高校教育基金会捐赠经费管理信息化的研究

2017-07-01毛月焕

财会学习 2017年12期

毛月焕

摘要：高校教育基金会筹集的社会捐款已成为高校重要的资金来源之一。捐赠收入作为高校基金会收入的主要来源，数额日益庞大，然而高校基金会在捐赠经费管理上却仍然是传统的“人工+Excel”管理模式。为了更好地对捐赠经费进行管理，我通过分析传统模式下高校基金会捐赠经费管理的现状及存在的问题，着力从信息化角度着眼来梳理捐赠经费管理的流程，并基于此提出改进捐赠经费管理的具体思路，为捐赠经费精细化管理提供指引和建议。

关键词：信息化；高校教育基金会；捐赠经费；管理

当今世界，信息技术创新日新月异，以数字化、网络化、智能化为特征的信息化浪潮蓬勃兴起。捐赠收入作为高校教育基金会收入的主要来源，数额日益庞大，比如2016年度我校教育基金会接收捐赠15.89亿元，然而在捐赠经费管理上却仍然停留在“人工+Excel” 传统的管理模式上，存在信息传递和沟通不畅、重复劳动等问题。信息化的蓬勃发展为高校教育基金会捐赠经费精细化管理提供了很好的条件，如何利用信息化手段加强对捐赠经费的管理愈来愈值得我们探讨。

一、传统模式下高校教育基金会捐赠经费管理的现状分析

高校基金会通常对其收到的捐赠款项按照项目进行核算和管理。高校基金会的捐赠项目是指高校基金会接受货币或实物捐赠所形成的具体项目。捐赠项目一般由基金会项目管理部门和财务部门共同管理，每个项目单独设立财务项目号核算，专款专用，并实行项目负责人制度。

高校教育基金会捐赠经费管理以捐赠协议的签订为起点。由高校基金会签订的捐赠协议涉及到三方即高校基金会、院系、捐赠方。其中高校基金会为受赠方，其项目管理部为捐赠协议的归口管理部门；院系为捐赠款项的受益方，对捐赠经费的使用负直接责任；财务部门为捐赠收入入账和经费支出的审核部门，是捐赠收入的归口管理部门。传统模式下捐赠经费管理流程具体见图1。

根据图1所示，捐赠经费管理主要涉及到捐赠协议签订及管理、银行到款的管理及查询、捐赠收入的确认、捐赠票据的开具及领取、项目印鉴的备案等工作。捐赠经费管理主要涉及到院系、基金会项目管理部、財务部门三个部门。主要职能部门在捐赠经费管理中主要职责及分工如下。

（一）院系职责

1.与捐赠方沟通、达成初步捐赠意愿，向基金会项目部递交捐赠协议初稿。

2.与捐赠方沟通捐赠款项的汇出情况，向财务部门查询银行到账情况，必要时还需就到款信息与捐赠协议信息告知基金会项目部。

3.从财务部门领取已经开具的捐赠票据，并邮寄给捐赠方。

4.对新设捐赠项目，及时向财务部门履行项目印鉴备案手续。

5.按照协议约定捐赠用途，合理安排支出。

（二）基金会项目部职责

1.审核、审批院系递交的捐赠协议初稿，签订正式的捐赠协议。

2.捐赠款项到账后，匹配捐赠协议与银行到款，确定捐赠款项的财务入账项目号，把银行到款信息录入到相应的协议管理中。

3.对新设立的捐赠项目向财务部门下达立项通知书，明确捐赠项目的性质、部门、负责人等信息。

4.必要时向财务部门递交捐赠协议复印件。

（三）财务部门职责

1.根据银行账户到款情况维护银行到款信息，录入Excel，并邮件给项目管理部。

2.根据项目管理部反馈的入账信息认领银行到款，设立财务项目号，开具捐赠票据。

3.根据相关信息在账务系统制单，收入入账，计提项目执行费等，完成收入确认工作。

4.通知院系项目负责人或经办人某一捐赠款项已入账和办理项目印鉴备案手续。

5.审核项目支出是否与捐赠意愿相符、支出的合理性、合法性、合规性等。

二、传统模式下高校教育基金会捐赠经费管理中存在的问题

（一）信息传递方式落后，信息失真及准确性差

目前，高校教育基金会捐赠经费管理中的信息传递方式主要为在电话传递、面对面口头传递、纸质传递等传统传递方式。比较信息化的传递方式为邮件传递，而邮件传递也是需要人工操作。信息在传递过程中失真现象严重，有时候确认一笔捐赠收入需要三方反复沟通，工作效率和效果欠佳。

（二）信息共享性差，容易造成重复劳动

高校基金会捐赠经费管理涉及到多个业务环节，比如捐赠协议管理、银行到款管理、捐赠收入认领及确认、捐赠票据管理等，目前各个模块比较独立，仅实现了简单的信息共享，共享的信息不够系统和完整。

（三）捐赠项目收支管理与协议管理脱钩，缺乏动态监控机制

因为财务部门在收入确认和支出审核时不能够实时查看相关的捐赠协议文本，项目支出存在与捐赠意愿不符的情形。财务部门的项目支出明细信息不能够及时反馈给项目管理部及院系以供动态监控和管理。

三、信息化模式下的高校基金会捐赠经费管理的流程梳理与改进

基于以上分析，传统模式下的高校基金会捐赠经费管理模式已经不能适应高效精细化管理的需要，应该以信息化为手段对捐赠经费管理进行流程梳理，找到捐赠经费管理的关键业务控制点，通过系统间的数据的共享及传递来实现对捐赠经费的系统化控制，做到精细化管理。

（一）信息化模式下的捐赠经费管理流程梳理

高校基金会捐赠经费管理涉及到多个业务环节，主要有捐赠协议签订及管理、银行到款的查询及管理、捐赠收入的确认、捐赠票据的开具、捐赠项目印鉴的备案等工作。每个模块的工作都可以由相应的信息管理系统作为支撑，具体有捐赠项目管理系统、银行汇款系统、账务系统、票据管理系统、项目经费查询平台。我认为做好上述各个系统的数据传递及信息共享工作是做好捐赠经费管理信息化的关键。其中捐赠项目管理系统是核心，其前端是银行到款管理系统，与其进行银行到款数据的共享与交换，中端是票据管理系统和财务系统，与捐赠项目管理系统进行捐赠项目信息与入账信息的共享与交换，后端是捐赠项目查询平台，所有的信息需要都汇总在该平台上为捐赠项目信息使用者提供信息支持。各系统之间的关系见图2。

（二）信息化模式下的捐赠经费管理流程改进

根据上述院系、基金会项目部、财务部门三方在捐赠经费管理中的职责，结合各系统之间的数据传递及共享情况，我提出了信息化模式下捐赠经费管理流程的改进思路，见图3。

根据图3，我们可以看到原来需要通过电话、口头、邮件、纸质传递的信息，通过系统之间数据的共享和传递而实现了捐赠经费管理的信息化，使得信息的传递更快、更准，减少了人工出错的概率，提高了工作效率。具体的改进思路如下。

1.建立和完善捐赠项目管理系统，实现捐赠项目全过程管理

捐赠经费管理信息化需要高校基金会项目管理部建立和完善捐赠项目管理系统，把捐赠协议签订的申请和审核、审批、捐赠协议的管理、捐赠协议到款认领以及项目收支控制等都融入其中，做到对捐赠项目的全过程管理。其中最为重要的是做好与银行到款管理系统、财务系统的数据交换工作。

2.完善银行到款管理系统，做到银行到款数据的自动推送

鉴于高校基金会绝大部分银行到款为捐赠收入，财务部门银行岗位应该以银行网银数据为基础，对数据进行管理和维护，对每一笔银行到款形成一个唯一识别标签“汇款号”，并定期将未认领的银行到款信息（包括汇款号、到款日期、付款单位、金额、备注）自动通过系统交换数据推送到捐赠项目管理系统，为下一步在捐赠项目管理系统中认领款项打下基础。同时项目管理系统中的已认领信息及项目情况定期反馈给汇款到款管理系统，以方便银行到款系统数据进一步维护以及后续账务处理。

3.完善账务系统，实现账务系统自动导入制单和反馈

财务部门应完善账务系统，在账务系统中设置在账务系统中设置数据接口接收捐贈项目管理系统中的认领信息，包括银行汇款号、协议编号、付款单位、收入金额、院系、财务项目号、捐赠票据号等，通过制单模板，实现自动生成账务凭证功能。另外，通过相应的识别标识（银行汇款号、协议编号、捐赠票据号、财务项目号）自动向银行到款系统、捐赠项目管理系统、捐赠票据管理系统、信息查询平台反馈捐赠款项的入账详情。

假设某院系A通过高校教育基金会与捐赠方B公司签订了一份三方捐赠协议，约定每年捐赠10万以支持院系发展基金项目，项目管理部对该协议编号为201720001。假设1月份收到B公司银行汇款10万元。在银行到款系统中生成的该笔到款的汇款号为2017010008。捐赠票据号为1101123，财务项目号为202001假设基金会提取项目执行费比例为2%。发生项目支出2万。

账务凭证设计如下：

借：银行存款10万 B公司捐赠款

（在账务系统中自动写入该笔到款的唯一识别码——银行汇款号2017010008）

贷：捐赠收入10万 B公司捐赠款 A院系财务项目号202001

（在财务系统中自动写入捐赠协议编号2017010008、捐赠票据号1101123）

贷：捐赠收入——项目执行费 -0.2万 A院系财务项目号202001 协议编号2017010008

贷：捐赠收入——项目执行费 0.2万基金会财务项目号203001

借：业务活动成本 2万 A院系财务项目号202001 协议编号2017010008

贷：银行存款

账务系统的自动导入制单极大地减少审核人员手工录入的工作量，避免了金额和计提项目执行费造成的错误，会很大程度上提高了工作效率。账务系统制单后，通过系统间的数据交换，即财务系统将生成的凭证编号、票据编号等信息自动反馈至捐赠项目管理系统，实现系统间的信息互动和共享，以便于后续的项目管理

和决策。

4.完善信息披露机制，建立统一的信息查询平台