文书档案管理中存在的问题及对策

曹梅

摘要：一直以来，文书档案是企事业单位决策的重要参考依据，文书档案管理也是经营管理的重点环节，其管理质量将直接决定企事业单位资料信息的完整性和准确性。然而在当前的文书档案管理工作中仍然存在不少的问题，导致文书档案的作用无法充分发挥出来，给企事业单位的发展带来了一定的阻碍。本文将对事业单位中文书档案管理工作常见的问题加以分析，并提出行之有效的解决对策，以期全面提高文书档案管理质量，促使文书档案更好的为事业单位的发展而服务。

关键词：文书档案管理；问题；对策

文书档案是企事业单位生产和经营活动中产生的资料信息，涵盖了生产活动的方方面面，在企事业单位中有着不容忽视的重要地位。但是从目前我国事业单位的文书档案管理现状不难发现，事业单位对文书档案管理的认识不足，经常与档案管理相混淆，而且管理人员的个人素质和技术水平也不能满足管理工作的实际需求，这些都为文书档案管理增加了难度。为了保证国有企事业单位的健康发展，应提高对文书档案管理的重视度，并针对上述问题采取切实可行的解决措施，为文书档案管理提供支持和保障，促使文书档案的效用得到最大化的展现。

一、文书档案管理工作中存在的问题

（一）事业单位对文书档案管理的认识不足

一般来说，文书档案管理工作的实效性主要取决于管理者的态度，管理者对文书档案的重视程度越高，投入力度越大，文书档案的管理效果也会愈发理想，反之亦然。但是在很多事业单位中，管理者对文书档案管理的认识都不够全面，认为该项工作与单位的经济效益联系不大，无需投入过多的关注，既没有制定完善的管理制度，对管理人员也缺乏监督，致使文书档案管理流于表面，无法落到实处。

（二）文书档案管理和档案管理相混淆

文书档案管理和档案管理二者之间有着密切的联系，文书档案管理是档案管理的重要组成部分，也是决定档案管理能否顺利开展的必要前提条件，应将这两项工作区分开来，切实做好文书档案管理，并加强与档案管理工作的协调和衔接，为档案管理的开展打下良好的基础。由于部分单位將文书档案管理与档案管理混为一谈，使得管理人员的职责不明，工作效率十分低下，严重影响了文书档案管理的质量，同时也制约了档案管理工作的开展。

（三）管理人员素质不高

事业单位文书档案管理工作中还经常存在这样的问题，即管理人员的数量不足，大多是由负责档案管理的员工兼任，这些管理人员的知识储备和工作技能不足以胜任文书档案管理工作，给文书档案管理工作带来了巨大的风险，信息的安全性也无法得到保障。与此同时，一些单位对于文书档案管理人员也缺乏技能培训，在岗员工虽然具有丰富的档案分类、立卷和保管经验，但是自身的技术水平较为落后，不少管理人员仍然采用传统的管理技术和方法，对于文书档案管理的效率和质量都产生了不利的影响。

二、优化文书档案管理的有效措施

（一）全面、正确的认识文书档案管理工作

事业单位的管理者作为领头人和风向标，将对全体员工的思想和行为产生导向作用，要想保证文书档案管理工作的有效开展，首先要提高管理者对该项工作的重视程度，并将文书档案的重要性普及给相关工作人员，使他们能够充分认识到文书档案管理之于自身和单位发展的紧密联系，从而转变以往的错误思想，全身心的投入到文书档案管理实践工作中。另外，还要加大资金和技术的投入力度，为管理设施的引进、管理人员的培训和薪酬发放、以及管理技术的革新提供强有力的支持。

（二）完善管理工作环节

文书档案的管理需要众多部门和员工的大力配合，应加强部门之间的沟通和协调，最大限度的调动员工的工作积极性，确保文书档案管理真正得到贯彻执行。一方面，要制定规范、严谨的工作流程，对各个部门的职责进行详细的划分，为文书档案管理提供工作依据，以便及时发现并解决实际工作中出现的各类问题，将文书档案管理中易于发生的风险隐患扼杀在萌芽之中，保证文件资料的完整性和真实性。另一方面，文书档案要使用统一的格式，纸质文档要做好清洁处理，同时重视加强文书档案管理与档案管理的衔接，促进事业单位管理的规范化发展。

（三）提升管理人员的综合素质

在网络信息技术高速发展和普及推广的背景下，文书档案管理也要积极采用现代化的技术手段，这就需要管理人员与时俱进，学习先进的管理知识和信息技术，提高自身的综合素质，以适应文书档案管理的工作需求。要定期组织对管理人员的培训和教育，将培训与绩效考核相挂钩，参与培训的全体人员在培训结束后都要接受考核，以检验培训效果，调动管理人员的培训积极性，确保管理人员能够按照规定、有目的、有计划地参与继续教育，提高档案管理队伍的整体水平。此外，还要引进激励机制，提高管理人员的责任感，激发管理人员的工作热情，避免主观因素引起的文档资料缺失和遗漏，保证文书档案的安全。

（四）确保电子档案的有效保存和安全性

电子档案是应用计算机信息技术进行的，应用该技术可以大批量地处理文件，收集整理大量的信息，为文书档案管理工作的高效进行提供了技术条件，大大节省了管理文书档案所需的时间。但是必须确保电子档案的有效保存和安全性。首先，在保存这一块应该提高危机意识，注意及时保存文件信息，采取数字备份功能等，这样可以避免停电或者计算机突然发生故障而致使文件信息的丢失。其次，在安全性这一块需要计算机技术人员的参与，给计算机安装正规的防毒杀毒软件、防火墙，预防计算机受到非法攻击导致档案信息丢失、泄漏，确保电子档案的安全性。

三、结语

文书档案管理是一项专业性、系统性的工作，需要给予足够的重视，加大资金投入力度，建立规范化的工作流程，提高管理人员的综合素质，对电子档案采取特殊的防护措施，确保文书档案管理的各项举措能够真正的落实到位，以增强文书档案的使用价值，促进档案管理工作的长效开展，从而为档案管理的可持续发展奠定坚实的基础。

参考文献：

[1]张聪.试论文书档案管理中存在的问题及对策[J].现代交际，2015（07）.

[2]李亚男.浅析新形势下文书档案管理问题及对策[J].办公室业务，2015（15）.