工程建设项目档案工作协调机制的构建与完善

叶小泮

工程建设项目档案是项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，它记录了建设全过程，贯穿于工程项目的可行性论证、立项审批、勘察设计、招投标、施工、监理和竣工验收等一系列活动，是工程项目运营管理、改造维护的重要依据。工程建设项目档案形成单位多、形成周期长、数量庞大、专业复杂，给档案管理工作带来一定的难度。项目档案管理工作是一个系统工程，它不是建设单位单方面就能做好的，还需要设计、施工、监理以及供应商等其他参建单位密切配合，相互协作。因此，构建并完善工程建设项目档案工作协调机制十分重要。

探讨工程建设项目档案工作协调机制，必然涉及谁来协调的问题。一方面，项目建设单位（业主单位）作为最终责任者，要负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位、监理单位以及材料、构件和设备供应单位编制项目竣工文件和整理项目文件；另一方面，勘察设计、施工、监理单位及供应商作为工程项目的参建方有责任履行各自档案工作职责，并按合同要求将各自形成的档案移交业主方。因此，项目建设单位（业主单位）是工程建设项目档案工作的主动协调者，设计、施工、监理单位以及供应商要服从建设单位的协调管理。本文从合同管理、归档标准、档案培训、文档检查、档案验收等方面探讨了工程建设项目档案工作协调机制的构建与完善（如图）。

一、实施合同管理，明确参建单位的档案工作责任

从项目建设一开始，建设单位（业主单位）应统一管理工程建设项目档案工作，把文件资料的收集、整理和归档纳入到各参建单位的合同管理之中，以明晰业主方与其他参建单位的档案工作责任，为档案工作提供法律保障。在签订项目设计、施工、监理以及材料供应合同、协议时，应设立档案专门条款，明确设计单位、施工单位、监理单位等有关方面的档案收集、整理、移交的责任和要求，并具体规定各参建单位文件材料的归档范围、份数、归档时间、整理质量等。同时，项目档案工作还须和各参建单位的经济利益挂钩，合同规定从各个参建单位工程款中扣留5%作为档案保证金，待工程完工之后，各参建单位按合同规定向业主单位移交档案并经验收合格后，才能结算工程尾款和档案保证金。

二、制定归档标准，明确参建各方归档范围及质量要求

工程建设项目档案管理实施遵循“统一计划、分块实施、集中归档”的原则，建设单位（业主方）制定档案管理总体计划、明确档案管理的统一目标、统一标准、统一要求。在完成招投标工作并签订合同、协议之后，建设单位档案管理部门应以《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《建设工程文件归档整理规范》等规范性文件为依据，深入施工现场，了解工程建设内容和程序，对工程建设各个环节上形成的文件资料做到心中有数，在此基础上起草各参建单位归档文件目录。参建单位以建设单位档案部门提供的归档文件目录草案为基础，按照过往的施工经验和项目特点，对本单位归档文件目录中的文件进行适应性删改，然后返回给建设单位档案部门审核。建设单位档案部门在与其他参建方多次往返协商的基础上，审核制订《设计单位归档文件目录》《施工单位归档文件目录》《监理单位归档文件目录》《建设单位归档文件目录》，并以此作为工程项目文档检查和档案验收的依据。对于材料、构件和设备供应单位提供的合格证、使用说明书，检验报告、图纸等文件资料，材料、构件和设备的使用单位和管理部门要负责整理，并核实其完整性。归档文件质量要合乎标准，做到字迹清楚，图样清晰，图表整洁，格式规范，签字认可手续完备，载体和书写材料符合耐久性要求。文档管理要合乎规则，各参建单位要建立文档管理机构、文檔保管室，制定收发文登记、借阅利用登记和文件保管制度等，使项目档案工作从一开始就按统一的标准规范有序地运行。

三、实施档案培训，提升档案人员的业务水平和综合素质

工程建设项目涉及面广，参建单位多，各参建单位的档案资料员流动性大，缺乏档案专业训练，影响档案工作质量。在施工和监理单位进驻工程项目之后，建设单位档案管理部门牵头组织建设方、勘察设计方、施工方、监理方的档案员、资料员、工程技术人员集中进行一次档案培训，学习国家、省市有关建设项目档案管理规定、行业标准，学习合同条款中项目档案归档责任，明确本单位的档案归档范围、质量要求。建立项目档案工作QQ群或者微信群，通过QQ和微信平台公布相关的档案管理制度、业务规范以及日常检查中发现的问题，进行档案业务指导和工作交流。培训以业务操作为主，制定科学系统的档案收集、组卷归档管理办法，统一和规范各参建单位竣工资料的内容和样式。培训重点放在参建单位档案工作的协作与配合上，比如，监理单位如何与施工单位协作，发挥监理的审核职能，确保施工单位移交的竣工档案合格；建设、施工单位以及供应商如何协作，确保材料、构件和设备开箱随机资料齐全完整地收集归档；建设、设计、施工单位如何有效配合，确保设计变更材料齐全，变更依据和变更后的具体图纸相关联，等等。通过培训，理顺项目档案管理关系，落实档案管理制度，构建起“以业主为中心、以监理为保证、以施工为主体”的项目档案工作协作模式，促进项目档案工作顺利开展。

四、加强文档检查，确保参建各方的档案工作落到实处

工程建设项目档案的特点要求项目档案管理必须实施文件质量过程控制。建设单位（业主方）是项目档案管理的主体和核心，在项目建设过程中要及时了解项目的建设进度，采取定期检查和不定期抽查相结合的方式，对文件归档工作进行认真检查，发现问题及时纠正，协调参建各方的档案工作。一是成立文档检查机构。建设单位档案管理部门应牵头组建项目文档检查小组，成员由建设单位的工程部门、质保部门和档案部门的人员以及监理单位的人员组成，检查小组定期进行文件检查，小组成员从各自的专业角度发现问题，提出改进措施，以提高档案文件质量。二是制定《工程文件整理检查计划》。项目一开工，检查小组就以工程项目施工进度计划为依据，编制全年工程文件整理计划，并正式发布。三是实施现场文件检查。根据工程文件整理检查计划，文档检查小组成员每月至少实施一次现场文件检查，检查要点包括以下几个方面：①施工文件收集的及时性，查看施工文件收集整理是否与项目建设进度同步，是否存在事后突击补充文件资料的现象，施工文件是否及时立卷并移交到档案部门存档；②施工文件收集的完整性，检查开停工报告、施工组织方案、原材料报审、质量检测评定记录、隐蔽工程验收记录、竣工图、工程照片等；③施工文件的规范性，重点检查文件材料和表格的格式是否规范，技术参数是否准确、签章手续是否完备、是否为原件，竣工图折叠、标注、盖章是否规范。四是定期召开文档例会。每月召开一次文档例会，参会人员包括文档检查小组成员、施工单位人员。会议主题包含以下方面：①最近一次文件检查发现的问题及整改时间要求；②施工单位汇报当月文件收集与工程建设进度的同步情况；③各方在文件收集整理过程中需要协调解决的问题。文档检查能督促参建各方及时收集整理文件，及时协调、解决项目档案归档工作中出现的问题，为项目档案专项验收打下坚实基础。

五、做好档案验收，把好竣工档案质量关

建立档案预验收工作机制。在项目档案正式验收前，项目建设单位（法人）组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员，根据档案工作的相关要求，依照《重大建设项目档案验收内容及要求》对项目档案进行全面自检，对档案文件进行预验收。首先 ，细致审阅工程项目全套档案资料。采用质询、现场查验、抽查案卷的方式，检查项目档案，抽查档案数量应不少于100卷。审阅档案的要点包含以下几方面：①对照项目档案归档范围，依据附录标准中各参建单位归档文件目录，认真核对参建各方提交的竣工档案验收目录，检查档案文件是否齐全，是否出现漏收漏归的现象；②查看档案的结构划分是否合理有序，档案项目是否完整，档案要件资料是否齐全；③根据工程情况介绍及工程实物现状，检查档案材料内容是否准确，图、文、物是否相符；④竣工图编制是否规范、准确，竣工图是否反映了各种类型的变更，修改后的图上是否注明了变更依据，每一份竣工图是否有专业工程师签字认可。其次，形成档案预验收意见。在对项目档案全部材料进行审阅后，形成预验收意见，对于发现的问题，给予细致耐心的解答，提出切实可行的整改意见。参建单位落实责任到人，对照预验收意见限期完成整改，确保项目档案完整、准确、系统，符合相关规范要求。项目档案质量达到国家规定的标准，则可以申请档案正式验收。项目档案正式验收应在项目竣工验收3个月之前完成。

（作者单位：华南农业大学档案馆）