精细化管理视域下民办高校办公室工作现实困惑及提升策略

周跃龙

[摘 要] 民办高校办公室工作面临六大现实困惑，必须植入精细化管理理念，实施六大策略，实现管理效能的提升。

[关 键 词] 精细化管理；民办高校；办公室；困惑；策略

[中图分类号] G642 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2017）30-0166-02

精细化管理是一种理念，一种文化。它是源于日本20世纪50年代的一种企业管理理念。它是社会分工精细化，以及服务质量精细化对现代管理的必然要求。它是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式。

相对公办高校而言，民办高校办公室在岗位设置、人员配备等方面更精简、更灵活。经过近些年的发展，民办高校办公室工作逐步走上了规范化、正规化，但还存在不少问题。民办高校办公室必须植入精细化管理理念，在管理上寻求突破，实现管理效能的提升。

一、民办高校办公室工作现实困惑

（一）对办公室职能的重要性认识不足

民办高校办公室作为学校的综合性行政管理部门，发挥着承上启下、沟通内外、督查督办、综合协调等作用，其重要性毋庸置疑。但在实际工作中，对办公室工作职能界定不清，很多人将办公室工作简单地定性为“打杂”，认为办公室工作无非就是收发文件、端茶递水、接打电话等低层次的事务性工作，办公室工作被边缘化；办公室工作没有任何技术含量可言，谁都可以做；办公室人员地位低下，工作积极性大打折扣，专业特长难以得到发挥，很难树立长远的发展目标。办公室工作整体处在低水平状态。

（二）职能多元化，一人多岗，任务繁重

民办高校在岗位设置、人员配备上讲究精简、高效。很多职能部门如组织、宣传、统战、纪检、工会、信访等部门没有单独设置，学院办公室基本上包揽了这些部门的所有工作职责。此外，还要承担学校的办文办会办事等行政管理事务。其往往要求一人多岗、一专多能，很多学校存在“一个人就是一个部门甚至几个部门”的现象，工作效能可想而知。

（三）人员素质整体偏低，变动频繁，稳定性差

民办高校办公室事务繁杂，人员配置少，整体素质偏低。因工作环境、薪酬待遇、人才引进的随意性等因素，专业人才很难引进，很多学校办公室人员都是半路出家，如有些是从企业转到学校，或是从教师、教辅等其他队伍中调整到行政岗位，专业素养、专业水平参差不齐。

办公室人员岗位变动频繁，有些关键岗位被称为“高危岗位”，经常换人，人员流动性比较大，稳定性差。同时，很多学校办公室人员薪酬待遇低，学历进修、课题项目申报、学习培训等职业提升的机会少，职位晋升的希望渺茫。很多职员无法安心工作，工作效率自然难以提升。

（四）服务意识偏低，管理难度大

民办高校办公室服务意识偏低、管理难度大。主要体现为“职业倦怠”情绪明显、办事敷衍推脱、不主动作为、不超前谋划、不愿意协调协作、待人接物不周到等方面。究其原因，主要是：办公室人员的自我价值难以体现，职能站位不够高，个人工作业绩不显露，认同感普遍偏低；民办高校人事待遇人为操作性强，工资待遇差别大，导致人员容易思想散漫，工作缺乏积极性；民办高校办公室人员晋升渠道少，发展空间小，缺乏激励机制，导致人员丧失工作动力和服务热情。

（五）缺乏系统的规章制度和规范管理

很多民办高校还处在规模发展阶段，在健全制度、规范管理等方面的建设上仍有较大距离。一些民办高校办公室常常处于不同程度的无章可循或有章不循的状态，加之很多规章制度间缺少衔接性，面对公文收发、印签管理、检查督办、协调沟通、外事服务、来宾接待等一系列事务杂、强度大、任务重的工作无章可依，导致出现管理混乱、职责模糊、分工不明等系列问题，建立一套系统、科学的管理规章制度成为提升办公室管理效能、促进学校的内涵发展的现实需要。

（六）信息化建设滞后，难以高效管理

受办公经费的制约，大部分民办高校存在办公室信息化建设不足、硬件设施不齐全、资金投入少、办公条件差等问题。同时，由于民办高校退休返聘人员较多，办公室人员计算机操作能力普遍不强，即便配备现代化的办公设备，往往缺乏专业的信息处理，导致办公室的运作速度缓慢，效率降低，进一步影响学校整体管理的运转效率。

二、民办高校办公室精细化管理的必要性及要求

老子曰，“天下大事必作于细，天下难事必成于易。”“细”即为“精细”，如农业强调“精耕细作”，企业管理讲究“精益求精”。可见，精细化管理强调是“精”，“细”，指向的是高效率、高质量。

精细化管理是民办高校转型升级的必然要求。学校无小事，事事皆教育。在新的《民办教育促进法》开始实施的今天，民办高校面临前所未有的机遇和挑战，能否在激烈竞争中转型升级，关键看民办高校能否真正实现内涵发展、特色发展。这就对民办高校办公室的管理提出了更高更严的要求。在学校的改革与发展中，民办高校办公室必须高效管理，提供优质服务，这就要求民办高校办公室实施精细化管理。

精细化管理要求民办高校办公室科学定位，科学设置岗位；树立全局意识、细节意识、服务意识、规则意识、系统意识；落实管理责任，明确分工，细化任务，拟定标准，科学量化，科学绩效考核；充分挖掘人力资源，调动员工的积极性、创造性；建立科学的制度体系，实现规范管理。

三、民办高校办公室工作效能提升的策略

（一）科学定位，细化内部机构，合理设置岗位

必须科学界定民办高校办公室的性质和地位，功能和作用，这是民办高校办公室工作效能提升的前提。随着民办高校近年来管理的不断探索和完善，民办高校辦公室就其性质和地位而言，它不仅是内部管理的中枢核心部门，同时也是对外的窗口形象部门；就其功能和作用而言，它要发挥综合协调、沟通上下、联络内外、督查督办、品牌宣传等作用，确保管理规范、运转有序、协调有力、督促有效、服务到位。

细化内部机构，合理设置岗位。这是民办高校办公室工作效能提升的基础。根据办公室业务工作需要，可以在学院办公室内部设置文秘科、综合科、信息科、宣传科、档案科等科室。根据学校发展需要逐渐丰富其职能，改变以往大杂烩的乱象。在岗位设置和人员配置上，综合考虑业务工作需求、员工的岗位工作能力及岗位适应性、个人职业生涯的规划、晋升的渠道和空间等要素，不设虚岗，不养闲人。

（二）加强制度建设，优化办事流程

建立科学的制度体系和精简的办事流程，是提升民办高校办公室工作的重要保障。第一，建立健全办公室的规章制度，形成办公室管理制度体系。同时，促成学院各项管理制度修订完善，促使学院形成科学的、系统的制度体系。第二，要确立规范的工作标准，优化办公室各项业务工作办事流程，使各项工作按照规范化的流程进行，减少工作中的主观随意性和各种人为因素的干扰，做到精简、快捷、高效，提高办事效率，提升管理效能。第三，要坚决执行规章制度，遵守办事流程，加强制度的监督检查和贯彻落实，建立相应的激励机制，从而能够更好地提高员工的工作积极性，真正做到“制度管人，流程管事”。

（三）建设高素质、专业化的办公室工作队伍

21世纪的竞争是人才的竞争。打造“精干、团结、和谐、高效、有凝聚力”的专业化办公室工作队伍，是提升民办高校办公室工作效能的關键。要多渠道提升办公室人员的素质。第一，合理设置工作岗位，公开公平选人用人，合理调配薪资奖励，通过多种激励政策激发办公室人员工作热情和积极性。第二，要优化团队结构，加强内部协调沟通，落实岗位责任制，做到各司其职，各负其责。第三，要加强业务工作的监督检查，坚持工作日志制度，坚持主要业务工作定期检查制度，坚持部门会议及案例分析会议制度。第四，加强对工作人员的培训教育，定期组织办公室人员参加管理课程培训，拓宽晋升渠道和空间。

（四）增强服务意识，做优做强服务

增强服务意识，做优做强服务，是提升民办高校办公室工作效能的核心。要努力构建“服务型”办公室。第一，树立服务意识，热心服务领导、师生、党群等；第二，要主动、高效、规范、微笑、热情、贴心服务；第三，增强专业服务的能力，如调研、公文处理、会务接待等，技术含量都很高，需要较强的能力；第四，做好细节管理，提升服务品质。

（五）增强协作意识，促进工作的协调发展

有效提升协调能力，发挥协调作用是提升民办高校办公室工作效能的重要手段。第一，通过精确行文、及时会议进行全程系统协调，落实责任、分解任务、明确分工；第二，事前预判预案，要对工作本身、对相关部门的办事风格及办事能力、对工作推进过程中可能出现的问题进行预判，提前做好预案；第三，保持信息畅通，在动态中主动协调。工作中的误会和矛盾，很多时候是信息不畅通、不对称引起的。在工作推进中，必须随时保持信息通畅、准确；第四，要建立和谐的工作关系，工作协调很大程度上是协调关系，良好的人际关系有利于工作协调。

（六）推进信息化建设，提高管理效率和质量

推进信息化建设，是提升民办高校办公室工作效能的重要条件。推行网络化管理和信息化建设，建立数字化、信息化管理平台，能够有效摆脱纸质办公形式的制约，如通过电子邮件、QQ群、微信群、OA办公系统、视频会议等信息化渠道，安排会议发布通知、传阅文件、上报信息资料等，逐步实现无纸化办公的新模式。

民办高校办公室的管理水平，直接关系到民办高校各项工作的运转机制。民办高校办公室必须实施精细化管理，实现管理创新，提升管理水平与效率，促进学院可持续发展。

参考文献：

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