实现档案信息资源共享的策略和方法

邓佳

【摘要】本文分析了档案资源管理现状，实现档案信息资源共享的策略、方法，推进档案信息资源共享目标的实现。

【关键词】档案信息资源共享；策略；方法

档案信息资源共享就是运用计算机网络技术，使档案信息能够在网上同时为众多的使用者共享。使用者通过互联网随时可以进入网站阅读档案信息，可远程阅读档案，免除使用者长途奔波的劳累，节约时间，满足社会对跨馆际、跨时空查询档案的需求。其优点是方便、快捷、利用率高、存储信息量大，充分体现出档案信息的价值。要将档案信息的作用最大化体现出来，进而有效促进档案事业的进一步发展，我们必须不断加快档案信息资源管理工作的现代化建设步伐，加大档案信息资源的开发力度，逐步实现档案信息资源的共享。

一、多数档案资源管理现状

长期以来，我国档案馆藏自成体系，追求“实体”拥有，一直都认为档案馆藏的成绩与档案保存的数量有着最直接的关系，所以在日常管理中一直存在着重保管、轻利用的现象，服务对象也仅仅局限于本系统、本区域。在这样的情况下，我国馆藏档案的数量逐步增加，馆库逐年饱和，馆藏结构单一，没有管理特色，很多实物保存价值含金量不高，利用率低，不少档案已经到期，鉴定工作却没有开展，该处理的得不到处理，无价值的档案占据大量的储存空间，造成了档案库存量大，重复存档较多，影响新形成的档案进馆。档案作为一种信息资源，不开发、不创新管理，就不能充分发挥应有的价值，这就造成不能实现资源共享的原因。

二、实现档案信息资源共享的策略、方法

（一）优化馆藏结构，强化基础业务建设。丰富而优质的馆藏，是档案馆工作的物质基础，如果这个基础不雄厚，档案馆的技术设备无论怎样先进，也无法充分满足社会对档案信息的需要。丰富馆藏档案，确保各类载体形式的档案资源都能够完整、系统地进馆。与此同时，还应该把控好案卷的质量关，以此来让馆藏档案的质量得到充分保障。

（二）实施档案信息数字化。档案资源数字化是实现共享的前提。具体来说，在整个档案数字化的加工过程中，主要包含了档案调卷、免拆卷、整理和著录、影像处理、档案扫描、完整归还、数据质检、数据备份以及数据挂接等内容。具体加工流程为：调卷→著录→扫描→处理→质检→归还→备份→挂接。在这其中，档案扫描的分辨率通常都为300DPI，相应的存储格式为“TIFF”，基本以黑白扫描为主，特殊情况下也会将颜色设置为“灰度”（比如在扫描照片的时候）。影像处理要以视觉清晰、页面完整为准，要保留文件编号与文件页码。扫描完成之后，应该对每一个案卷目录下的扫描文件进行逐条的检查，检查这些文件是否能够正常打开、目录与扫描文件是否一致、相应的页数是否正确等。同时，还要对每一个映像文件的清晰度、倾斜度、格式、分辨率等逐一进行检查，检查是否存在页面信息不完整、缺页、重页以及漏页现象。

档案装卷：在将档案资料进行装订之前要进行一系列的检查，检查是为了保证内容的正确性。自然了，检查过后的盒面各种编号要与文档中的相同，同时也是为了保证档案资料的排放顺序不会出错。要让档案保持在拆封之前的样子，检查的目的是纠正错误但绝对不能使档案的装订法则发生变化。如此一来，检查过后的档案就能保证数量和内容的准确性。

数据备份：在实际的扫描过程中，相应的管理人员应该再备份两份以上不同阶段的数据，备份工作要贯穿整个扫描、质检过程，然后再以DVD光盘为终端，实现对全部数据的刻录，最终将全部数据在计算机硬盘上备份。

（三）运用电子计算机实现档案管理的自动化。在实际的档案管理过程中，计算机技术的引入不但可以提供基本目录与各种统计数字，还可以接收档案的记录与统计，另外还能办理档案的归还、借阅手续以及报告鉴定与档案销毁的期限等。与此同时，在档案的检索与编目过程中，如果按照固定的格式将档案文件的形式和内容特征输入进计算机后，计算机即能根据事先編制好的程序迅速将这些输入进来的内容编成文档，而所编成文档的总和即构成了所谓的计算机数据库。基于这样的数据库，档案利用者在查阅档案的时候仅仅需要按照某种排检项提出相应的查询要求，即可在很快的时间内获取相应档案的档号及存放地方，并且以计算机屏幕或打印机打印的方式来通知利用者最终的结果。

（四）加强档案管理人员的队伍建设。1.只有在政治上具备了较强的敏锐性、坚定性，档案工作者才能确保相应档案管理工作的安全性、可靠性。因此，档案工作者理应将 “讲政治有信念”“讲规矩有纪律”“讲道德有品行”“讲奉献有作为”作为行动指南，保持清醒的政治头脑，做靠得住、信得过、能放心的合格档案管理人员。2.从事档案工作的人员不仅要牢固掌握相关档案管理工作的规律与方法，还应该精通档案业务。这就要求档案工作人员应当具有广博的知识，注重文化基础知识的学习，树立终生学习的观念，按照科技发展要求，多参加业务能力培训，建立一支具有信息采集、经济分析预测、数据处理软件开发、硬件运行维护、通信保障、系统分析与管理、信息科学研究、业务素质较高的专业管理人员队伍，档案信息资源共享才能有保障。

三、结语

实现档案信息资源共享是一项复杂的系统工程，必须贯彻“统筹规划、国家主导、统一标准、联合建设、互联互动、资源共享”的中国信息化建设的指导方针，必须坚持以大力发展数字化档案馆，面向社会开放、开发和利用档案信息资源为主题；合理配置档案信息资源，走联合之路，实现各种文献信息资源的互补；加强现代化档案队伍建设，优化知识结构；采用先进的信息技术和通信技术，建设档案信息网络；按照循序渐进、分期分批上网的原则，推进档案信息资源共享目标的实现。