提高档案管理科学化水平的路径选择

2017-07-12张辉

科学中国人 2017年23期

关键词：科学化工作效率管理体系

张辉

黑龙江省黑河市爱辉区水务局

提高档案管理科学化水平的路径选择

张辉

黑龙江省黑河市爱辉区水务局

档案管理正在越发显现其关键性的作用，科学的管理模式和方法是目前很多企事业单位所追求和努力想要达到的，因为其能够促进管理工作效率和质量的提升，使档案发挥更加重要的作用，具备更大的实用价值。

档案管理；科学化；管理模式

引言

随着社会中各个行业领域突飞猛进的发展，我们每天都可能接触到新事物和新理念，因而产生的信息和数据就更多，档案管理所要面对的信息数据就愈加庞大，也因此利用信息处理技术来加强管理工作的能力，促进管理工作的科学化建设，提高工作质量和水平。

一、档案管理综述

档案承载着丰富的社会和历史发展的信息资源，在当今社会中信息的重要性不言而喻，档案的重要作用也愈发凸显，因为档案能够系统全面的将信息更好的记录保存起来，其记录的信息和数据以规范形式归档，形成宝贵的信息资源，拥有很高的研究和使用价值，为了充分施展档案的作用和价值，就必须提高管理水平，达到科学化管理的要求和标准，无论是电子档案还是纸质档案，都要以科学化的管理和基础性工作将信息与其载体完美融合在一起，并得到妥善的保管。档案之所以是宝贵的资源，是其本身所拥有的丰富的信息资源对企业的发展和规划形成较大的影响，依靠以往的实践经验的总结能够更好的做出明智的策略和计划，也是研究更加科学合理的规划设计要充分借鉴和参考的重要信息资料的来源，档案能够为多个行业领域提供信息支持，档案的提供服务的范围正在加速扩展，档案管理为了配合档案实现其实用价值，采取了科学化管理，对原有的制度和工作模式进行了改革，加快建立一个科学合理、高效可靠的管理体系，利用多种先进的技术和设备加强科学化管理程度。

二、提高档案管理科学化水平的重要作用

（一）突出主要问题，有针对性的解决问题

档案管理经过多年的发展，很多机制和工作方式已经逐渐显现出脱离、落后于时代的现象，而且随着多种先进智能、信息技术的应用，其原有的管理方式暴露出了更多的问题和缺陷，急需开展管理制度层面的改革，增强科学化管理的能力和水平，科学管理是一个比较笼统的概念，但是又明确的指出了现阶段管理制度中存在的漏洞，对于不合理的管理方式要具有足够的针对性，这样才能引起人们的重视，采取合理的措施来解决存在的问题。

（二）完善能够有效融合先进技术的管理体系建设

电子信息技术已经逐步渗透到各行各业之中，电子档案的出现解决了很多传统纸质档案的发展局限问题，技术只能解决一些个别的问题，而要形成与之相配套的管理体系则不是一件简单的事，实行科学化的管理和控制，可以在目前使用电子档案为主要管理方式的基础上，制定与之相适应的配套工作机制和具体办法，否则就会造成技术水平先进，但是工作模式还是沿用以往的工作制度，会出现很多矛盾和分歧，也会给工作人员带来很多困扰，因此建立一个科学化的管理机制和体系才能更好的加强先进技术与档案管理之间的融合程度。

（三）保障档案管理工作的质量，提升工作效率

缓慢而且正在逐步下滑的工作效率是档案管理工作遇到的重大难题，由于工作机制僵化，导致人们的工作习惯和方式逐步定型，对于新事物和新理念的适应能力很弱，工作效率还停留在迟滞、迟缓的状态中无法自拔，效率影响了档案归档的时间，使档案信息存在一定的滞后性。建立科学化管理机制，从机制和制度层面改变以往的工作模式，提高工作效率，缩短归档时间，以科学的统筹规划重新为档案管理的陈旧制度做一个改良规划，以效率提升促进员工工作态度和习惯的转变，以此来加强档案管理工作的质量。

三、提高档案管理科学化水平的具体措施

（一）挖掘档案信息内在价值，增强其合理利用率

以当今社会对信息和数据资源的重视程度，档案信息就应该以提高信息利用率和使用价值为中心开展相关的管理工作，以往的档案利用率很低，长时间处于无人调阅和检查的情况之下，如今档案信息的重要性越来越明显，显然加强档案管理的质量和效率势在必行，提高档案的利用程度是当务之急，然而档案并不是都可以发挥出较高的价值和效能，要想做到这一点，首先要将档案的内容和所体现的含义意义体现出来，这就要求在档案整理和记录的过程中紧紧抓住主要的信息内容和最有价值的信息资源，将其根据本单位或机构的整理原则，运用最适合的编制模式形成档案，如此档案才能真正的为企业的发展规划提供应用的作用，才可以发挥出价值，人们也能深入的挖掘其信息资源的深度和广度，使其在多个领域范围内发挥作用。

（二）转变档案管理模式

真正提升档案管理的科学化水平，转变其管理模式是根本途径。对于传统的档案管理思维，应当注重转变；对于老旧的档案管理模式，应当注重革新。树立现代化的管理理念，甚至将企业管理的一系列方法应用到档案管理部门的工作当中，进行一系列借鉴和革新，完善管控机制，都是可行的。决策者应当在部门内部开展一系列思想讨论以及管理模式转变研讨会，并成立相关工作小组，探讨当前出现的问题并研究解决办法，针对当前的管理体系进行解剖，研究建立更加科学高效的立体化、信息化、多层次的管理体系，建议采取分层建立档案、网上集中管控的档案管理模式。

（三）培养档案管理人才

人才梯队建设是档案管理工作中不容忽视的一环，集中培养并建立健全一支科学高效、积极进取的档案管理人才梯队，对于改善当前的档案管理工作局面，具有举足轻重的作用。建立科学的管理体系离不开专业的档案管理人员，在引进现代化管理技术和设备的同时也离不开专业的档案管理人员。首先要做好人才引进工作，其次要展开部门内部培训，针对新技术展开普及活动，针对新设备操作展开培训。建立高水平的档案管理人才梯队，对于提升档案管理工作效率具有重要作用。