基于最小保管单位的档案库房管理模式探索与实现

邵成林 何洋芳

（1昆明医科大学 昆明 650500 2河南省洛阳正骨医院 郑州 451450）

基于最小保管单位的档案库房管理模式探索与实现

邵成林1何洋芳2

（1昆明医科大学 昆明 650500 2河南省洛阳正骨医院 郑州 451450）

“库房档案‘倒架’”和“为某类档案预留架位空间”是文章关注的主要问题，这一问题其实是档案实体在库房“空间”管理中如何优化、合理配置的问题。通过档案库房管理工作的反复实践后认为：档案实体在库房中的合理上架与排架，可根据档案馆（室）的规模，选择以最小的档案保管空间单位——格、架或库对某一类档案以“小集中”保管的形式进行顺序排列，从而在一定程度上解决档案“倒架”和“预留架位空间”的问题。

最小保管单位 档案库房管理模式

档案工作人员，尤其是档案库房管理人员，基本都会面临以下两个问题：一是库房档案的“倒架”问题；二是为“后来档案”预留架位空间的问题。长期以来，虽已有对这两个问题的一些探讨，但至今未形成可以直接指导实践、“教科书”式的“理论定式”来教我们如何在库房排架时去排列实体档案。

一、问题的根源

一些档案管理的专著中要么不涉及此问题，要么就以“分类集中保管”来表述，分类集中保管的思想可以说是目前在档案库房排架实际管理工作中的主要指导思想。诚然，这一指导思想表现的是档案库房管理的有序和统一，但也正是由于这种在“分类下集中”和“集中下分类”的方法使“倒架”和“预留空位”成为问题的必然和根源所在。那么，分类集中的管理思想是否合理呢？回答是肯定的，但是需要进一步优化完善。分类集中的管理思想是对档案“保管”和“利用”的双重考虑：分类整齐、实体集中的档案有利于更好地对其进行保管，分类有序、内容集中的档案有利于更方便地对其进行利用，这是对分类集中管理思想给予肯定的一面。在计算机网络信息技术惠及各行各业的今天，对海量信息的分类更是必需的，但对信息的保存一定要“完全集中”吗？这是需要对分类集中管理思想进一步优化完善的一面。

因此，要从根本上解决“倒架”和“预留空位”的问题，就要在分类集中的指导思想下改“大集中”为“小集中”，实现档案在库房上架排列上“表面无序、实则有序”的“小集中”变革。分类是必需的，集中的程度是需要根据技术和库房实情进行优化确定的。

二、基于最小保管单位的档案库房管理模式的提出

根据档案馆（室）的规模和各类档案进馆（室）的顺序，选择以最小的档案保管空间单位——格、架或库对某一类档案以“小集中”保管的形式进行顺序排列，排满一格、架或库时，可顺格、架或库排列，也可跳格、架或库排列，从根本上解决档案“倒架”和为“后来”档案计算预留多少空位的问题，这就是所谓的“基于最小保管单位的档案库房管理模式”。如图1以“格”为最小保管单位的库房档案上架排列示意图、图2以“架”为最小保管单位的库房档案上架排列示意图和图3以“库”为最小保管单位的库房档案上架排列示意图。

三、基于最小保管单位的档案库房管理模式实现条件

第一，完善的“库房——架——格——档案”标识索引系统。一套完善的标识索引系统既是规律、有序地对实体档案进行组织的前提，也是快速准确检索所需档案的基础。基于最小保管单位的档案库房管理模式的“库房——架——格——档案”标识索引系统的建立，可以与“档号”进行结合考虑，形成档案“身份标识”的唯一性和档案“位置定位”的准确性相统一，让“档号”成为档案的“身份证号”，同时也成为档案的“居住地址”。例如档号：“2.3.2—2001.XZ.Y.30”中“2.3.2”表示的是该件档案的“居住地址”为2号库房第3架第2格，“2001.XZ.Y. 30”表示的是该件档案的“身份证号”为2001年行政类永久保存的第30件档案。这样做最大的一个优点就是：档案工作人员通过档号就可快速准确地知道某件档案的位置，而不必首先找出标识索引图表一一对照索取档案，这也是基于最小保管单位的档案库房管理模式——“面乱实序”得以实现的基础。此外，在有条件的情况下，档号的录入还可以利用条形码技术进行计算机系统管理，让档号信息更加容易管理、修改和利用。

第二，适用的检索系统。一套好的检索系统可以从海量的档案信息库中“过滤”掉不必要的信息而准确地找出所需的档案信息，且档案信息检索系统没必要仅限于档案的内容信息，还应该加入档案的形式信息对档案进行全面整体把握，再结合完善的标识索引系统，那么在基于最小保管单位的档案库房中快速地找到一份档案就不是什么难事。

四、档案库房管理的发展趋势

基于最小保管单位的档案库房管理模式的思想来源于对数字存储技术在档案库房管理工作中应用的一些思考。众所周知，数字存储技术在档案管理中的应用所展现的优势是实体档案库房无法比拟的，建设实体库房的速度永远追赶不上档案信息量的增长，数字档案库房可以轻而易举地涵盖几十个实体档案库房的信息，这是数字档案库房很明显的一大优势，基于这个优势，数字档案库房才有“我们无需知道数字档案库房中的档案具体保存在什么地方，但通过检索系统就可以快速准确地查找到，并能直接获取实体原文信息”的这一特点，正是由于这种“表面无序、实则有序”的特点，基于最小保管单位档案库房的“小集中”管理模式才能成为现实。原始的数字档案库房系统可以通过“非数据库、非数据压缩”的方式进行建设，以这种方式建立的档案库房系统更能清晰的说明“分类集中”保管思想的合理性，因为，数字档案库房无需“倒架”、无需为“后来档案”预留“空位”——磁盘载体空间有多大，数字档案库房就有多大。

综上所述，基于最小保管单位的档案库房管理模式只是在数字档案库房技术应用未成熟之前为弥补实体档案库房“倒架和为后来档案预留空位”等缺陷而介于数字与实体库房两者之间的一个过渡，实体库房终将退居幕后，成为“历史展览与表现”的后台，档案信息资源管理和利用工作的重心必将转移到数字档案库房的应用上来，数字档案库房将成为未来档案库房发展的必然趋势。

The Exploration and Realization of ArchivesWarehouse Management Pattern Based on the M inimum Storage Unit

Shao Chenglin1,He Yangfang2

(1.Kunm ing Medical University,Kunm ing 650500,China;2.Henan Orthopedic Hospital,Zhengzhou 451450,China)

"The realignment of archives’location and reserved shelf space for archives"are themain problems to be solved in this paper,actually problems about how to optim ize archives'location in the warehouse's space management.Through repeated practice,we believe that according to archives scale,archivists can keep some type of archives in order by choosing the m inimum storage units,such as a grid,a shelf or a storeroom,to solve the problem of"the realignment of archives' location and the reserved shelf space for archives".

them inimum storage unit;archiveswarehousemanagement pattern

云南省教育厅科学研究基金项目（项目编号：2014Y184）。

邵成林，昆明医科大学馆员，研究方向为无纸化文档管理；何洋芳，河南省洛阳正骨医院（河南省骨科医院）馆员，研究方向为档案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.12.14

G273.2

A

2017-02-13