改进单位行政管理的几点想法

肖峰

摘 要：一个单位的行政机构，作为人群高度集中，团队目的性明确的群体，其行政管理有一定的特殊性。行政管理在一定时期，会出现种种问题，需要对行政管理中存在的诸多制度、环节、程序、形式等进行合理的调整，使之变得更加实用、便利、节约时间和金钱。该文通过对行政管理工作的重要性、务实性、数据性进行分析，提出行政管理中加强沟通、完善制度、提高人员素质和引入数字化办公等措施，以期让行政管理工作更加高效、务实、方便、完善。

关键词：行政管理 管理人员 规章制度

中图分类号：F272.9 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）05（b）-0106-02

一个单位的行政机构，无论是营利性的企业还是非营利性的机关事业单位，是人们群体化工作的必然产物。作为一个人群高度集中，团队目的性明确的群体，行政管理有其特殊性。

行政管理在一定时期出现种种问题，这也是一个单位管理工作运行的普遍规律。根据单位运作的具体实际要求，对行政管理中存在的诸多制度、环节、程序、形式等进行合理的调整，使之变得更加实用、便利、节约时间和金钱，能够达到更好的为单位服务的目的。

根据笔者工作实践，建议通过一些具体措施，来解决行政工作中的这些问题和矛盾。

1 认识到行政管理工作的重要性，调整完善行政管理机构

首先一个单位要对自身的状况和运作目的有个清楚的认识。再根据这一评估对自身的行政管理机构进行评估，看其是否能够满足现阶段运作的需求。如目前的行政管理机构是太大还是太小，职权是过大还是不足，管理的职责划分是否合理。

对行政管理而言，必须使行政管理人员清楚地认识到行政管理的目的和实质在于为单位的运转而服务，为单位的领导和各个部门、职工服务，不可本末倒置，“为管理而管理”。否则同样会降低职工士气和工作效率，损害单位利益。应该提高行政管理人员的思想意识，意识到行政管理必须时刻着眼于为单位的社会经济效益服务，必须摈弃形式主义，切实讲究实效。

对目前行政机构臃肿，管理混乱的，单位应尽可能整合管理机构的人力资源，完善行政管理机构，规范行政管理行为。对机构力量明显不足，人员数量和能力不够的，应当在规模和人事上有所加强。

2 增强行政部门与其他部门之间的沟通

行政部门要将管理职能注入自身，以增强其管理职能，深入各部门进行工作。行政管理部门为了使其所制订的管理制度符合实际并切实可行，就必须要深入、跟踪各部门业务的进展并且与各部门保持良好的合作关系。比如说对于各部门人员的工作表现和工作能力了解得更多、更深入，这对搞好人员考核和任用有很大助益，也有利于搞好行政部门与各部门的协调，改善双方的关系。

3 完善单位规章制度

单位的规章制度是用来规范整合各部门、各成员，调控每个职工的个体需求多样性和差异性，确立和界定各部门、各级管理人员的权责关系，引导和规范企业职工利益的。

单位应该建立以行政领导负责制为主的行政管理体制，充分利用现有的资源，对现有的规章制度进行梳理、完善，对不符合发展方向，在实践中证明对运营有妨碍的部分予以取消；强调行政管理措施的执行力，做到有章可循，有章必循；确保制度的权威性，逐步提高企业的行政管理效率。

首先，要积极健全行政管理领导体制。一个单位要想获得发展，就必须拥有完善的行政管理领导体制。制定一套符合自身实际情况的监督体制，以确保监督各部门的实际工作情况，使得各部门各司其职。

积极完善行政管理中的规章制度。良好的管理制度一定会保证单位健康有效地发展。通过制度建设正本清源，成为职工明确遵守的信条，从而保证社会经济效益的不断提升。

规章制度在实施中必须“具文化”，以书面的形式将其固定下來。诸如《规章制度》《职工守则》《岗位职责》等。将其规范化、标准化、制度化、程序化，有助于减少企业运营中的摩擦，做到职权责分明。

规范化的目的是就是更大地降低成本、提高效率。所谓无规矩不成方圆，规范化了，任何工作都有了规范，制定岗位职责和薪资待遇才能够有所依据。标准化的作用是通过比较来促进内部管理。每一件事情，因为做该工作的人不同，效率自然也不同。如果岗位有一个标准来衡量其工作量，那么做该工作的人就可以通过比较来衡量自己的工作能力和工作水平。制度化为内部管理提供制度保证。有了具体的制度规定之后，任何事情的评判标准更加客观，可以减少其中因“人”管理存在的一些主观因素，保证公平、公开。程序化就是根据程序来办事，这样能够保证上传下达的畅通，也能够避免很多因为职能不清而带来的工作失误。

继文化之后，是保证规章的执行力度。一切条文形式的规章制度当然不是用来“装饰”的，是要求每一个职工按章办事，按规定执行的。不仅要求普通职工能够遵守，包括领导干部、企业主、高管等也应该切实遵守这些制度。既要做到“有法可依”，又要做到“执法必严”。

规章制度首先要明确职工的岗位责任、工作范围、劳动纪律和具体的奖惩措施。这样才能使职工对自己的定位和作用有清晰的了解，知道自己该做什么，不该做什么。

其次，在制度的制定和修订方面要贯彻科学和民主相结合的态度。认真搜集职工在工作中的具体反应和呼声。尽可能地杜绝“想当然”和教条主义的色彩。有了职工的参与，各种规章制度才会有足够的合理性和可行性。

再次，建立起规章制度的反馈和评估渠道。使得规章制度在各个层次上执行的效果和问题能够尽快反映到高层，有了问题可以及时地加以解决。

最后，在完善规章制度上还应注重“人本”主义。目前的企事业单位，在管理上有浓厚的精英情绪，高层对普通职工的需求和情绪不重视，甚至认为只要有钱有编制，人要招多少有多少。不顾及职工的感受和承受能力，强制推行某些规章制度。有的企业工资待遇极低，规章制度却又吹毛求疵，甚至以规章制度作为降低工资支出的“合理手段”，造成职工工作积极性差，对规章制度有抵触情绪。有的单位则又失之于过度宽松，规章制度，劳动纪律几乎成为形式，职工工作态度懒散。为了能让制度得到有效执行，达到好的领导效果，企业在这方面应该有所考虑。

4 提高行政管理人员的素质

一个单位要想不断发展，行政管理人员的素质必须不断提升，这样才能有更长远的进步和发展。许多管理问题的结症，说到底还是人的问题的。拥有优秀的行政管理人才，是企事业单位能长期稳定发展的一个重要因素。

当前，要想更好地应对和适应社会发展的需求，创新行政管理体制机制非常重要，仅仅维持原状是远远不够的。对行政管理体系进行改革，引入新的技术和新的体制。制定出适合当前运营状态且能够提高职工工作效率的行政管理制度。对一些国外的最新管理体制机制要大胆地引入和试用，从中提炼、归纳出适合本单位的内容。

在行政管理中，及时地引入新的技术。特别是推进信息化建设，使其成为企业发展的强大推动力。通过办公自动化、ERP等软件逐步实现网上办公，借助于无线上网的笔记本电脑、平板电脑、智能手机等随身携带的终端设备，只要在网络信号覆盖的任何地方、任何时间均可上网办公、处理事物。也就是说，办公地点是在网络覆盖的任何地方。引入可视电话、可视聊天等网络工具办公。可视、语音等网络工具可以使上级公司与下级公司、上级与下属实现网上会议，既节约时间，彼此之间又实现了广泛的互动。另外，网上点播、远程教学、远程医疗、电子图书馆、电子博物馆等也可逐步引入行政管理领域，成为工作的一部分。

事实证明，凡是行政管理部门协调配合工作做得好的，内部的纷争就较少，生产业务部门就能将主要的精力放在工作上。

最后，良好的行政管理工作对企业文化的形成和发展有着重要的作用。企业文化并不仅仅存在于企业，任何单位都存在着企业文化。企业文化不是从天上掉下来的，不是经营者可以轻易从书籍或者其他地方移植过来的，亦不是靠组织职工进行拓展运动，做操喊口号，或者给单位做出一套标志就算是单位文化了。

一個单位的运作思想、组织体系、选人用人本身就是人格化的选择和文化取向。这些行政工作原本担负的职能，一是加强职工的思想道德教育和综合素质培训；二是做好本单位的文化定位和积累，对单位建立以来形成的历史文化要素加以收集整理，用语言文字加以框定，形成口号、观念、制度等体系；三是把单位的价值观在实际工作中体现出来，丰富业余文化生活；四是以单位精神为内核树立单位形象，美化环境，改善面貌，设立统一的标识；五是塑造单位和职工行为，倡导良好文明的精神风貌，建立和谐的社会和人际环境等等。

参考文献

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