对档案人员参与信息系统建设的几点思考

张楠楠++王沫

【摘要】】档案人员参与信息系统的建设，是实现电子档案长期保存、文档一体化管理和建立完整元数据体系的题中之义。而且，档案人员参与信息系统的建设，对完善信息系统建设、打破信息孤岛、深入挖掘档案信息为业务工作服务具有重要的意义。

【关键词】档案人员；信息系统建设；长期保存

随着信息化的发展，政府、企业开发了各种信息系统来满足办公和业务工作（本文不再区分办公信息系统和业务信息系统）的需要，提高了工作效率，规范了工作流程，顺应了时代的发展。政府和企业在建设各类信息系统的过程中，参与的主体基本上包括两类人：一类是系统需求部门人员，负责提出系统需求。另一类是信息化人员，负责提供信息化技术支持。笔者认为，在各类信息系统的建設中，还应当包含档案人员在内，而且，档案人员应当从电子文件长期安全保存的高度参与到信息系统建设中。

一、档案人员参与信息系统建设的必要性

（一）档案人员参与信息系统建设是档案长期安全保存的要求。在政府和企业信息系统建设过程中，目前的两类参与主体的关注点是，系统能否满足工作需求，提出的需求一般包括系统建设的目的、系统建设的模块、系统建设的基本功能、工作流程建设以及一些附加功能，很少有人关注通过系统生成的电子文件在完结业务流程的若干年后，人们是否还能像现在一样打开当年的一份文件，当年的文件效力是否还在。因为信息系统和系统存储的电子介质都可能面临技术过时的风险，存在未来无法恢复现有电子文件信息的情况。电子档案长期保存问题一直是档案界研究的课题，并且已经取得了很多的成果，档案人员更加清楚电子文件长期保存的要求和实现方法，档案人员参与信息系统建设，对确保信息系统中电子文件信息的长期真实有效，有积极的作用。

（二）档案人员参与信息系统建设是文档一体化管理的要求。电子文件管理与传统纸质档案管理不同，传统纸质档案单一的保存载体就可以保证其真实、有效，而且在传统纸质档案管理中，文件和档案有着明确的分界线，归档前是文件，归档完成后，文件转化为档案。但是，在电子文件管理中，从电子文件到电子档案的过程是统一的、连续的、不可分割的，根据电子文件的这一特点，必须建立一个文档一体化的管理流程，档案员要对电子文件从产生到保存或销毁的整个过程进行管理。

（三）档案人员参与信息系统建设是建立完整元数据体系的要求。在电子文件管理中，电子文件、元数据、背景信息三者共同组成了电子文件保存的基本信息。其中，元数据是实现对电子文件进行科学、有效、动态、集成管理的基础，其重要程度被外国学者喻为是电子文件管理中的“血液”。元数据是预先制定的标准、方案、体系或规则，是对具体数据的抽象，是数据的数据，信息系统在开发时，依据预先制定好的元数据方案去记录相应的数据。元数据体系，决定了电子文件信息数据的获取程度，同时，也决定了电子文件背景信息的内容和数量。档案领域的元数据标准已经逐步出台，《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009），《照片类电子档案元数据方案》（DA/T54-2014）等，档案人员参与信息系统建设，有助于将相关标准的要求纳入到信息系统建设的过程，实现完整元数据体系的建立。

二、档案人员参与有助于工作的发展

（一）确保信息系统在建设之初，就能符合电子档案长期保存的要求。档案人员通过确认元数据设置是否合理、电子文件流转流程设置是否合理、XML封装结构是否完善、电子文件加解密手段是否合理、信息系统与档案系统的接口是否畅通、信息系统升级改造对已有电子文件的影响等，确保信息系统在建设初期，就能够符合电子档案长期保存的要求，为将来电子文件的归档工作打好基础。

（二）打破信息孤岛，实现信息资源共享。信息系统是依据不同的需求建立的，系统内的信息资源存在结构分散、存储形式不同等问题，而且，信息系统与信息系统之间相互独立，没有建立信息系统间的关联。但是，随着信息一体化的发展，打破信息孤岛的需求日益强烈。档案人员面对的是某一个全宗单位的全部档案信息，掌握着不同档案信息的连接点，档案人员通过在不同信息系统间建立连接点，并且通过连接点的指引，打通各个信息系统的关联，实现信息资源的共享。

（三）深入挖掘档案信息资源，将档案编研的成果直接满足业务需求。传统的档案编研需要经历“熟悉馆藏—确定选题—选择材料”的过程，电子文件时代的档案编研则有很大的不同。在信息化环境下，档案编研的选题、选材范围都比较大，而且档案信息资源随着电子文件的产生同时产生，不需要进入档案管理阶段就可以开展档案编研工作，这样，编研成果为业务工作的助力作用更加明显。档案人员参与信息系统建设，可以在系统建设初期，将特定的编研要求设置在系统内部，直接或间接从信息系统提取要素，并将提取的要素作为单独的模块进行汇总、分析、发布，这样，编研成果就可以直接满足业务工作的需要。

三、结束语

档案人员参与信息系统建设是档案长期保存要求的题中之义，但是，这对档案人员的信息化管理素质也提出了更高的要求，信息化时代的档案人员不能只埋头于“故纸堆”中，要积极学习新的技术、新的理念和新的要求，勇于打破“文档分治”管理模式，促进档案工作的发展，为企业发展助力，为社会发展助力。

【参考文献】

[1]赵屹.数字时代的文件与档案管理[M].上海：世界图书出版公司，2014.

[2]潘玉民.新契机：转型中的档案工作研究[C].上海：世界图书出版公司，2010.