浅谈干部人事档案的规范化管理

刘颖波

【摘要】干部人事档案工作是人事管理工作中的重要组成部分之一，是组织人事部门按照党的干部政策规定，在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载个人成长经历、真实再现干部本人德、能、勤、绩、廉等方面内容的文字材料，能够反映干部本人的基本面貌。

【关键词】干部人事档案；规范化；管理

干部人事档案管理，是人事部门工作中的一个重要组成部分，是做好干部人事工作的基本前提。目前人事档案管理制度并不完善，实施效果也不理想，没有落实到位，领导对这项工作也不够重视，人事档案的管理缺乏规范化，主要体现在人事档案管理人员的综合素质不高、缺乏专业性的人才、制度不完善、具体操作不规范等。去年笔者参与了干部人事档案的整理工作，切身体会到了干部人事档案工作的重要性，现就干部人事档案工作中存在的一些问题谈谈自己的一些想法。

一、干部人事档案管理工作的现状

（一）对干部人事档案管理工作不够重视。人事档案工作是一项业务性很强的工作。有的领导对干部人事档案的工作存在片面的认识，他们认为管理档案的人做的是一项枯燥的工作，一项默默无闻的工作，随便找个人也能应付此项工作，平时督促指导不到位。少数管档人员认为管理档案是个很轻松的职业，平时只要负责收集人员的基础信息以及相关的资料就可以胜任这项工作，随意性很大，责任心不强，对干部档案材料审核把关不严，致使不真不实的的档案材料归档入库，严重影响了干部人事档案的管理。

（二）制度不健全，归档不及时、不规范，造成档案材料的损坏、遗失。干部人事档案记录着每个人的成长过程，关系着每个干部的切身利益和政治前途。收集人事档案材料、补充人事档案内容，是贯穿于人事档案工作始终的一项日常性的工作。有的单位没有专业人士来管理人事档案，管档工作人员并不知道干部人事档案的工作程序，操作不规范，同意本人随便查看档案，不及时将档案材料补充进来，有时会遗漏某个重要的档案信息，将原始材料弄丢，这不仅对档案的完整性有很大的影响，而且对档案持有者也会造成不良的后果。加之某些单位政工人事部门工作人员变动频繁，使用档案不注意保护，损坏档案材料。

（三）档案管理人员的综合素质不高，专业性不强。档案管理每天工作单一，看不到什么成绩。大部分单位是一些年纪较大的人来担任档案管理工作，这些人综合素质普遍不高，没有学习档案管理的专业知识，没有经过专门的培训，有的管理人员图省事，不按照要求制作档案材料，发现干部档案材料缺失也不及时催报，还有的不知道对档案的整理、装订以及摆放有着严格的规定，甚至档案装错对象，归入他人档案，这就造成了档案材料不齐全、不规范的问题，自然人事档案的管理很难有突破性的进展。

（四）档案的存舍把握不准。档案材料分项很多，随意扩大收集范围，造成档案庞杂，降低了实用性，增加了工作量。缩小收集范围会缺失材料，影响完整性。整理工作中常会碰到分不清哪些材料要入档案，哪些档案可以舍弃不用进档案，哪些档案缺少可以补进来，哪些是第一手材料不能销毁等方面的棘手问题。

二、干部人事档案管理工作的重要性

干部人事档案记录了每位干部的个人简历、考察考核、学习进修、学术研究、奖惩处罚、工资待遇等情况，是一套完整的反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等方面的历史真实凭证。可以为组织干部人事工作和社会有关方面出具干部的历次任职凭证、工资变动凭证、党团关系凭证、学历层次凭证等，为晋升工资、晋升职称、房屋公证、解决老干部待遇、机构人事改革等提供有价值的服务，可以把档案中记载的内容作为重要依据之一。

干部人事档案在选拔使用干部上发挥着非常重要的作用，它是全面考察了解和选拔使用干部的一个重要依据，因此干部信息要及时更新，保证信息的真实可靠，才能為组织上准确选人用人提供参考依据。

三、做好干部人事档案管理工作的建议

人事档案的管理可以说是一个集体的核心，十分重要。针对干部档案管理中存在的问题，我们要采取有效措施，切实加以解决。可以先从制度入手，再提高档案管理人员的整体综合素质，规范操作，不断提高干部档案的管理水平。

（一）领导重视，档案规范化意识增强。各级领导应充分认识到人事档案工作的重要性，并把档案工作列入议事日程，给予档案工作大力支持。选配政治可靠、作风正派、责任心强、业务素质高的中共党员从事干部人事档案工作，专岗专责，对其灌输管理理念，强调管理细则，要求干部档案管理部门肩负起业务把关的责任，对档案收集、接收、查借阅、转递、保管全程把关，确保人事档案的真实性、保密性、完整性。

（二）加强宣传，提高大家对干部人事档案工作的认识。通过一些途径让大家对人事档案工作更多地了解，更好地认识，明白档案关系着每个干部的切身利益和政治前途。要加强宣传，使各级领导和人事档案工作人员充分认识到这项工作的重要性，把干部人事档案工作上升到政治的高度，以高度负责的态度，敢于担当的精神，有条不紊地认真做好、落实好干部档案的工作。

（三）建立健全各项制度，及时归档，档案材料要真实、完整、规范。制度是一个集体的灵魂，没有了制度，也就没有了规矩，古话说：无规矩不成方圆。的确，在管理人事档案这项工作中，同样也需要制度的约束。要制定切实可行的干部人事档案管理制度，要在适当的时间统一进行清理、催交，以保证人事干部档案的材料全部归档，收集到的每份材料要齐全，系列材料要系统成套，有头有尾。单份材料不缺页，无损坏。归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，是否符合归档要求，按照档案材料的分类原则，做到随办、随收、随审、随归，以提高干部人事档案材料收集的工作效率，从而达到干部人事档案的规范化管理。

（四）加强现代化管理，建立干部人事档案信息网络管理系统。当今处于信息化时代，干部人事档案的管理也应走上现代化。要跟上形势的发展，更新观念，深入进行档案管理工作的改革，选择配套的档案管理软件，在电脑以及其他设备中认真细致地录入每个人的个人信息并进行收集、存储和管理，方便随时调取、查看，更好地跟上干部人事档案工作的飞速发展。

（五）做好业务培训，提高政工人事人员的整体水平。做好干部人事档案的管理工作，要求管档人员要有一定的档案专业知识，更重要的是他们在思想上、政治上、工作作风、业务能力等方面都要过硬。组织人事部门要定期对档案管理人员进行业务培训，让其明确干部人事档案的归档范围、具体操作程序，也可以到上级管档单位跟班学习，不断提高档案管理人员的水平。新接手的管档人员上岗前要对其进行电脑操作、档案管理操作流程等专业培训。也可邀请管档单位每年深入基层指导工作，帮助解决基层单位人事档案管理上存在的困难，对存在的问题进行纠正。新、老干部档案管理员工作移交时，要履行交接手续，原干部档案管理人员要负责处理好手上遗留的工作，使新接手工作的档案管理人员能更进一步地做好工作。

人事档案记录了当事者本人的大量信息，反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等方面的材料，这些都直接关系到档案持有者本人，如果是因为人事档案的管理不规范而导致当事者求职的失败或是错过一些重要的机会，那么这些后果将是无法挽回的。可见，档案对于任何一个人都有不可估量的影响，它决定了一个人的前途以及未来的发展状况。人事档案管理的规范化应该引起大家的共同关注，我们应抓住当前有利时机，加强学习，实现档案管理的科学化、规范化、现代化，将人事档案的价值发挥到更大。