关于高校数字档案馆建设的思考

汤男楠

摘 要：当今档案都朝着数字化的方向发展，而高校档案馆拥有着丰富的馆藏档案资源，所以高校档案馆也应该符合现阶段的发展趋势，建设适合高校的数字档案馆。文章通过分析建设高校数字档案馆的必要性出发，探讨当前高校数字档案馆发展的现状和问题，并总结一些相对应的对策。

关键词：高校数字档案馆 必要性 现状 问题 对策

高校数字档案馆建设是高校档案信息化建设的重要组成部分，其中国家要求高校档案信息化建设达到的目标是：以档案信息资源建设为核心，以档案网络建设为基础，以计算机管理为手段，以档案信息资源开发利用网络化为目标，确保具有保存价值的电子文件档案信息的真实性、完整性、安全性和有效性，更好地为学校、师生和社会需要提供方便、便捷的服务。[1]目前高校数字档案馆建设中仍然面对诸多不可回避的问题，需要我们一代一代从事档案工作的人员去解决。

一、建设高校数字档案馆的必要性

1、传统的档案管理方式不能满足当前的需要

首先，传统的档案管理都是以纸质档案为主体，以手工检索作为基本的管理方式，而如今高校小到教室大到高校领导办公室，都是运用计算机办公，校园网络四通八达、覆盖面十分广阔，使得计算机系统在学校里得到广泛的运用，从而导致仍然使用手工检索的档案管理不符合大的发展趋势，面临着巨大的挑战。

2、数字档案馆具有无可比拟的优点

数字档案馆是顺应计算机网络技术、数据库技术和多媒体技术的发展而产生的新型档案馆，代表着档案馆未来的发展趋势，也是信息时代档案服务创新、拓展社会服务功能的必由之路。[2]

二、高校数字档案馆建设的现状

首先，在20世纪90年代，南京大学档案馆就开始进行档案管理信息系统的研究和开发，并且进行了合理的规划，在以后的建设中围绕建设目标，不断的向前发展。至今，已完成了“南大之星”多媒体档案网络管理系统、“南京大学教授成果管理系统”、“南京大学研究生论文电子版上传与管理系统”、“南京大学毕业生电子和学位电子照片管理系统”等的开发和运行，搭建起了数字档案馆档案信息管理平台，实现了档案信息资源的网上收集、开发和利用。这些高校数字档案馆主要是用于介绍档案馆的基本情况、介绍学校的基本情况、提供数字查询，在用途上有所局限，未来高校数字档案馆还有很大的发展空间。

三、高校数字档案馆建设存在的问题

1、高校档案信息化资源相对分散

随着高校大量运用计算机，高校的办公自动化系统也得以广泛的普及，高校的信息化程度也在不断提高，大量的电子文件和信息也随之产生，这些公文都需要新型的档案管理系统能够及时、准确、有效地接收和进行相应的处理。

2、高校档案信息化中的法律问题

首先，数字化档案是依靠计算机和计算机技术所展示的档案，没有白纸黑字明确展示出它的直观性，所以大多数人们对于数字化档案的原始性、可靠性持有怀疑的观点。其次，对于高校档案馆而言，随着人们越来越重视对知识产权的保护，相关的信息资源管理部门也会逐渐加强对知识产权的保护，那么这也会产生矛盾。

3、高校数字档案信息的长期存取问题

数字档案信息的长期存取问题是高校数字档案馆建设必须面对并且也是一个棘手的问题。首先，数字档案保管的载体中：磁盘的寿命通常是3到5年；光盘的寿命较磁盘长，但是也不超过30年。与纸质载体相比差距巨大，俗话说的好：“宣纸保千年”。可以说数字档案载体的寿命与纸张的寿命是没有什么可比性，同时数字档案载体还受到众多外界因素的影响，比如温度、磁场、记录存储格式、硬件配置等多方面的影响。

4、高校数字档案信息的安全问题

首先，计算机病毒和黑客的存在，往往会导致很多有价值的数字档案信息经常遭到破坏，其中有的可以进行修复，有的甚至无法恢复，给数字档案信息的利用造成了严重的威胁，从而影响了高校的数字档案馆的建设。其次，高校数字档案馆的建设多由于经费不足，很难争取到相关安全方面的投资，所以使用的杀毒软件无法应付现阶段网络产生的众多漏洞，这也在一定程度上影响了数字档案信息相关业务的正常开展和运行。

5、建设高校数字档案馆的人才问题

现阶段，高等院校档案机构中从事档案工作的档案人员的综合素质和专业技能水平都不够，这也是许多原因导致的：目前人们对于高校数字档案馆的认知不多、工资待遇较低、一位工作人员需要从事多种工作使得人们觉得档案工作强度大等等。这些原因会造成从事档案工作的人员学历层次低、男女工作人员比例失调、工作的积极性差等现象的发生，在很大程度上不利于高校檔案工作开展，也不利于高校建设数字档案馆。

四、当前高校数字档案馆建设应该采取的策略

1、整合数字信息资源

高校每天各个部门和每个教职工、学生都会产生大量的数字信息，这些数据涉及到学校的教学、科研、行政、财政、后勤等各方面，需要我们经常对这些数字信息进行准确、及时的整理。首先，整合学校内的数字信息资源。其次，应该优化馆藏档案目录。对于传统的纸质档案、胶片、磁带等数据，我们应该有选择的、分步骤地实行数字化。最后，建立起档案信息网络。通过前期的分析和调查，确定好数字信息资源，构建起一个能够覆盖全校的档案信息网络，实现定期的从学校的各部门接收处理事先指定的信息资源，从而高校的数字档案馆才可以顺利的开展并得以可持续的发展。

2、完善基础设施的建设

基础设施的完备是高校能够进行数字档案馆建设的前提条件和有效平台，所以我们应该完善现有的基础设施。根据数字档案馆的功能需要，基础实施包括：计算机网络设备、档案系统管理软件、服务器、档案数字加工设备、存储设备等。具体有交换机、缩微胶片数字化设备、视频音频信息采集设备、数码照相、摄像机、扫描仪等。这些都需要高等院校通过争取投资来不断完善学校的基础设施。

3、建立档案信息安全管理体制

由于现阶段数字档案的安全受到了严峻的考验，所以高校应该切实的建立起档案信息安全管理体制。首先，国家应该尽快制定出网络安全发、国家信息安全法等相关法律，从法律上、制定上保证网络信息的安全以及数字档案的安全。其次，高校数字档案馆应该采取身份证、防火墙、数据备份等安全防护措施，及时、准确的对档案馆内的计算机设备进行维护。

4、提高档案工作人员的综合素质

档案工作人员的整体素质影响着高校数字档案馆的建设，这也要求高校要切实提高从事档案工作的人员的综合素质。首先，档案工作人员应该熟悉档案的专业知识，理解档案业务，精通计算机技术和网络技术。其次，高校既应该面向学校内外招聘有经验的、专业知识丰富的档案工作人员，又应该对于现有的档案工作人员进行相应的培训，提高他们的知识和业务水平，使档案工作人员能适应高校数字档案馆建设的需要。

五、结束语

高校建设新型的数字档案馆是不可避免的一个趋势，传统档案馆已经不能适应当代高校的发展需要，而数字档案馆又具有传统档案馆无可比拟的优势，所以众多高校应该切实开展数字档案馆的建设。而目前高校数字档案馆的建设还停留在一个初步阶段并存在不少问题，这就需要我们在未来的日子里通过整合数字信息资源、完善基础设施、建立档案信息安全管理体制、提高从业人员的综合素质等方面不断发展高校的数字档案馆。

参考文献

[1]冯惠玲.电子文件管理教程[M].人名大学出版社，2001.

[2]苏梅.论高校数字档案馆建设现状与发展趋势及对策研究[J].文教资料，2009，（15）.

[3]曾宪言.关于高校数字档案馆建设问题的思考[J].南阳师范学院学报，2010，（7）.

[4]方艳平.数字档案馆建设的障碍性因素分析[J].湖北档案，2009，（3）.

[5]李宇红.高校数字档案馆建设浅议[J].档案，2009，（4）.

[6]李翠萍.高校数字档案馆建设的现状、问题与发展[J].文教资料，2011，（3）.