对于文档控制在项目管理中的应用的探讨

刘晶祺

摘要：文档管理工作是项目的基础工作，作为一项系统而又及杂的工作，文档控制水平是衡量整个项目管理水平的重要依据“对于一些规模越大、控制难度越大的工程，其文档控制工作越里要。本文介绍了文档控制的重要性及其在项目管理中的应用，阐述了在项目管理过程中实施文档控制的好处.以及如何进行版本和安全控制、如何对文档进行规范化命名，并结合笔者参与过的工程项目文档控制工作谈一些粗浅的认识。

关键词：文档控制；项目管理；版本和安全控制；应用

前言

随着电子信息技术的发展，文档控制已逐渐被广泛应用于项目管理工作中。近年来，国内外一些大型工程公司都十分注重项目文档控制，并设置了一个相应的岗位。该岗位主要负责项目开发进程中对相关文件、资料等文档进行收集管理的过程。由于文档控制管理涉及范围比较广泛，其内容根据项目的不同而发生相应的变化。总的来讲，文档控制是一个系统的、贯穿于项目管理全过程的控制管理工作，它是保证项目顺利的进行的关键。

1文档控制的重要性及文控人员的素养要求

工程项目文档控制工作最早是出于工程项目管理的需要，与项目管理技术和方法同时引入国内的。现代工程项目管理理论把文档控制作为项目管理的九大变量之一，它与费用控制、质量控制、材料控制、进度控制等共同构成项目管理的重要内容。

文档控制工作是一项规范化、专业化和职业化的工作，有关资料统计显示，工程建设项目增加费用的10%～33%与文件有关，在大型工程建设项目中，文件问题导致工程变更和工程实施的错误约占工程总成本的3%～5%，由此可见文档控制工作的重要性。如果一个工程项目无法保证技术文档完整、有效控制，无法建立项目文件流转和利用体系，就会导致项目管理效率低下，影响质量管理、成本控制、进度控制等，这方面的实例在国内是相当多的。

对于一个工程项目来说，参考资料、工程技术文件、来往通讯类文件在项目管理中起着举足轻重的作用，只有对它们进行有效控制，才能保证项目管理工作有据可依，有章可循。为确保文档控制工作的有效开展，对文控人员的素养提出了更高要求：要能做到工作认真负责、头脑灵活、思路清晰，有良好的沟通协调能力；了解工艺流程和部分专业知识，能熟练应用各种办公软件、应用系统和现代化的办公设备；在涉外工程项目中，工作语言往往是英语，这就要求文控人员有较强的听、说、读、写能力，在具备用英语进行沟通、交流能力的同时还要学习一些专业知识及专业英语。

2文档控制在项目管理中的应用

从某种意义上讲，有效的项目管理有助于设计的成功，实践表明高质量的项目管理实施在于对文档进行有效的控制。文档控制服务于项目运行的全过程，对项目中各种文档进行分类管理，使之自始至终都处于可控状态。实施文档控制工作還可以对项目文档的状态和版本信息等进行统计和追踪，保证项目文档的可追溯性及有效性。

2.1项目文档的重要性及实施文档控制的好处

在每个项目实际运行中都不可避免地会产生大量的文档资料，文档既是有效沟通的载体又是知识传递的保证。从宏观角度上讲，项目文档不仅仅是重要的工作成果，其更加有助于项目管理水平的提高；从微观角度来看，项目文档对于项目管理人员的素质提升也是大有裨益的。综上所述，项目管理的核心之一就是文档管理，项目文档对于项目的平衡运行和组织管理能力的提升都起着举足轻重的推动作用。有效的进行文档管理可以为将来的文件归档和查询提供可追溯的历史源及有效的证据。笔者曾参与过涉外项目的文档控制工作，根据工作经验，总结出实施文档控制的好处如下：

（1）有利于项目中所使用到的公用信息（各种应用文档和参考资料等）的交流和共享；

（2）存放在公共区域的设计准则等可作为新参与项目人员的培训平台，能增强其对设计理念的理解和对安全设计概念的认识。完善的文档控制体系也能有效的减少人员调整对项目影响的程度；

（3）文控人员统一对设计文件进行版本控制，对于过期或废止的文件及时进行处理和替换，确保设计人员使用同一版本的有效文件进行协同设计；

（4）记载文档在项目设计过程中的各种版本变化，为后期查看提供可追溯源；

（5）每一张文档状态报表，都可用来协助项目经理和设计人员查看文档当前的运行状态，便于按照工作计划对其进行调整和控制。

2.2项目管理过程中如何对文档进行控制

在项目实施过程中，受项目实施的复杂性、多方人员参加以及跨地域等因素影响，建议相关的需求、建议、准则、方案和会议、问题记录等都必须文档化、标准化，以便查阅和使用。这些文档记载跟踪了整个项目实施的过程和成果，但并不是一次成形的，而是伴随着项目实施的各个阶段逐步充实和完善的。因此，在文档管理的过程中，需要把握住一些重要的原则和方法，以此确保文档控制工作达到预期目的。

2.2.1统一常用文档模板

在项目文档管理的过程中应首先建立一套完整的文档模板供项目组成员使用。在项目中涉及到多套多样化的文档模板，如会议纪要、传真、会签记录、变更等。如果不统一风格，可能会导致看起来既不美观也不够正式，所以在建立文档模板时，需要对格式进行要求，将公司的Logo、页眉页脚、发布日期、字体等一些基本的要素固化到文档模板中，确保文档需要的风格和内容能够在文档中集中体现。

2.2.2归类存放，版本和安全控制

为了能够在纷繁复杂的文档中找到所需的文档，需要在进行文档管理时建立一套完整的文档目录管理体系，同时在建立和存放文档时，要注意做好文档的分类工作，要确保各种分类有一个清晰的定义，这样使用者可以清楚地知道实际使用时如何找到所需文件。

有两种方式存放文档，第一种是使用专用的文档管理信息系统，第二种是使用专有服务器硬盘空间提供的共享目录对文档进行管理。使用专用的文档管理信息系统的优点是借助于专业的管理信息系统可以轻松实现电子文档交流和传递，不受地域和国界的限制，可以进行远距离传输，使其能真正成为一个共享的数据库和交流平台。使用专有服务器硬盘空间进行文档管理的优点是操作简单、易于使用，可以按照需求构建各类资源库，实现高效的文档管理，并且具有简单但强悍的检索功能，只需输入关键词或其他相关信息，就可以容易地检索到文件。

以笔者参与的某涉外项目为例，实际工作中使用的是上述两种方式结合的形式对文档进行控制。外方文控人员将工程技术交流文档、设计参考资料等传送至专有的文档管理信息系统。在中方项目组，仅有文控人员有权限登陆系统查看并下载这些文档。下载文档后，使用第二种方式对其进行控制。在归类管理时，使用的是两级目录，即以专业作为第一级目录，在其下再具体划分文件内容的方式建立第二级文档目录，参见图1。在专业级目录的同级还建立了公共类文件夹用于存放各种文档模板。实际工作中还要注意对于各种文档要做好版本管理，当发生版本变更时文控人员应及时以邮件或是通知的形式及时告知使用者，以确保设计人员使用最新版本的文件进行协同设计工作，可以有效避免因版本不一致而导致的各种问题。

在采取第二种方式管理时，还需要结合文档本身的读、写等权限进行限制，实现全方位的文档安全管理。例如，结合公司内部域环境，使用域账户认证机制，按不同专业、不同文件夹、不同文档实现分级授权机制，保证文档的安全共享。同时，通过RAID技术以及系统自身的备份机制，结合磁带机、异地备份等离线备份设备为文档安全提供技术保障。

2.2.3文檔的编码规则和命名规范

在项目进行过程中，通常会涉及到各种不同类型的文档，如果文档名称多种多样，或者含义过于模糊都将会给使用和查询造成不便。实际使用中，有些人不是很注意文档的命名，经常直接用文件的默认名称（如文档一、新建文本文档等），或者就是自己的姓名、当前日期、项目的名称等对文档进行标识，这会导致既不利于个人查询也不便于其他使用者查找和辨别。为此，需要建立一套行之有效的编码规则和命名规范体系，以此来减少沟通障碍，服务于文档的识别和查找。某涉外项目的文档控制中，是统一按照项目编号一子项一专业一文件类型一文件编号一版本号这一规则对文档进行命名的，见图2。这里需要指出，对于一些需要进行版本控制的文档，实际工作中采取的是在文件名的结尾处增加英、文字母对其进行版本识别。例如，SG0818-1001-YH-P101-0001_A表示的是某项目分解子项工艺专业的第1张工艺流程图（第一版）。

3结语

文档控制与管理作为项目管理的重要组成部分，文档控制水平是衡里项目管理水平的重要依据。当前国内一些项目的文档控制与管理系统还不够完善，与国外的差距十分明显。因此，我们要通过科学、有效的办法来提高文档控制与管理水平，从工作中找出不足之处并加以改善，从实践中汲取经验来提高自身水平逐渐积累、充实和完善文档控制与管理系统，提高企业的核心竞争力。