新时期办公室行政管理精细化的思路与策略探究

摘 要：以精细化方式开展办公室行政管理工作，能够使企业管理水平不断提升。其实施过程中涉及到的相关内容比较多，不仅要对管理目标、工作流程等具备清晰的认识和了解，更要予以量化和细化，以相关制度为依托，使管理过程更加精细，实现企业员工职业素养的提升。本文主要论述办公室行政管理精细化内容，并提出具体精细化管理思路及策略，使办公室行政管理工作能够顺利进行。

关键词：办公室 行政管理 精细化

前言

当前经济市场环境下，将精细化管理理念应用到办公室行政管理工作中极为必要。其既注重管理过程中的科学性，也讲求社会分工和服务质量方面的精细化。现如今，很多办公室行政管理工作过于随意，导致管理效果不佳。开展具体管理工作时，应了解该过程中存在的相关问题，采用针对性方法予以解决，为后续各项工作开展奠定良好基础。

1、办公室行政管理精细化重要性

办公室作为企业重要组织架构，在其运营及发展中不可或缺。既要服从上级管理，及时完成上级领导下达的各项工作任务，还要与基层员工进行良好关系建构。工作内容多且复杂。将精细化管理理念及思路应用到该过程中极为必要，既能够消除日常管理工作中的各项安全隐患，又能够规避各类不良现象，有助于办公室工作质量及效率提升，对企业发展极为有利。

2、办公室行政管理精细化内容

（1）定岗和定责，实施权责制衡。开展日常工作时，结合定岗和定责要求，构建完整的办公室责任体系。根据办公室工作内容，进行明确的工作岗位设置及分工；对各岗位职责具备清晰的认识和了解，将各项衔接工作落实到位，实现分工明确；依据功能，在各工作岗位上，实施管理标准分解，生成有效的工作规范。

（2）进行流程优化及运作。将现代化管理理念应用到办公室行政管理工作中，精简工作流程，能够确保办公室管理工作科学有序的开展。依据具体职能，采用信息调研的方式，对办公室各项工作进行梳理，使其具备流程化特征。该过程中，不仅提前制定明确的管理目标，也应将各环节工作落实到位，确保其衔接性和有效性[1]。

（3）考核评议，提高绩效。明确具体考核标准，针对具备量化和程序特点的办公室工作，合理设计量化指标是非常必要的。部分工作具备主观性特点，需要设计定性评价指标。借助网络信息技术，将各工作指标适用性发挥到最大。该过程中，也有部分指标很难进行实践量化，可采用人工方式，保障考核效果。

（4）完善相关制度。改革以往办公室行政管理工作模式，使政务服务和事务管理更加完整，进行内部运作，减少管理过程中的问题及疏漏。不断完善集团决策和专家咨询、听证等相关决策机制，达到良好的辅助决策效果。更新机制，实施科学、有效、完整的专业管理系统建构。

（5）采用新型管理手段。将先进的信息科学技术应用到办公室行政管理工作中，使其运作流程及相关评价工作等更加完整、规范，具备自动化、标准化和信息化特点，以科学的方式，实现精细化管理目标。

3、办公室行政管理精细化思路与策略

3.1 加强企业文化建设

办公室行政管理工作中，企业文化建设尤为重要。将精细化管理理念应用到办公室行政管理工作中，应注重细节呈现，在该层面上对管理成效予以显示，实现社会、经济效益最大化。同时，办公室领导也应明确下属员工职责，增强其工作空间和弹性。以业务部门为例，依托于企业经营理念，实施市场业务接洽，并进行正确的宣传和推广，经高层和基层管理人员共同商议之后，将办公室行政管理工作交由下属完成，仅予以督促检查即可。

例如，近年来，很多企业对外参与到各类公益活动中，对内构建各层级培训机制，实施文化平台建设，以微博、微信的形式建立企业公众号，倡导正能量等，使员工在该过程中受益和发展，从而更乐于参与到办公室行政管理工作中，认真对待工作中遇到的各种问题。

3.2 以制度化推进精细化

将精细化管理理念及方法，应用到办公室行政管理工作中，能够實现管理水平提升。具体实施方法是：依据办公室行政管理工作要求，制定一套与之相匹配的管理制度，详细规定各环节工作内容。针对重大事项和集中决策，需要采用民主式，以确保决策质量及效果。同时，保留有用机制，摒弃无用机制，使管理过程更加科学、有效，确保精细化管理工作的有效实施。向员工普及相关规章制度，并在各部门之间建立良好的沟通互动关系，确保监督过程的有效性[2]。

3.3 培养管理者意识及实践能力

企业领导层应定期或不定期到基层办公室进行调研，依据各岗位要求，制定完整、针对性的管理方法，注重精细化特点。细化各项管理工作，了解它们之间的共同点和不同点，帮助企业员工成长和进步，将员工个人优势发挥到最大。全面了解与办公室行政管理相关的规章制度，构建良好的办公室工作氛围，定期对企业员工进行培训，保障其利益，引导他们积极参与到办公室工作中，提高办公室整体工作质量，达到良好工作效果。

3.4 提升员工职业素养

在办公室行政工作中，实施精细化管理，必须注重员工学习意识培养，为其营造良好的学习环境，提升其专业技能和职业素养，在具体工作中，加以尝试和应用，实现工作质量及效率的双向提升；培养员工经济化意识和团队精神，使其参与到团队合作中，相互学习和包容；注重细节管理，办公室行政管理工作力求规范，及时发现该过程中存在的相关问题，予以解决，实现创新，使企业员工具备良好的工作习惯，并在具体工作实践中加以落实，充分发挥办公室行政工作的有效性[3]。

4、结语

综上所述，办公室行政管理直接关系到企业的运营及发展。该过程中，涉及到的相关内容比较多，对行政人员提出了很高的要求。将精细化管理理念应用到日常工作实践中，能够充分发挥办公室的职能和作用，使企业各项生产及管理工作顺利进行，达到良好的企业管理效果，提高其市场竞争力，树立良好的口碑。

参考文献

[1]巩其晶.办公室行政管理精细化的思路与对策分析[J].经济管理：文摘版，2016，（6）：75.

[2]王欣.实现办公室行政管理精细化的思路与对策分析[J].科技与企业，2013，（5）：69.

[3]韦新.办公室行政管理精细化的思路与对策分析[J].大学教育，2016，N0.72（6）：185-186

作者简介

李斌（1971.09），男、汉族，大学学历，江苏泰州人，主要负责办公室日常管理工作。