计算机在档案信息化建设与管理中的应用

鲜峰

摘 要：利用计算机网络技术进行档案信息化建设和管理，可确保档案信息的时效性，实现档案信息资源共享。在利用算机技术开展档案信息化建设时，应树立档案信息化意识，提高档案信息化技术水平，不断提高档案信息管理水平，确保档案信息的准确性和有效性。在利用计算机技术开展档案信息管理时，要通过计算机创建档案数据库，规范档案数据库建设，保障档案信息安全，研发档案信息相关软件，提高档案信息的利用率，促进当地经济社会的协调发展。

关键词：档案 信息化建设 信息管理 计算机技术

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）02（c）-0174-02

档案信息化是以室藏档案为基础，在保持原来档案信息不变的前提下，改变档案自身内容的存在形式，使档案信息社会化，实现档案资源共享，满足经济社会发展需求。应用计算机进行档案信息化建设和管理，可以节约时间，提高工作效率；可以节约成本，依规做好档案信息保密工作。所以，应合理利用计算机和网络技术加强档案信息化建设和管理。

1 档案信息化建设和管理应用计算机技术的优点

1.1 确保时效性

定期人工整理后的纸质档案要分放到各档案室，保存的档案信息一般具有一定的滞后性。而应用计算机技术完成档案扫描输入、加工整理后，可通过网络传输直接传送给档案室，确保查询得到的是最新、最及时的档案信息，确保了档案信息的时效性。

1.2 实现资源共享

运用计算机技术可录入档案信息，创建自己的信息库，相关部门可通过网络查询和调取经过加工的档案信息，可节约时间、空间，提高工作效率，共享电子档案信息资源。要提高档案信息共享能力，细分电子档案类别为操作目录、系统环境、卷内目录、档案密级等，来进行科学管理。

2 计算机在档案信息化建设中的应用

2.1 树立信息化意识

档案管理人员要树立社会档案意识，这可推动档案信息化建设的发展。档案管理人员是档案信息化建设的主力军，其能动性直接影响档案信息化建设的成败，应予以充分重视。这要求档案管理人员要树立档案信息化观念并认清其重要性，主动参与并认真做好档案信息化建设工作，促进当地经济社会的协调发展。

2.2 提高档案信息化技术水平

（1）配备硬件设备。要开发、运用和不断完善档案信息管理系统，通过培训并推广统一的计算机软件系统，为档案信息化建设奠定坚实的基础；（2）档案目录中心和全文数字化。在此项工作中，输入数据时应统一格式标准，根据使用者要求边整理边输入档案資料，同时保存纸质档案和数字档案，避免重复劳动，加快档案信息数字化的进程；（3）界定并保证信息密级及其安全。首先要制定公开、内部、秘密、机密等密级标准。为确保软件系统安全性，要合理设定档案信息使用者查询权限，通过在网上验证使用者身份来保证档案密级安全。

2.3 提高档案信息管理水平

（1）加强档案信息化管理软件和制度建设。要根据本单位实际选择合适的档案信息化管理软件，根据国家法律法规制定并不断完善管理规章制度和规范，加强信息交换并提高共享水平，创造出更为有利的、方便公众的优越条件；（2）档案管理人员必须学习和掌握计算机、信息化管理知识和管理软件，不断开发利用软件，使系统运行状态良好；（3）档案信息化管理成败的关键在于数据质量，要严格把守数据关，输入完整准确数据，保证信息的客观性。要建立数据审核制度，输入前和输入后应详细审核和校对数据，以确保数据的准确性。

3 计算机技术在档案信息管理中的应用

3.1 创建档案数据库

档案信息管理的核心是利用计算机技术开发和建立数据库以保存档案数据信息。这一过程是档案信息管理正规化、数字化、网络化的必要手段，是用户获取各种档案信息的一种重要方式。

在档案管理过程中，要建立完善的数据库和相关程序，准确录入档案信息，通过不同方式来检索、查询和利用档案信息，做到档案信息系统的正常运行和档案信息的共享。

3.2 规范档案数据库建设

应规范建设和科学管理档案数据库，尤其时应注意泄密问题。要提高档案管理的安全机制，防止信息泄露；要不断扩大发展档案信息数据库，顺应计算机发展建立新的管理软件，满足档案信息管理需求。

3.3 保障档案信息安全

安全性是档案信息管理中的重中之重，机密信息一旦泄露，不利于经济社会的快速发展。

安全保障制度是保证信息管理安全的保证，但应做到科学合理有效。要选用适合的或重新设计杀毒软件，保证病毒不侵袭档案信息；为有效抵制内外攻击，要将入侵检测、漏洞扫描技术、二级防火墙作为档案信息管理系统安全的核心内容；为及时发现并处理档案信息管理系统安全问题，了解系统安全运行情况，要实时记录防火墙日志来监控系统。必要时将系统划分为隔离区、外网区和内网区等不同使用权限的区域，以不同级别指令为依据，严格端口和服务限制。这样，系统管理员可限制不同使用者的操作权限。防火墙可隔离移动网络接入点，扫描所有进入系统内部的信息。当出现欺骗性攻击时，技术人员可及时发现危险操作并根据情况的不同给予不同的处理，避免系统受到侵害。

3.4 研发档案信息相关软件

在当前已有的档案管理软件上，根据档案信息的发展以及计算机技术的不断发展，可以根据实际重新设计软件结构、模块、编程、调试和测试，开发新数据库和管理软件，研发出适合时代发展和顺应档案信息利用者需求的档案管理程序和相关软件，确保档案管理和数据库数据的有效性和准确性。

3.5 提高档案信息利用率

利用现代信息技术整理和编研可进一步系统化和优化档案信息，能提高信息密度和信息传递速度，方便快捷地为利用者提供必要的数字化档案信息，有助于及时提供准确的当地经济社会发展决策信息。

利用档案信息管理系统可建立基于局域网用户友好界面的查询子系统，这样利用者可以按权限浏览和快速索取网站所提供的丰富的档案信息，可获得较高的社会效益。根据用户权限的不同，通过局域网以数字化形式为各部门传输必要、及时、可靠、大量的基础性原生档案信息，充分实现档案信息共享，充分利用数据挖掘技术，切实提高档案信息管理系统和档案信息利用率。

随着计算机的普及和网络技术的不断发展，为档案信息化建设和管理提供了有利条件，所创建的档案管理平台不但可以有效实施档案信息化建设和管理，还可节省时间和成本，提高档案管理效率、利用率和社会效益，不断提高管理水平，确保档案信息化建设与社会信息化同步发展，提供快捷有效的档案信息，可以促进当地经济社会的协调发展。

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