浅谈建筑工程企业档案管理

卢楚乐

摘要：建筑工程档案管理工作是建筑工程工作一项重要的基础性工作，也是建筑工程管理工作的重要组成部分。工程建设项目档案是工程项目建设的真实记录，是全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据，具有十分重要的保存价值。

关键词：建筑工程；档案；管理；意义

一、建筑工程档案的概念和特点分析

（一）建筑工程档案的概念

通常来说，建筑工程档案主要记录的是建筑工程的设计、施工中期和竣工验收。而每一阶段和过程的工作内容都应当记录在案。具体来说，在建筑工程设计阶段建筑工程档案主要记录的是建筑工程的地质条件、工程预算、招投标情况以及审批情况等。而在施工中期建筑工程档案主要记录的则是消防设施安装、材料使用情况、人工使用情况。同时，针对性记录暖通、通风等具体设施和数据。这样便能将施工中期各项情况反映出来，展现建设质量和标准。第三，竣工验收阶段的建筑工程档案主要记录了工程移交、工程检查以及竣工文件等。

（二）建筑工程档案的特点

档案管理工作是一项系统化和科学化的工程，而建筑工程档案管理更是收集、整理和管理建筑工程项目各项生产环节文件资料的重要方式方法。建筑工程档案不仅能够涵盖整个建筑工程的完整建设流程，还能真实客观反映建筑工程的基本内容。一份完整科学的建筑工程档案不仅对往后扩建改建有着重要参考作用，也是城市建设的凭据。而且，建筑工程档案还能在火灾等突发事故防范、重大灾害险情预防上发挥作用。

二、建筑工程档案管理的存在问题

（一）管理意识落后

现阶段大部分建筑企业对于建筑工程档案的概念和作用等依然不了解，档案管理意识相当落后，甚至还出现对档案管理现代化的不了解。此外，当下部分建筑企业在建筑工程档案管理过程中依然运用传统收工方式方法，无论是档案的收集、储存等都停留在传统模式，完全没有实现建筑工程档案的现代化管理。

（二）管理资金缺乏

建筑工程档案管理资金的缺乏也是当下建筑工程档案管理的重要问题。管理资金的缺乏将直接导致建筑工程档案管理技术和设备落后。而且，加之建筑工程档案管理意识的落后，也会使得建筑工程档案形同虚设。

（三）管理人才缺乏

社会不断发展，现代化、科学化和信息化的建筑档案管理方法层出不穷。但是，现阶段部分建筑档案管理人员依然没有掌握新的技术手段，甚至有的建筑企业档案管理人员并不是专业档案管理人员，仅仅是一个兼职而已，这就给档案管理带来了很大的弊端。究其本质而言，管理人才的缺乏使得档案管理过程缺乏应有的技能，科学化的建筑档案管理更是无从说起。

三、建筑工程档案管理存在问题的解决办法

（一）革新管理意识

革新建筑档案管理意识首先需要加强建筑企业领导的认识，提升企业对于档案管理的重视程度。这是因为只有建筑企业领导认识到建筑档案管理的重要性，才能逐步进行改善。所以，各建筑企业应当建立以企业领导为核心的档案管理小组，加强建筑档案管理重视，重新构建档案管理意识。其次，各部门应当就建筑工程档案管理人员进行管理意识强化和管理思想的培训。另一方面，科学合理构建建筑工程档案管理的制度，确保建筑档案管理能够在既定标准和制度之下进行。

（二）加强人力物力和财力投入

加强重视变革建筑工程档案理念之后，企业应当加强人力物力和财力的投入，逐步将建筑工程档案管理放在项目管理中的重要位置。所以，需要将建筑工程档案划入一个单独部门，与项目建设同步发展和建设。同时，保障建筑工程档案管理的现代化建设，逐步实现办公自动化。针对档案管理也应发放专项资金，避免方案管理经费不足。有条件的企业还可以购买诸如计算机、扫描仪、传真机、摄像机等现代化档案管理设备。

（三）优化管理人员素质

优化建筑工程档案管理人员素质应当从三个方面进行，第一，建筑工程档案管理人员应当不断加强档案管理的基础知识和专业知识学习，主要涵盖档案管理知识、相关法律知识、信息技术等。其次，增强管理人员的档案管理责任意识，凭借档案管理机构职能强化强化档案管理人员队伍健身，进而实现管理人员素质的优化。第三，将档案管理作为一种专职部门进行之后，管理人员还应当树立爱岗敬业和乐于奉献的精神，通过教育强化和档案管理相关重要性知识的传递确保档案管理人员能够安心档案事业，为档案管理服好务。

四、各部门档案管理人员

（一）各部门档案管理人员，应按照企业档案管理者所发的制度或细则或交底的要求进行收集、整理、归档。

（二）各部门档案管理人员，应自主去学习档案相关的知识，工作中碰到不太清楚的及时请教企业档案管理者或其他人员。

（三）各部门档案管理人员，要在档案形成的过程中经常检查档案，查看是否有发生错误的事，尤其是工程项目的资料，由于工程时间长，若不经常检查档案，完工后才发现有很多问题，那时要改则很不容易，一是因为当时经手的人员在完工时基本已经调动工作了，有的甚至已经离职了，二是经过时间那么长，很多情况都记得不是很清楚了，此时去补资料很有可能是造假的，所以在工程建设过程经常去检查档案，发现问题可及时进行改正，这样既能保证档案的真实性，又能保证档案的准确性。

五、结语

综上所述，只要建筑单位各级领导高度重视，专兼职档案管理人员保持认真负责的工作态度，并在充分调动广大员工的积极性，才能保证建筑工程技术档案管理工作发挥更为重要的意义，并且成为推动我国建筑行业高速发展的技术基础。

参考文献：

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