论行政事业单位档案信息安全保密管理的创新

岳畅

【摘要】新形势下，行政事业单位档案信息安全保密管理工作需要适应新发展和新变化，转变传统模式，创新思路，不断提升信息化时代背景下档案信息安全保密管理工作的新水平。

【关键词】信息化；档案信息；安全保密；研究

当前，随着我国互联网技术、物联网技术的迅猛发展，经济社会发展对行政事业单位档案信息安全保密工作也提出了更高更新的要求。新形势下，行政事业单位档案信息安全保密管理工作需要适应新发展和新变化，转变传统模式，创新思路，不断提升信息化时代背景下档案信息安全保密管理工作的新水平。

一、信息化时代下行政事业单位档案信息工作面临的挑战

当前，行政事业单位档案安全保密管理工作中主要存在的问题体现在以下几个方面：

（一）在档案管理方面缺乏标准与规范。我国从事档案管理工作者现状：对档案管理工作熟练的人，信息化技术方面却比较薄弱；而精通信息化技术的人，对档案管理工作却知之甚少。具备档案管理与信息技术两方面知识的专业人才匮乏，这一现状，尤其突出地表现在基层档案管理部门。由于这类人才的缺乏，导致档案查阅、管理、保密等方面存在不便和漏洞，管理信息软件的运用技术普及率低，更无法统一档案信息化管理工作的标准，即便有一定标准也无法做到全面推广，只可以在某一部分或某一专业应用。为保证档案管理工作健康有序地发展，有关部门亟待出台相对统一的档案信息化管理的标准，开发兼容性较强、易于操作的相关软件，组织相关人员培训，逐步完成档案管理信息化的进程。

（二）对档案管理的重要性认识不足。档案管理是日常管理工作中的有机组成，其主要功能是为工作单位提供有关的资料管理服务。但现今的档案管理工作伴随社会的发展、市场经济的进步，档案管理人员大都存在着服务意识以及保密观念不强的问题。不少单位对档案管理工作的具体内容、工作性质以及工作内容也较为陌生，把管理文件的工作思路妄加于档案管理，这就导致了其按照统一原则与办法管理档案的不可能性，工作单位也会因此导致在资源充分开发及合理利用上的短板。

（三）档案管理的信息化水平偏低。转变档案管理模式，引入计算机、网络等信息技术，对管理资源进行数字化转换，就是当代档案管理的信息化理念。目前，我国基层档案管理的信息化程度普遍偏低，甚至有的还是许多年前的水平，给档案的阅档等带来了极大的不便。虽然我国在许多领域高度信息化，但是由于档案的特殊性，我国的档案管理信息化水平与国外的相比较为落后，尤其是基层组织的档案管理，更是如此。而且我国的档案管理信息化水平的发展还不够完善，导致我国的档案管理软件与很多工作机构的工作性质不适配，无法在档案管理中体现出来，这种情况在一定程度上限制了档案信息化在各工作单位的实行。

二、构建行政事业单位档案信息安全保密管理的创新思路

（一）健全完善并落实档案信息安全保密管理工作制度，加强档案审查管理，提升行政事业单位档案管理的水平。现阶段，国内很多行政事业单位因缺乏创新思维，致使檔案管理方式和模式都相对滞后。因此，行政事业单位必须要对本单位现存的信息保密制度进行深入分析研究，然后找出现存制度中存在的漏洞和缺陷，有针对性地制定完善单位档案管理制度、健全档案管理措施和保密工作制度，严格的制度和相应的惩戒是提高档案保密度的“两把并行快刀”，所以还要安排专人负责后期制度的执行和落实，一经发现存在与制度不符或者危害制度进行的行为，立刻惩处。只有这样，才能夯实事业单位档案信息保密工作的制度基础。当事业单位相关保密工作制度得到完善与落实之后，还需要加强对档案的审查与管理，档案有绝密和非绝密之分，对绝密档案就要制定更加严格的保密制度和保密时间，当保密时间过了以后，就没有必要浪费过多的人力、财力进行管理。

（二）提高档案管理人员安全保密管理意识，加强档案人才培养机制，提升档案管理的整体水平。加强对档案管理人员的培训是档案安全保密工作与档案管理信息化的重点。在进行培训时，应加强对保密工作相关知识的学习，并不断提高档案管理人员的业务技能，使其档案信息化管理的实践能力不断提高，从而逐渐形成一支纪律严明、政治合格的档案管理队伍，切实提高档案信息化管理水平。通过培训，使档案管理人员的安全保密意识得到加强，在加快信息化进程的同时，逐步建立健全安全保密制度。加强对档案人员的教育和管理，使档案管理人员充分了解国家的相关管理规定，并努力提高档案管理软件的应用水平，以满足档案管理现代化不断发展的需要。人才是档案信息化建设的关键。要树立档案信息化的人才观，把建设档案队伍、提高档案管理人员综合素质放在首位。加强实践创新，强化档案管理人员与信息化知识的有效衔接，提高自主创新意识和安全责任意识。注重实行量化考核，将档案工作纳入岗位目标管理考核，各业务部门确定专兼职档案员，实行专人负责，严格审查。确保档案信息化管理工作，在核对、签字、拆封、检查等环节上严格审核，建立纠错机制，确保档案完整性和信息准确性。加大对档案工作人员的学习培训以丰富他们的档案知识，提高工作实践能力，促进档案工作向标准化、科学化和信息化发展。

（三）加快推进行政事业单位档案管理信息化进程。行政事业单位也应该提高自身的忧患意识，并对其行业改革的发展趋势与市场竞争中的规律予以把握，加强在档案管理信息化的发展环境下对档案安全保密的规律性研究，凭借档案管理技术与制度的创新来确保档案信息的安全保密，并使自身的档案管理条件与国家的档案信息化管理软件更加适配，加强档案管理信息化的落实，运用数字化管理方式对档案进行管理，运用档案备份、对档案管理软件进行杀毒、设置防火墙等措施，有效保证档案信息的安全，进一步提升档案信息安全。不断适应现代化建设的新要求，从而减少我国信息化进程中的难题，提高我国档案管理信息化的进程。

在“互联网+”新常态下，档案保密工作也面临着新的难题和严峻的挑战。每一名从事行政管理和档案安全保密工作的同志都要自觉地树立安全保密意识，严守保密守则， 充分总结时代发展特征、任务和形式等，及时改进组织架构，实现科学有效的统一领导、分级管理，创造性地开展档案管理工作，探索建立健全适合本单位本部门的管控机制， 加快建设“智慧”信息化档案建设的步伐，自觉维护档案信息技术的安全。

【参考文献】

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[3]李玲.档案管理的安全保密及信息化档案管理研究.办公室业务，2015（5）.

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