企业档案编研工作浅析

瞿晓芳

摘 要：企业档案编研工作作为档案工作的重要内容，是提供档案利用、丰富企业知识库、为企业改革发展提供服务的有效途径。该文针对企业档案编研工作进行了讨论，并对档案编研工作存在的问题提出了相关的对策，从而促使编研工作更加有序地进行。

关键词：企业 档案 编研

中图分类号：G272 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）05（a）-0098-02

企业档案是指企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件，具有档案的原始记录性和凭证性作用，是企业无形资产的具体表现形式，具有丰富的信息资源可供开发利用。

企业档案是构成企业信息资源和知识库的重要部分，而档案编研工作作为档案工作重要的组成部分成为了开发利用这些企业信息资源的一种重要途径。在企业谋求改革和创新的背景下，如何做好档案编研工作，更有效地开发档案信息资源，让这些重要的信息和知识资源更便捷、更准确、更有效地为企业的生产经营、持续稳定发展服务成为关键。该文就如何做好企业档案编研工作谈几点粗浅的见解。

1 加强企业档案编研工作的重要意义

满足国家对企业档案编研工作的相关要求。2002年9月实施的《企业档案管理规定》中要求企业档案部门要努力做好档案提供利用工作，积极开发企业档案信息资源，为企业各项工作的开展提供及时且有效的服务。2010年1月实施的《企业档案工作规范》中要求企业加强对档案信息资源的开发，及时有效地提供档案利用服务，并对档案信息进行分类汇总及综合整理，形成各类专题汇编及专题材料，例如：规章制度汇编、大事记、年鉴、科研成果汇编等。

企业档案编研工作是对企业档案的重要保护措施。在档案信息编研过程中，档案管理人员会对破损档案进行复制、修复、缩微等工作，档案内容的载体得到保护，使企业档案可以长久保存。同时通过对档案内容进行编辑印刷，档案利用者可以通过编研成果直接获得所需的相关信息，节省了查档检索的时间、减少了对档案原件的查阅次数，起到延长档案原件寿命的作用。

档案编研工作是档案发挥各项作用的保证。档案编研成果是对企业档案内容的深层次加工提炼，具有重要的参考作用，可以为企业领导的决策提供准确的参考信息，是企业对以往工作的总结，对企业的可持续发展提供重要基础。通过对企业档案进行编研，以年鉴、大事记、汇编等编研成果提供利用，以实物展览、声像档案编辑放映等形式向员工进行企业文化宣传，既提升了员工的凝聚力和责任感，又彰显了企业的核心文化，提高了企业在市场上的核心竞争力。

档案编研工作可以提高企业档案部门工作质量，体现档案部门在企业各项工作中的价值。档案的收集、整理、编目、组卷等工作是档案部门的基础工作，也是开展档案编研工作的前提条件。档案编研工作是对档案部门基础工作质量的检验，可以发现在基础工作中存在的薄弱环节，促进档案基础工作的完善和提高。档案信息资源经过有效开发，形成的各类编研成果可以为企业提供系统化的知识，档案部门从单纯的档案保管和检索部门转变成为企业生产经营活动的情报顾问，从根本上改变档案部门在企业中边缘部门的角色。

2 档案编研成果的种类

专题汇编。企业档案部门根据企业需要，按照作者、专题、时间或文种等特征，用文字叙述或列表的形式，把档案材料编辑成册，如规章制度汇编、科技成果汇编、获奖成果汇编等。

专题材料和检索工具。企业档案部门对档案信息进行综合整理和提炼，是对档案内容进行加工的成果。例如：年鉴、大事记、组织沿革以及各种目录、索引等。

3 企业档案编研工作中存在的问题

缺乏理论指导。我国档案学界对档案理论的研究历史相比其他学科并不长，主要的研究方向为档案学基础理论和宏观管理，对档案编研知识的理论研究较少且研究程度不深，档案编研理论跟不上编研工作实际发展的需要。企业的档案编研工作，特别是较深层次的编研，由于编研人员缺乏系统的理论指导，可供借鉴的高层次编研经验与编研成果较少，编研工作者只能在工作中边学边做边总结，编研成果往往体现为对档案信息内容的简单汇总，只注重了对档案信息的“编”而忽视了对档案内容的“研”，造成许多编研成果缺乏科学性和实用性，利用率不高。

思想观念落后。随着改革开放的不断深化和信息时代的到来，企业档案工作需要与时俱进。企业档案工作的重点从基础工作转变为加强对档案信息资源的编研工作，提高档案的利用效率，从而更好地为企业的发展服务。但是有相当一部分企业的领导和档案工作者，对档案编研工作认识不深，依然把档案的收集、整理和保管工作作为档案工作的唯一重要任务，没有充分发挥档案信息资源开发利用对企业发展的促进作用

档案基础信息资源匮乏。档案编研工作是一项以本企业馆藏档案为主要资源的工作。馆藏档案丰富齐全、组成结构合理，编研成果的种类就更多，内容的充实性更强，编研成果的价值更高。从当前企业档案信息开发利用工作的实际情况来看，有些企业档案部门收集、整理、编目、组卷等基础工作，尤其是著录工作没有做到位，馆藏档案收集不全数量有限，种类比较单一，而某些原本馆藏比较丰富的企业，编研人员却对其缺乏深入的了解，同时，在编研过程中没有充分利用现代化信息技術，档案管理系统等现代化管理手段没有得到充分普及应用，导致编研工作中档案信息、知识资源等匮乏，档案编研工作在艰难中前行。

专职档案编研人员缺乏，且专业水平低。企业的专职档案管理人员普遍较少，档案的收集、整理、组卷、借阅等日常工作占据了档案编研人员大量的工作时间，导致其不能投入更多的时间精力到档案编研工作中。档案编研工作是一项专业性、研究性和知识性很强的工作，不仅需要具备档案学相关理论知识与档案管理实践经验，更需具备较宽的知识面与较强的文字编辑功底。而国家或行业举办的档案工作培训往往注重对档案基础工作的培训，针对档案编研工作而举办的学习培训较少，不能满足企业档案编研工作发展的实际需要。

4 加强企业档案编研工作的对策

更新观念，提高对档案编研工作的认识。在改革开放的新形势下，档案信息资源对企业生产经营与文化建設的重要性更加突出与明显。企业主管档案工作的领导应对企业档案编研工作对企业的重要性有充分认识，在企业开展编研工作时提供必要的政策支持和资金投入。企业档案部门与档案工作者，要把不断提高档案服务意识作为首要任务，根据企业重点工作，将为企业提供知识和信息作为工作核心，以满足企业发展的需要。档案管理人员要在观念上突破固有的思维模式，在档案工作中，改变以往只注重收集整理而忽略利用服务的做法，将工作重点从对档案的实体管理转移到对档案信息的开发利用上，充分发挥企业档案编研在企业各项工作中的重要作用。

进一步加强企业档案的基础工作，不断丰富企业档案馆藏。开展企业档案编研工作的基础是种类丰富、收集齐全的馆藏档案。企业档案部门要建立完整的规章制度，完善收集档案材料的措施，注意企业各类文件材料的收集，保证归档文件材料的齐全和完整。只有在日常工作中注重编研素材的收集、积累和提炼，编研内容才充实，才可能有高质量的成果。同时，在档案整理组卷工作中，注重档案的编目和著录工作，为档案编研工作提供更方便快捷的检索利用条件。

利用现代化信息技术，促进档案管理工作的提升。随着科技的发展，档案部门要充分认识到新科技对传统档案管理方式的改革与促进作用。从原本的纯纸质管理模式转变成利用电脑与网络的信息化管理模式。根据本企业档案管理的实际情况，开发出既满足科学管理又能促进档案工作发展的档案管理系统，为档案编研工作的开展奠定基础。

针对企业实际发展情况，统筹安排，科学确定编研主课题及工作计划。企业档案人员在熟悉馆藏的基础上，通过各种途径，充分掌握企业工作的重点和企业的发展方向，围绕企业领导决策，针对企业重点工作来确定编研课题。针对选定的编研课题，在对企业各业务部门进行需求调研的基础上，编制工作计划，确定人员分工及职责，利用先进的档案管理系统对馆藏档案资源进行检索，对检索出的相关档案进行调阅并深入分析研究，将形成的初步研究成果给相关领导与部门征求修改意见，根据征求意见进行修改完善，形成最终的编研成果，通过翔实的文字资料和可靠的数据为领导决策和企业发展目标、文化建设服务。

加强针对档案编研工作的培训力度，提高档案人员的综合素质。提高档案编研人员的专业水平和业务能力，是加强档案编研工作的基础。档案部门应配备足够数量的专职档案编研人员，对档案编研人员进行知识技能培训，拓宽档案编研人员的知识面，不断提高其专业素质和能力。积极参加国家和行业举办的关于档案编研工作的相关培训，提高对档案编研工作的认识，掌握科学的工作方式方法。档案编研工作是一项专业性和综合性的工作，档案编研人员在掌握档案编研工作的专业素质的基础上，要不断学习相关的学科知识，通过培训交流，吸取先进经验、创新工作思路，充分发挥档案编研工作在企业各项工作中的作用，为企业发展服务。

5 增强档案编研工作的实践

笔者所在单位隶属于大型国有企业，档案部门配备有专职档案编研人员及现代化的档案管理系统，对各项档案工作制定了相应的标准规范，为加强档案编研工作打下了良好的人员和物质基础。通过档案编研，形成《年鉴》等编研成果。在清点馆藏资源的基础上，做了大型档案展览，陈列着公司成立以来各个时期的重要实物档案，并利用多媒体播放技术，放映公司相关纪录片等。

参考文献

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