基于现代人力资源管理的人事档案管理浅析

姚勇

【摘要】档案不仅是每一个企业的重要信息资源，更能够在人力资源管理中发挥极其重要的作用。但是在当前情况下，人事档案管理工作的成效还不够好，存在各类问题。本文从不同企业类型方面着手，基于现代人力资源管理视角，对人事档案管理工作中出现的问题进行剖析，针对每一个问题提出相应的可行性解决方案，以期能够提升该项工作的开展效果，促进各企业的进一步发展。

【关键词】人事档案；人力资源；管理

人事档案管理工作作为每一个企业管理体系中的重要组成部分，能够发挥很大的作用，对人力资源管理的发展有着非常重要的影响。在人力资源管理体系不断发展的背景下，越来越多的人开始关注人事档案管理的问题。但是，现行制度下不论是政府机关、事业单位还是公共管理部门，在人事档案管理方面都存在不同程度的问题，不同的企业受到单位类型不同影响产生的问题也不尽相同。本文将从不同的方向对这些问题进行分析。

一、人事档案在不同单位中的常见问题

（一）政府机关及事业单位。在政府机关及事业单位中，人事档案主要存在的问题是：首先，内容单一不全面。人事檔案一般是人事管理中长期形成并记载的，包括了员工个人及家庭的基本情况和信息，能够记录个人的特殊才能、工作表现、道德品行和主要经历等，通过所在单位集中保存以备后期查阅。人事档案中较为重要的内容就是个人才能和工作表现的内容，但是在很多政府机关及事业单位的人事档案中，往往缺失最重要的部分，只有简单的人员简历及自然情况。很多人事档案对人员的工作表现、个人特点、业绩情况等都没有详细的记录，无法从档案中看出个人特长和特点，这样的人事档案无法提供有效的信息，便不能成为单位后期选拔人才的依据。其次，人事档案的管理手段相对落后。在近些年现代化技术高速发展的背景下，人事档案也有着规范化和科学化的要求。但是很多单位现阶段对人事档案的管理仍然处在传统的管理方法中，档案收集和管理不当的问题时有发生，很多档案分散甚至丢失，对人事考察的整体性有严重的影响，这样的现状无疑降低了人力资源的使用效果，无法适应当前的人力资源管理发展现状。

（二）中小企业。一是人事档案真实性差。与政府机关及事业单位不同的是，中小企业的人事档案存在严重的失真性。尤其是近些年，随着科技的发展，档案造假更为便利，个人信息内容伪造等问题更为严重。假学历、假工作经验、假年龄、假身份等问题在中小企业的人事档案中频频出现。造成这种失真情况的原因主要有两个，其一是中小企业的人事档案管理人员不够重视档案管理工作，工作态度存在问题，对审查不够细致和严格。其二是人事档案管理人员普遍工作经验少，管理水平有限，对信息的真伪程度难以有效辨认，面对虚假信息没有有效的渠道进行鉴定或验证，只能够被动的接收和录入信息。这类虚假信息的存在严重影响了中小企业人力资源管理工作，不仅影响员工评估工作，更给企业发展带来安全隐患。二是人事档案缺失。中小企业的人事档案缺失问题比较严重。受到市场经济的影响，终身雇佣制在中小企业中很少施行，频繁的人员流动使得员工用工时限缩短，对人事档案管理工作带来巨大的挑战，加重的档案管理难度也使得档案缺失更易出现。部分企业受到能力限制甚至干脆不为员工建立人事档案。这一现状使得企业在用才、选才、识才方面存在安全隐患，亟待改善。

（三）大型国有企业。一是人事档案时效性较差。受到我国国情的影响，我国的大型国有企业中，人事档案管理方式与事业单位类似，管理内容往往集中在对人员经历的记录，这些档案大都3-5年才整理一次，每次整理时不再审核档案中已有的材料，而每次新加入的东西仅仅局限于一些工资变动表格和绩效考核表格，材料程式化严重，能够反映人员现状的材料较少，难以为企业管理者提供足够有价值的信息。二是人事档案管理技术水平相对落后。我国的大多数国有企业普遍沿用了传统的人事档案管理方法，以纸质的方式存放和管理，依然没有形成数字化的管理模式。这些企业受到其自身特点影响，全国各地的分公司较多，人员岗位变动较多，很多人员需要跨城市调配，当人员离开所在城市后档案却仍然留在原城市，人档分离的问题给档案的查找和存放带来严重困扰，也浪费了很多财力物力。

（四）外资企业。一是忽视人事档案管理。外资企业也是当前各类企业中的庞大分支，外资企业与其他企业不同，其对人员的考核往往更注重绩效，因此更多的关注人员招聘和培训，对人员的人事档案没有给予足够的重视，仅存的档案大都以纸质为主，有些企业甚至没有纸质档案，直接将人员档案委托给有关机构保存。由此可见，外资企业的人力资源管理上存在忽视人事档案管理工作的问题。二是轻视人事档案管理人员。外资企业当前还普遍存在的问题是，尽管其对人才和人力资源比较重视，但是却对从事档案管理的人员没有足够的关注，在外资企业从事档案管理的人员大都职位和薪资较低，都是人力资源部门中最低层次的人员，在企业发生重组或重大变动时，会被最先裁减。因此，外资企业中从事人事档案管理的人员在不断减少，人员流动性对其工作积极性和整体工作水平产生了影响。

二、解决人事档案管理问题的策略

（一）改变观念，提高重视。从上文的分析中能够看出，各类企业中出现人事档案管理问题时，往往都是受到思想观念的影响，企业的领导者未能够重视人事档案管理人员及工作是主要原因。如果能将人事档案管理工作提升到战略层面上，（下转第188页）（上接第180页）便可以通过人事档案为企业决策者提供更加客观的依据，帮助管理者对员工能力、素质及特点进行更为综合的分析。

（二）加强时效性和真实性。传统的人事档案普遍将重点放在对个人的历史记录上，每次整理档案的间隔时间较长，因此出现失真的可能性很大。现代档案管理应当彻底改变这一现状，缩短档案整理的时间间隔，不断增加个人近期情况和综合评定，合理拓展存档范围，将个人可公开的信息进行分类，存储并补充最新信息，确保档案得到及时的更新。同时，还应当尽可能保证档案内容的真实性，在进行档案录入时严格审核内容的可靠性，不能让档案形同虚设。

（三）采取先进手段进行现代化管理。在信息技术高速发展的今天，陈旧的管理模式对人事档案管理工作产生着严重的影响，因此应当尽可能的采用最先进的科技手段，实现网络化、自动化和一体化，改变传统的纸质媒介人事档案，形成数据化的档案资料，在企业内部开发数据平台，形成资源共享。

三、结论

人事档案作为我国人才的重要信息来源，是整个社会公共信息的重要组成部分。它通过社会载体，对国家人才进行分门别类，是国家或企业知人善用、选拔人才的重要手段。人事档案为人力资源管理提供可靠的人才资源和信息，成为选拔人才和重用人才的依据，为人力资源管理的发展带来动力。在企业竞争日益激烈的今天，企业人事档案管理工作必须要转变观念，适应现代化管理的需要，把档案工作延伸到企业发展的最前沿，积极拓展服务职能，为人力资源开发提供强有力的保障，进而推动企业人力资源发展。

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