高校档案工作机制创新研究

王雅琴

摘 要：近年来，高校档案制度建设成效显著，但仍存在不少问题。文章剖析了高校档案工作中存在的问题及其原因，在此基础上，探索了高校档案工作机制的创新路径，以期不断提升档案工作的水平。

一、高校档案工作的现状及原因剖析

近年来，高校档案制度建设成效显著，但高校档案收集难的问题仍然存在，且各高校之间，同一高校不同立卷部门之间存在明显的不平衡现象。是什么原因造成了这种不平衡呢？据笔者调查，主要取决于以下两方面：一是各级领导和教职员工的档案意识。档案意识强的单位和部门，档案工作就做得好，反之就做得差；二是档案部门的监管与服务做得是否到位。

高校档案工作涉及面广，费时费力且难以显示成效。这是档案工作得不到立卷部门广泛重视的根本原因，再加上高校档案部门都为直属部门，行政管理职能较弱，监管力度有限，以致高校档案收集难的问题长期无法破局。

二、探索档案工作机制的创新路径

1.发挥立卷部门档案工作小组的作用

在各立卷部门成立档案工作小组，其主要职责是根据学校档案工作的要求，完善本部门的档案规章制度；将本部门的归档范围和档案工作要求分解到各业务岗位，责任到人；及时收集本部门形成的文件材料，确保其齐全、完整、准确、规范，并按时向档案部门移交。

2.正确认识档案工作与业务工作关系

档案工作是业务工作的重要组成部分，两者是不可分割的整体，档案是业务工作的自然衍生物，有了规范的业务工作流程才能形成规范的档案材料，而后者是保证业务工作顺利开展的基础。举一个真实的事例，某一基本建设项目在施工过程中，因为没有按照“申请—审批—修改”流程去修改某一设计，以致没有留下修改该设计的档案凭证，导致施工单位在项目竣工验收后不能按实际情况结算工程款而诉之法律，该工程结算工作也无法按时进行。

如何才能使业务工作与档案工作相互融合，共同促进？①在制定业务工作规章制度时，同时考虑业务工作和档案工作的要求；②将档案工作要求在业务流程中体现出来，与业务工作同时检查；③由业务人员担任兼職档案员，将档案工作作为其业务工作的内容，纳入其岗位考核。

3.创新档案工作模式

大力推进电子化办公，通过协同办公系统、教学科研服务管理系统等业务系统，实现电子文件在部门之间、教师与管理部门之间的流转，最终由归口管理部门整理立卷，向档案部门移交归档。以上级文件为例，由收文单位——校长办公室扫描纸质文件，电子版在协同办公系统流转，主办部门办理完毕后，将办理结果提交到协同办公系统，电子文件通过协同办公系统归档模块实时归档，纸质文件连同办理结果由校长办公室归口向档案部门移交归档。

4.监管与服务并重

档案工作模式的创新，使立卷部门和档案部门的业务信息能够及时地进行交换、充分地共享，为档案工作的服务与监管提供了基础，有利于形成档案部门与业务部门相互促进、相互监督的工作氛围。

高校档案部门要完善学校档案规章制度，坚持事前控制（提前指导，为专项重大活动和立卷部门制定归档范围，提出归档要求），事中监督（系统监控，督促），事后考查（对照归档范围，检查档案的齐全性、完整性和规范性，不符合归档要求的责令重归，网上公布），将监管融于服务之中。

同时，高校档案部门坚持为学校中心工作，为部门业务工作和全校教职员工提供主动快捷的档案利用服务，使其深切感受到档案的重要性，因而更加自觉地做好档案工作。

高校档案工作涉及方方面面，档案工作机制的创新，其关键是要使每一位教职员工真正认识到档案工作的重要性，鼓励其在各自的岗位上创新，不断提升档案工作的水平。

参考文献：

[1]杨冬权.做好新形势下档案工作、建设档案强国的纲领性指导文献——学习《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》体会[J].四川档案，2014（3）.

[2]于应华.高校文件和档案管理融入业务活动的现实途径[J].湖南城市学院学报，2012（3）：96-98.