浅议文书档案管理工作一体化

毕建伟

一、文秘工作与文书档案管理工作的关系

文秘工作与文书档案工作密切相关，文秘工作是档案工作的基础，文书档案工作是文秘工作的延伸和发展，两者的有效结合、相辅相成，是实现文书档案管理一体化的重要保障。

（一）做好文秘工作是实现文书档案管理工作一体化的基础

文秘工作和文书档案管理工作的密切关系源于共同的主体——公文。公文作为文秘工作的主要产品，正是文书档案的前身。公文经过组件、分类、排列、编号、编目、修正、装订、编页、装盒、排架等步骤，即成为档案。文秘工作规范与否直接关系到公文质量的高低，而文书档案的质量直接取决于公文的质量，可见，高水平的文书档案管理是建立在规范的文秘工作基础之上的。因此，做好文秘工作是实现文书档案一体化的基础。

（二）文书档案是检验和提高文秘工作质量的重要手段之一

文书档案在实际工作中，发挥着提供信息、指导查考、积累知识、总结经验、发展生产、改善工作、提高效益等作用。文秘工作者通过查考文书档案，可以快速高效地起草公文、制定规章制度、撰写领导讲话等，也可以在处理纠纷、落实政策等工作中借助文书档案找到相关依据。通过文书档案的整理、归档和利用，可以发现文书起草、公文处理工作过程中存在的问题，检验文书处理工作的水平，对进一步提高文秘工作效率和质量具有重要作用。

二、制约文书档案管理工作一体化发展的主要因素

（一）在文档实体生成过程中，文秘部门和档案管理部门出现断口

众所周知，与文档实体生成密切相关的两个部门就是文秘部门和档案管理部门。公文处理工作和文书档案管理工作可由一人或多人承担，对于规模与文件流量较小的单位多由一人同时负责，稍大的机关或企事业单位往往将公文处理和档案管理实行分块管理，即文秘部门和档案管理部门分设。分设的管理模式，虽然实现了职责明确、成效显著，但往往由于文秘人员和档案管理人员工作之间因缺少沟通、缺乏配合和多头指挥等，导致在工作标准、交接时限等方面出现明显断口，致使公文用纸、格式、附件、签批、办理等不符合归档要求。

（二）在文档管理过程中，前紧后松现象制约了一体化发展进程

文秘工作和档案管理工作作为公文的起点和归宿，在实际工作中，往往容易出现前紧后松的现象。公文处理是一个单位的“门面”。公文处理质量和办文效率是衡量一个单位工作水平、工作作风的重要指标之一，在一定程度上代表着一个单位的形象。因此，大家都能够高度重视公文处理工作，在人力、物力、财力方面舍得投入。相对而言，档案管理工作的性质决定了档案工作是幕后的，很多单位领导认识不全面、不透彻，认为档案管理工作极为简单，人力物力的投入无法创造立竿见影的效益，因此，在投入方面缩手缩脚，严重挫败了档案管理人员的积极性。这种偏见和做法严重影响了档案管理工作的发展，同时也制约了文档管理一体化的发展进程。

（三）在文档信息利用方面，公文处理系统与档案管理系统无法实现无缝对接影响了信息利用效率

提高文档信息利用效率是文书档案管理一体化的最终目标。通过公文处理系统与档案管理系统的无缝对接，充分利用公文处理过程中形成的数据信息，避免档案管理部门的重复劳动，使公文的收发、登记、起草、运转、承办、催办、督办与文件材料的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体，从而实现文件处理精炼化、案卷生成标准化、查找利用自动化。但在实际工作中，公文处理系统与档案管理系统往往分别由文秘人员和档案管理人员主持开发，且不同步，极易出现标准不一致、接口不统一、兼容性差、数据共享困难等问题，严重影响了文档信息的利用效率。

（四）在文档规范方面，双重标准成为文书档案管理工作一体化的绊脚石

文秘工作和文书档案管理工作既是紧密联系的，又是相互独立的。《国家党政机关公文处理条例》（以下简称《条例》）作为党政机关公文规范化的重要依据，明确指出“公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作”，这就决定了公文处理工作与文书档案管理工作的紧密关系，公文處理工作应为文书档案管理工作奠定良好基础。但往往由于文秘工作与文书档案管理工作的脱节，导致公文处理各环节与文书档案管理工作规范、标准不一致，人为地影响后续一体化工作的顺利实施。

三、进一步提高文书档案管理工作一体化水平的对策和建议

文书档案管理工作一体化是文秘工作和文书档案管理工作的大势所趋，要切实提高文书档案管理工作一体化水平，建议从以下方面着手：

（一）建立“一体化”流程

对于由一人同时负责公文处理和档案管理的单位来说，实现文书档案工作一体化相对容易，但对于文秘部门和档案管理部门分设的单位来说，要实现文书档案管理一体化，就需要对部门和人员分工进行统一布局，对流程进行精心设计，对文秘工作和档案管理工作从组织形式到具体工作流程进行通盘考虑，实行统一指挥、合理分工、密切配合，使所有工作流程科学化、合理化、高效化。首先，文秘人员要注意按照档案管理有关要求做好公文信息的登记、录入、扫描、报批、交办、承办等工作；其次，文秘部门要注意做好办结公文的收集、整理、排列、装订等，收集过程中除了收集原文，还要收集批办单、办理结果等，整理和排列时要注意结果在前原则，装订方式要尽量满足后期归档要求；最后，文秘人员要注意及时与档案管理人员做好交接和沟通，交接过程要严格履行相关手续。

（二）强化“一体化”意识

首先，要在领导层面树立文书档案管理一体化意识，要充分认识档案工作的重要性，重视档案工作，加大人力、物力、财力等方面的投入，支持档案管理人员做好档案收集、归档、利用工作。其次，要提高文秘人员一体化的意识，文秘工作作为文书档案管理工作一体化的基础性工作，要求文秘人员必须具有较强的文书档案意识。在公文起草、登记、运转和制发等过程中，要严格执行有关规范、标准，从源头上提高档案实体质量。具体可从如下几方面入手：一是要注意选择质量好和符合档案管理规范、标准的纸张，包括纸张厚度、尺寸等；二是要注意做到字迹清晰、耐久，在文稿起草、记录、签批等环节使用符合档案要求的笔种、墨水和墨粉；三是注意在公文制发前做好检查和复核，重点对审批手续、内容、文种、格式等进行复核。最后，要加强档案管理人员与文秘人员的有效沟通，档案人员要善于将档案管理有关要求和标准向文秘人员宣讲。

（三）制定“一体化”制度

为了实现科学化、标准化、制度化管理目标，保证文书档案管理工作一体化得到长效发展，必须建立相应的制度体系。首先，要将各部门（包括文秘、档案、业务部门）分工和职责制度化，具体将各项工作、各个环节责任到人；其次，要将建立起来的“一体化”工作流程以规章制度形式予以规范、明确，以保证工作全过程的制度化、规范化和长效化；最后，要将人员培训、考核、奖惩、晋升等制度化，以激发文秘和档案管理人员的主动性、积极性，形成良性循环。

（四）培养“一体化”人才

对于文秘和档案管理部门分设的单位来说，文秘和档案管理工作人员的日常工作虽有交叉，但由于工作内容、性质和要求各不相同，很难深入了解、熟悉彼此的工作，如果能培养出既能熟练把握文秘工作有关要求又能熟知档案管理工作规范的“一体化”人才，必将大大加快文书档案工作一体化进程。培养“一体化”人才可以从以下方面入手：一是靠文秘、档案管理人员自学、互学，综合掌握文秘、档案管理相关流程、规定、要求；二是靠参加交叉外派培训，提高相关文秘人员的档案管理业务水平，培养档案管理人员的文秘工作技能；三是靠交叉轮岗，使文秘、档案管理人员在实际工作中得到锻炼，综合素质得到提升。

（作者单位：河北交通投资集团公司）