案信息化的实现。如果忽视了网络信息安全问题，就可能导致在档案管理过程中出现了信息泄露或者档案信息被损毁等问题，这也就直接影响到档案的准确性以及全面性，并造成难以预估的后果。

（四）资源开发以及共享程度比较低

近年来随着各单位档案利用意识的提升，使得档案的应用率也得到了一定程度的提升。但是档案信息化资源的共享尚且无法充分满足社会的具体需求，并导致了档案的信息化建设工作受到了一定程度的阻碍。

二、进一步完善档案信息化建设的相关建议

（一）提升软硬件措施

软硬件措施作为进行档案信息化建设的重要前提，在信息化建设过程中通过软硬件设施的提升以及先进技术的应用，其能够使得档案管理的技术含量得到进一步的提升，并能够使得档案信息化管理的运行效率得到一定程度的提升。因此在进行档案信息化建设的过程之中，也就需要相关部门给予足够多的资金支持，实现软硬件设施的全面升级，只有这样才能够使得整个档案信息化系统的运行稳定性、安全性以及运行效率得到一定程度的提升。在进行设备的购置过程中还需要同时考虑到安全性、性价比以及实用性等几个要素，特别是实用性。

（二）构建档案的电子化安全体系

为了确保档案资料的安全性，要求相关管理人员能够加强对档案管理应用软件及库房的维护力度，对于机房外部的安全隐患也需要进行及时的排查以及处理，从而保证档案信息化建设过程中硬件的安全性。此外为了确保网络的安全性，需要档案管理部门能够构建一套完善的内部安全系统，然后就客户端资料、应用资源、设备资源以及网络资源等多个方面来形成内部网络的管理以及检测体系，从而取得良好的管理效果。可以通过加强客户端安全管理、加强应用资源安全管理、加强网络设备管理以及进行网络资源的合理规划这四个方面，使档案的网络安全性得到进一步提升。

（三）加强档案的数字化建设力度

为了实现档案管理的数字化，需要拥有一个能够涵盖档案馆（室）行政管理、业务管理等所有室藏档案的数字化管理系统，并在此基础上来进行档案的有效管理。在数字化管理系统中，能够将档案信息的记录功能以及利用功能得到大幅度的强化，并能够使得档案信息的形式变得多样化，从而给予人们更加良好的档案信息应用体验。此外档案信息只有在服务传递过程中才能够发挥出自身的价值，因此只有构建一个档案信息传输平台数字化系统，为档案信息的快速流动提供可能，从而促进档案信息的价值得到最大限度的发挥。

三、结语

随着信息化技术的不断发展，使得档案管理工作也朝着信息化的方向不断进行发展，但是在档案信息化建设过程中还存在有比较多的问题，制约了信息化发展的速度，还直接影响到档案信息价值的发挥。因此相关部门就需要对档案信息化建设中存在的问题有一个清晰的认知，并且能够采取相应的措施来解决这些问题，从而为构建5A级数字档案室并按照5A级数字档案室标准要求推进档案管理工作奠定一个良好的基础，并促进档案管理水平得到进一步的发展。

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