如何提高办公室档案管理工作的效率思考

陈梓源

凌源市凌北街道办事处

如何提高办公室档案管理工作的效率思考

陈梓源

凌源市凌北街道办事处

在现代化的社会中，我国经济实现了飞速的发展，市场竞争体制的增强为人们的生活和发展带来了更多的便利条件。然而无论是各个企业还是事业单位对于人才的要求也有了新的认识，尤其是我国办公室部门对于人才的选拔有着更为苛刻的要求。对于新时代的办公室来说，其档案管理工作是非常重要的，在选择档案管理人才的时候，一定要选择专业性强，具有一定的人事管理经验的人才，这样的工作人员才会更好的提升办公室档案管理工作。本文将会针对如何提升新时期办公室档案管理工作的质量等内容进行具体的分析和阐述。

民政局；档案管理；工作效率；规范化管理

引言

在现代化的社会发展中，各个企业与事业单位之间的竞争已经逐渐的发展成为了人才的竞争，也就是专业素质和自身素质越好的人才就会有着更好的发展空间。对于办公室来说，档案管理是非常重要的，档案管理工作不仅会涉及到人们的一些婚姻状况、思想品德、工作作风、本职能力以及取得业绩等，还会涉及到人们的一些隐私问题。所以安排专业化的人才对档案进行管理是非常有必要的。只有这样才会更好的发挥出档案管理的自身作用，只有高效的档案管理才会更好的服务于社会，让办公室充分的发挥出自身的作用。

1 分析目前办公室档案管理工作中出现的问题

1.1 没有足够的思想重视

从目前的情况来看，办公室中一些从事档案管理的工作人员并没有认识到自身工作的重要性，在实际的工作中，人们总是认为档案管理就是看管好这些档案，别让这些档案丢失或者是损坏就可以。还有一些档案管理工作者认为档案管理并不是什么中心工作，没有必要对自己有着更加严格的要求，实际上并非如此，档案管理所涉及的范围非常广阔，其中涉及到了人们的隐私问题，但是实际上，工作人员并没有认识到这项工作责任的重要性，经常会出现“人走档留”的情况[1]。

1.2 没有充分发挥档案的作用

在现代化的社会中，我国正处于一个转型时期，这一时期的人们总是喜欢高质量的生活环境和工作环境，各类高素质的工作人员往往更加倾向于大城市，大部分的民众都比较倾向于市场化的发展。而档案管理工作却很少得到人们的重视。有一些档案管理人员都不能够清楚的意识到人事档案的基本内容、固有功能、规范管理等内容，进而会出现人档分离的情况。可见新时期办公室并没有发挥出档案的自身作用，这样不仅浪费了人才，还影响了自身的工作效率。

1.3 没有先进的管理手段

先进的管理手段是档案管理工作顺利开展的首要条件，但是从目前的情况来看，我国企业的办公室并没有运用现代化的技术手段对档案进行管理。大多数办公室在设置档案管理工作区域的时候，往往是将几间屋子连到一起，并没有设置专门的办公地点，这种简单的办公设置必然缺乏安全性和可靠性。也不具备防潮、防盗设备，并不利于档案工作的管理。为了提升档案管理工作的自身性质，人们应该选择现代化的档案管理技术，实现信息化技术管理，这样可以有效的避免档案丢失等问题，为实现档案管理的高效发展奠定一定的基础[2]。

1.4 缺乏较高的管理素质

有些人对档案管理工作并没有正确的认识，甚至有一些人错误的认为人事档案管理工作就是看管好这些档案，守好这一摊子别出事就好，但是这种想法是错误的。实际上档案管理虽然在平时的工作中并没有发挥出很大的作用，只是对档案进行搜集和管理，但是实际上，档案管理工作具有十分重要的意义和作用，在新时期办公室档案管理工作中，人们一定要充分的认识到档案管理工作的重要性，并且认真的贯彻和落实有关部门的管理政策，这样才会更好的凸显出档案管理的重要性。

1.5 没有进行规范的管理

对于企业办公室来说，在实际的工作中对档案进行定期的整理和搜集是非常有必要的，但是在现实中，有些企业办公室不能够有效的开展管理工作，其主要就是因为档案管理缺乏真实性。造成这一结果的原因是工作人员工作失职，没有充分的认识到档案管理的重要性，在填写档案和搜集档案的时候出现了错误，这也将会导致档案管理这一环节失去意义。办公室档案管理主要就是想搜集和整理工作人员自身的个人信息，其信息一定要保证唯一性和真实性，而不是随意的搜集，档案管理不完善将会影响单位对人才的选拔和录用，可见规范化的管理制度是非常重要的。

2 规范化办公室档案管理工作的有效措施

2.1 转变思想，充分认识人事档案管理工作

要想提升新时期办公室档案管理工作的高效性，有关部门首先就应该明确的认识到档案管理的重要性，通过完善现代化的档案管理制度，进而更好的提升档案管理工作人员的工作效率。在此之前，应该让企业的有关领导认识到档案管理是有一定难度的，并非是看管好档案不丢失这么简单，一定要安排专业化的人才对档案进行管理，这样才会更好的发挥出档案的自身价值[3]。

2.2 提高档案管理人员的素质

为了能够更好的规范办公室档案管理，有关部门的领导应该对档案人员的素质进行专业化的培养，在选拔人才的时候，首先就需要要求工作人员对该工作有着一定的认识和了解，只有端正自身的工作作风，具有一定无私奉献精神的工作人员才能够胜任这一工作。在档案管理的工作中，还应该定期的对这些工作人员进行刚上培训，一方面是为了提升工作人员的自身工作效率，另一方面也是为了更好的首先数字化的档案管理。

2.3 建立完善的档案管理硬件设备

完善的档案管理硬件设备可以更好的提升办公室的档案管理效率，在现代化的社会发展中，工作人员可以利用信息化技术实现档案的云端储存，这样就可以彻底避免档案丢失等问题。但是即使有先进的档案管理技术，也应该注意防水、防火、防盗等问题，这也是为档案管理工作负责，为提升实现新时期办公室档案管理工作质量作出一定的贡献。

结束语

综上所述，本文简单的论述了办公室档案管理等内容，通过分析可以发现，在现代化的二十一世纪中，办公室档案管理并没有受到人们的广泛关注，有一些工作者还是认为这种档案管理工作缺乏专业性，实际上并非如此，档案管理工作具有非常广泛的作用，有关部门领导应该对其加以重视。做好档案管理和基本的安全保障工作，为培养高素质人才奠定坚实的基础。

[1]杨海生.浅析如何做好档案管理工作[J].山东社会科学，2011（05）.

[2]王树海.论档案管理工作内容与模式的转换[J].档案学通讯，2014（15）.

[3]张园园.试论档案管理工作的规范化和标准化[J].改革与开放，2013（01）.