科技档案信息化建设的思路

摘 要：现代管理的一个重要特征就是信息化，实现档案管理的信息化建设已经成为当前档案管理事业的必然发展趋势。所以，档案管理工作必须与新时期的发展需求相适应，并及时对策略进行调整。本文基于科技档案信息化管理的必然性，针对目前科技档案信息化管理中凸显出的问题，提出几点加强科技档案信息化建设的措施与建议，以实现档案管理信息化水平的明显提高。

关键词：档案 信息化 建设

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）06-0051-01

引言

档案是当前人类非常重要的历史文化遗产，对档案进行信息化管理能够提供高效、优质的档案信息服务。目前，社会信息化加速发展，企业的档案管理意识也有了明显提高，与此同时，对档案管理也提出了更加严格的要求。实现档案的信息化建设，能够使档案管理工作更加规范化、标准化与数字化。档案信息化建设工作作为新时期档案管理部门的一项基础性工作，必须引起相关领导与部门的高度重视，积极采取有效措施加强档案信息化建设，以稳步推进档案管理工作的快速发展。

一、实现科技档案信息化管理是时代发展的必然要求

人类社会专门通过档案对其实践活动状况进行记录，该项工作在传承历史文明过程中发挥着不可替代的重要作用。就企业而言，其管理体制并不是从一开始就有的，也不是固定不变的。早期我国档案管理工作大都处于一种相对分散的状态，由分散至分管，再由分管至集中，最先成立了科技档案室与文书档案室，之后两者进行合并建成档案馆与综合档案室等。截止21世纪初期档案管理体制实现了三次飞跃，并逐渐成立了相对集中与统一的档案管理体制。在不断变革的档案管理体制当中，档案管理与技术革命及环境状况等之间仍然保持着密切联系。企业的档案管理也紧跟时代的步伐，特别是21世纪以来，电子计算机网络技术的普及应用是人们更加迫切的寻求方便、快捷、高效的档案管理方式，因此，提高了档案管理信息化建设的要求。信息时代的加速发展又一次冲击了档案管理水平，使各大领域实现档案信息化建设势在必行。

二、当前科技档案信息化管理存在的问题

1.缺乏信息化建设意识

科技档案信息化建设是各企业单位进行数字化建设的重要组成部分，然而部分企业单位不够重视新时期档案信息化建设的紧迫性、重要性与必要性，突出体现为：①并没有针对档案信息化建设开展相应的研究会议，也没有将其列入企业单位行政的议事日程；②也没有形成相对统一的具有权威性的制度文件③档案信息化l建设的组织机构与专项经费缺乏；④在信息化人才引进方面并没有较好的落实人员编制状况等。其中核心问题表现在相关单位领导不够重视档案信息化管理，将该项工作处于可做可不做的非重要地位。另外，还与档案管理工作人员安于现状、思想守旧等状况有关，他们对档案管理缺乏深刻的认识，管理意识相对薄弱，对科技档案管理信息化的发展速度产生直接影响。

2.设备、技术与资金缺乏保障

要想实现档案信息化建设不能仅仅停留在书面上，必须具备充足的设备、技术与资金等方面的投入。其中硬件设备与专业软件在档案信息化建设过程中占据基础地位，缺少现代化的技术与设备，就不用提及档案管理的信息化建设。硬件设备主要指的是计算机、网络设备、扫描仪等，专业软件主要包括档案信息处理系统、信息数据库及与其相关的程序等。但是上述设备与技术都必须要由足够的资金支持。目前，尽管一些企业单位已经逐步完成了局域网建设，但是档案管理信息化并没有完全普及，也就是并没有充分利用网络做好档案管理工作。通常情况下，多数企业单位存在着资金不足等问题，直接导致硬件设备及相关的软件欠缺，进而对其开展档案信息化建设工作产生直接影响。

3.档案信息化利用程度较低

档案信息化建设的目的在于实现信息资源的数字化，进而使档案管理工作逐步实现数字化、规范化与社会化。用数字化档案来替代纸质档案是当前档案信息化建設的基础工作之一，但是开展这项工作并不是很容易，主要是由于①企业单位缺乏设备；②没有专门的档案管理人员。对于一些企业单位而言，尽管经济条件得到明显改善，且该项工作也引起领导的高度重视，并通过多种途径进行融资以购买软件设备，但是往往由于开发不到位等问题导致档案信息化利用程度不高。

三、科技档案信息化建设的两点思路

1.增强档案管理信息化建设重要性的认识，并对管理制度进行落实

将档案管理工作置于企业单位发展与管理的重要地位，通过档案管理相关的法规制度等引起相关人员对档案管理工作的高度重视。作为企业单位的领导针对档案管理信息化建设必须要有明确的认识，具备长远的目光，且发展思路要清晰，还要积极采取有效措施对工作人员的档案管理意识进行强化。领导应当起到模范带头作用，带领工作人员学习相关的法规制度，还要针对实践工作积极总结与交流，以切实提高工作人员对档案管理信息化建设重要性的认识，并对管理理念进行创新。另外，认真落实档案管理制度也非常重要。就设备配备而言，要结合工作实际，在对现有设备进行充分利用的基础之上，也要引进合适的先进的设备。要想实现档案自动化检索与网络化传递，就必须拥有计算机、移动硬盘、扫描仪等多种硬件设备，以切实体现出企业单位对档案管理工作的高度重视与大力支持。

2.运用现有技术手段，积极主动工作

档案管理工作不能仅仅依赖等、要与靠，要使档案管理工作人员的主观能动性得到充分发挥。在技术、能力与服务水平上有所突破，争取依靠实力来赢得领导的大力支持。所以，档案管理工作人员必须积极主动从事各项工作，在档案管理归类、查询等传统工作完成之后，还要加强学习，认真考察相关设备，并对其进行熟练运用，还要结合本企业单位的实际状况，争取使提供的服务达到快速、准确与高效，用高质量的工作赢得相关部门与领导的支持与鼓励。

参考文献

[1]李金苓.浅谈机关档案信息化建设的发展思路[J].黑龙江档案，2016，（04）

[2]郭爱玲.浅谈档案信息化建设的思路[J].内蒙古科技与经济，2014，（24）

[3]张喜华.档案信息化建设保障措施思路探析[J].科技信息，2011，（09）

作者简介：李文琼（1963年11月-）女，土家族，大专，档案馆员，从事档案管理方面工作。