档案利用和档案价值分析

岳建文

【摘要】随着经济的不断发展，经济生活和社会生活都将有很多信息需要保存，这就涉及到档案。档案所保存的信息具有时效性、专一性以及地域性等等，这些特性让档案充分发挥了其经济效益和社会效益。档案是含有历史价值的社会记录。在本文中，笔者对如何利用档案以及档案所存在的价值进行了分析和探讨，希望能够促进档案工作的进步，进一步优化档案管理效果，提高档案的利用率。

【关键词】档案利用；档案价值

档案是在人类的社会活动中形成的信息记录，其能够直接反映出人类的生产活动，表现出人类的思维方式，将结果以文字、图表和声像等形式表现出来。档案记录着一件事情完整的发生过程，能够给后来的人们提供借鉴和凭证，帮助人们找到处理事件的依据，人们在使用档案时一般查找的是其中所描述的过程和结果。

档案反映人类社会发展的过程，记录了关于社会的林林总总，具有社会性。档案的性质是记录当期历史，在时代的变迁中不具备现实效应，这就意味着档案具备历史性。档案的价值一般是档案的凭证价值和情报价值，如何让这些价值更好地发挥就是档案的利用，而这就是档案的利用价值，所以档案的利用与档案的价值两者是相互的，两者需要相互支撑，共同协调促进档案的发展和更新。

一、档案的价值

（一）档案的凭证价值。档案的凭证价值是档案中最重要的价值，它是结合历史的依据所形成的，所具有的价值更高。档案的凭证价值记录着历史实物的特性，给现代社会提供着更加宝贵的价值，但是，随着社会的不断发展，许多的档案管理者感受到档案的凭证价值不利于现在社会的利用，难以给社会经济提供较好的支持。档案凭证价值不利于利用主要有以下几个方面：

1.时效性。档案的凭证价值就是将过去的历史信息进行汇总、归类，随着时间的推移，档案所具有的凭证价值也在不断减少。比如在房屋权、土地权的使用上，随着使用者的过世，这些使用权所呈现出来的档案凭证价值就没有了效益，所具有的价值也不多了，因此，这些档案的凭证价值也随之消失了。所以，档案的凭证价值在某一段时间内有着一定的利用效果，它所具有的时效性导致了档案的凭证价值变小。

2.专一性。档案的凭证价值所体现出来的专一性主要是指档案的使用者和有关价值的档案是一对一的，即档案的凭证价值只对和它有关的人或者事起着价值作用，对于不相干的人不起凭证价值作用。档案的凭证价值所具有的专一性导致了档案数量的增多，这样只会增加档案管理者的档案管理工作，同时又不能较好地发挥档案的凭证价值。

3.区域性。档案的凭证价值是针对于某一个区域的，即A地的档案就不对B地产生凭证价值，所以档案的凭证价值所具有的区域性极强。对于一些异地的人来说就非常不方便，他们去到另外一个区域，当地没有他们所拥有的档案，发挥不了档案的凭证价值，因此，在现在这个信息发达的社会，这样的档案利用方式难以得到保留。

4.一次性。档案是方便权益受到侵犯时所查看的，因此档案的凭证价值一般是具有一次性的。总之，档案的凭证价值所具有的这些不利因素，都会制约档案凭证价值的发展，限制了档案的利用。

（二）档案的情报价值。档案的情报价值又称为档案的参考价值以及作用。档案之所以具有较强的作用，就是因为它具有较强的情报作用，使用者可以参考档案上所给出的作用和价值充分地做好工作，因此档案对于使用者来说是一种重要的信息资源。随着社会经济的不断进步，档案的情报价值逐渐发生了转移，将其转移到了报纸报刊上、书籍中、网页信息中等等，这样的转移只会导致档案的情报价值利用率下降，对档案的情报价值的提升没有任何的推动作用。无论是在过去还是现在以及未来，档案的存在方式都将是纸质的形式，过于的网络化只会导致档案的情报价值降低，最终影响档案价值的利用。随着网络化的不断推进，政府也在不断推动档案向着信息化、网络化方向发展，许多的档案逐渐轉移到了网站上，档案情报价值转移速度在不断加快，其本身的价值却在不断降低。

二、对于档案价值的保护

随着社会信息的不断涌入，档案在朝着信息化发展的过程中，不仅仅需要一些网络化的档案管理形式，也需要一些实物档案，即纸质化的档案形式。档案的凭证价值和情报价值随着时间的推进所体现出来的价值也不断在降低，这都需要档案管理人员进一步进行保护，提升档案价值，提高档案的利用率。在现在社会中，对于档案价值的保护可以分为网络信息化保护和实物档案保护，网络信息化保护就是利用现有的档案数字化信息系统进行档案信息的归类，在查询和利用档案时可以更加方便快捷；实物档案保护就是在利用档案数字化的同时结合纸质形式，防止档案的丢失，同时也能够提升档案价值。

（一）档案数字化管理。随着互联网时代的到来，计算机技术开始进入人们的生活，并且其应用技术造福了社会，包括对档案保存的数据化，使其对档案的管理以及保存起到了十分显著的作用。在档案的管理体系中，由于档案随着的时间推移，数量越来越多，对于存放、查找以及质量管理都存在很大的问题，但是通过现代科技技术实现了档案的电子数字化，轻松解决了传统管理体制的存放、查找等问题。

档案数字化是指运用计算机应用技术对档案进行录入，将纸质的档案变成信息数字化。这样一来，就形成了档案信息库，建立相应的目录，以便于对档案信息进行管理。档案数字化建设是一项工作量十分巨大、投入资金多，并且人才需求十分广泛的一个系统工程，在这一项工程里，环节十分复杂，并且环环相扣，这就需要专业的档案管理人员对档案进行汇总或者分类，特别需要注意的是，对于档案的保存需要具有实时性，即及时将档案进行数字化管理，这样才能够较好地提高档案的价值，加强对档案价值的保护。

档案数字化把资源信息进行归类和总结，在必要的时候为使用者提供有效信息，档案数字化便利了档案的管理，促进了资源的有效应用。在接到某一档案时，相关人员就可以将档案资料进行归纳、总结，再归入档案数字化管理中，这样的方式比起以往传统的档案管理方式更加便捷，在今后的查阅中也会更加清楚。档案数字化给档案管理带来了便利，提升了档案价值的利用率，也方便了今后档案使用者的查询。另外，档案数字化能够让社会共同享用信息资源，保证资源的合理有效利用，这样就能够防止档案价值的流失。在这个资源信息丰富的社会，经济的发展离不开资源，档案数字化能够起到资源整理和资源利用的作用，为经济发展提供必要的资源信息。

档案数字化在经济发展的同时记录着经济信息，由档案工作人员进行信息的分类、总结，在经济发展时提供经济所需的信息，促进经济又好又快发展。档案数字化体现着这个社会的信息化、科技化，能够给社会经济带去必要的社会信息，为经济创造更多的良机，同时也增强了档案的价值属性，为档案在今后更好地得到利用提供了保障。

（二）实物档案管理。前面我们说到将档案进行数字化管理，但是在档案管理形式之下还应该设置实物档案管理方式，这样才能够更好地保证档案价值得到保存，同时也提高其利用率。实物档案就是一些具有档案属性的物品，经过收集、整理后，形成的实物档案合集。在现实生活中，我们能经常看到档案室，不管是学校还是公安局，都设有档案室对档案进行集中管理。实物档案管理形式区别于其他档案的显著特点就在于它的形态不一，是多样化的。但是，实物档案与其他类型的档案所表现出来的性质一样，它们都可反映出集体和个人的发展轨迹，但实物档案能够更直观地反映出一个组织或部门及个人在一段时间内所做工作的过程和工作所获的成果。只有完善的实物档案管理制度，才能保证档案资源的完整性，才能更好地记录过去的发展轨迹，发挥出档案资源直观、易懂的优点，起到积极的宣传作用，促使档案的价值得到利用，使档案管理成为生动的教材，对教育起到激励的作用；在文化的交流中展示、弘扬我国文化。

实物档案的分类标准是多种多样的，必须要根据各单位的实际情况选择不同的分类方式。但通常情况下，按照实物档案的内容分类是最简单、方便的，按照实物档案的材质进行分类也是较为普遍的分类方法。对不同价值的實物档案也可按照保存时间的长短或是否销毁进行处理，提高实物档案保存的质量，同时也提升档案的价值。对档案进行分类后要进行编号、著录，使用能反映实物档案各项情况的标签表，方便管理和检索。对于实物档案管理方式来说，最重要的就是要有条理性、协调性，不可以将档案信息混乱。实物档案管理的形式对档案价值是另外一种保护，对于保存和提升档案价值都有一定的效果，在今后的发展中，档案的价值保护需要档案数字化与实物档案管理两者结合，共同为档案凭证价值和情报价值提供支持，进一步促进档案价值利用率的提升。

三、结束语

综上所述，随着经济的不断发展，所涌出的信息量也将不断增加，所以档案的作用也在逐渐加大。档案的价值对于现代社会经济上的支撑力非常强烈，在未来的发展上，经济社会将会加强对档案的利用，因此这就需要档案管理人员加强档案的管理，让档案价值得到提升，同时也能够提升档案的利用率，使档案具有一定的利用价值和保存价值，便于今后的利用。

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