大学生资助管理信息化实践及效果研究

熊小丽

摘要：本文通过对广西中医药大学利用学工管理系统进行信息化资助管理的实践，并进行系统满意度调查分析，得出利用学工管理系统进行资助管理信息化过程中存在着信息数据采集困难、信息录入效率低等问题。提出逐步完善管理系统功能，切实满足资助管理信息化；协同相关部门管理系统消除资助管理“信息孤岛”的局面；建立一支高水平的资助信息管理队伍三个对策，来提高资助管理信息化建设。

关键词：高校；问卷调查；资助管理信息化

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2017）23-0269-02

《教育信息化十年发展规划（2011-2020年）》中指出信息技术对教育发展具有革命性影响，必须引起高度的重视，其中特别强调要进一步加强基础设施和信息资源建设。结合我校的实际情况，我校在2014年引入《KINGOSOFT高校学生综合管理系统》，2015年1月正式在资助模块子系统启用，通过这样一个信息化管理平台的推广使用，来与以往传统的资助管理工作对比研究，并从实践中发现问题，提出解决策略。

一、学生管理系统使用满意度问卷数据的统计与分析

（一）问卷调查的基本情况

笔者以研究者本人为施测主体，采取随机调查，问卷采用匿名答题的方式，主要使用李克特量表从学工系统易用性、资助工作程序便捷性、资助工作反馈及时性、资助工作查询修改高效性、信息安全性5个维度设计。问卷共计发放300份，实际回收288份，回收率为96%，有效问卷268份，有效率为89.3%，回收率与有效率均符合统计要求。

（二）系统易用调查结果分析

通过实践，现阶段学工管理系统学生能使用的功能是：（1）填写贫困生档案，查看各类奖助学金以及勤工助学的情况，对于教师而言可以审核学生的贫困申请，建立贫困生档案。（2）依据学生贫困档案及学生综合表现，确定获得助学金学生。（3）审核学生勤工助学申请，确定勤工助学学生。（4）依据学生贫困档案，确定贫困资助学生。每位教师和学生都各自拥有独立的账号，登录账号就能进行相关操作。由于该系统当前只能使用PC端的网络版进行登录，这就给广大“低头族”用户带来了很大的不方便。调查表明，78%的教师及92%的学生认为这个系统最大的不易性是不能使用手机进行操作，而且64%的学生会忘记系统的账户与密码，进而打消了他们使用系统的积极性，通过访谈部分学生，学校很多部门都使用系统让学生填报各类信息，系统一多他们就容易忘记各个系统的账户名与密码，这样就要到管理人员那里修改、找回密码。

（三）资助工作程序便捷性、反馈及时性、信息修改高效性调查结果分析

对于资助工作程序便捷性调查，主要是针对资助工作管理的老师与二级学院的资助管理人员，现阶段学工管理系统老师使用的功能主要是：贫困生档案的录入、审核各类奖助学金、勤工助学申请审核，使用系统前这些全是通过手工操作审核，使用系统后作为学工资助管理工作人员在审核方面便捷与效率提高了很多；但是对于一些二级学院的资助管理人而言，很多都还是要通过手工操作才能提交审核工作，这样他们觉得既要使用手工又要进行系统操作，特别是一些信息化能力较差的资助管理人员觉得是增加了工作负担，因为系统的使用对他们来说也是一项新的任务，操作不熟悉反而增加了工作负担。信息的反馈及时性提高效果不明显，但是这个学工资助管理工作人员及二级学院管理工作人员来说，使用系统后的信息修改高效性提高不少。

（四）信息安全性调查结果分析

使用系统后，学生可以使用自己的账户进行贫困生档案、奖助学金以及勤工俭學方面的查询，教师也可以对学生的各类获奖情况进行查询，只有学工系统资助管理人员才具有账户密码的重置权限，这个账户是唯一且实名的，保证了各类信息的安全性。94.6%的学生对于这个信息安全性还是比较满意的，只是觉得修改比较麻烦，需要携带学生证与身份证去管理员那里才能修改信息。而所有管理资助的老师还是比较满意系统的安全性。

二、资助管理信息化实践存在问题以及建设对策

（一）从实践及调查中资助管理系统存在的问题

1.信息数据采集困难，信息录入效率低。实践中发现，管理系统的信息数据采集比较困难，信息录入效率低。信息录入工作一般是开放一段时间，让学生完成基本信息的录入，如贫困生档案这块由于填报的信息比较多，我校学生又涉及高年级转校区、转院系的情况，导致学生填报的信息错误率较高，而且不及时。加上学生使用系统本身只能通过PC网络端进行操作，这就影响了学生及教师的积极性，从而导致信息缺失。又如奖助学金及勤工助学申请这块，由学院先审核，而且学生也需完善相应的纸质材料，最后由资助管理人员录入审核，在系统操作过程中虽然有模板导入，但是由于有额外的手工操作，完成数据汇时总会导致数据丢失和错乱，这样资助管理人员只能再次进行手工操作核查数据，进而增加了学生资助管理人员的工作量，也导致了信息录入效率低下。

2.系统功能模块不完善，增加了资助工作量。在实践中只实现了部分资助管理的工作，如奖学金模块不能包含学生的成绩审核，只能是最后的评定结果，资助中心的工作者也要汇总各学院上报的审核情况，才能把数据录入系统。此外，根据部分二级学院资助管理人员的访谈，他们认为系统操作有很多模块不符合实际工作，主要也是系统的开发人员对资助业务不熟悉，因为他们基本是计算机专业人员，并未从事过高校资助工作，因此增加了资助的工作量。

3.系统孤立不能与其他部门协同办公。在实践中，学校很多部门都有自己的系统，但是不能进行信息的交换，部门之间不能协同办公。老师与学生都反映学校的系统比较多，他们填报的信息也多，所以经常忘记各系统的用户名与密码，特别是老师需要使用好几个系统来管理学生。但是各个部门有很多内容都是需要协同办公的，像资助工作的很多流程都要经过财务跟教务，由于系统不能协同，所以就要使用纸质审核进行工作，系统孤立就造成大量数据交互使用手工，资源也会浪费，进而导致效率低下，出错率也会偏高。

（二）提高資助管理信息化建设的对策

1.逐步完善管理系统功能，切实满足资助管理信息化。通过实践及调研，大部分资助管理人员缺乏必要的计算机网络知识，同时由于系统开发人员不熟悉资助管理工作的流程，在软件需求和服务方面，为更好地发挥信息化系统的功能，双方也是很难达到共识。学校系统管理人员要将学校管理者、学院管理者以及学生多种需求反馈给开发者，然后协调尽快完善系统，解决系统出现的问题，并在实践中不断探索，将各模块的功能不断优化，减少重复操作，完成软件的二次开放，使系统功能达到最优化。

2.协同相关部门管理系统，消除资助管理“信息孤岛”局面。在系统的使用过程中，资助管理系统就类似一个“信息孤岛”，学生资助工作信息化建设应建立“条块结合”的模式，以业务协同、数据共享为目标，制定数据共享规范与接口标准。协同校内各个相关部门的信息管理系统，在业务和数据方面相互疏通，免去其中手工操作的短板，优化资源配置，减少资源浪费，提高资助管理信息化建设。

3.建立一支高水平的资助信息管理队伍。在资助工作信息化管理中，人是推动其发展和完善的最本质和最重要的因素，是建设中必不可少的关键力量。在系统实行中，部分资助管理工作人员不愿意使用系统工作，原因在于计算机能力较弱，使用系统比较困难，因此要推进资助管理信息化建设，建立一支高水平的资助信息管理队伍是极其重要的。

三、小结

资助管理信息化建设是一项长期的大工程，只有不断实践和不断发现问题、解决问题，使系统更加符合资助管理的现状，让管理系统真正实现信息化办公，使资助管理工作实现科学化、人性化、公平透明化。

参考文献：

[1]杨明，高校资助管理信息化建设的探索与实践[J].佳木斯教育学院学报，2014，（02）.

[2]刘鸿飞.高校学生资助工作信息化管理平台的开发与应用[J].教育管理，2016，（06）.

College Finance Management Informationization Practice and the Research Result

XIONG Xiao-li

（Science and Engineering Department，Guangxi College of Traditional Chinese Medicine Industry，Nanning，Guangxi 530200，China）

Abstract：This article through to the Guangxi university of Chinese medicine using student worker information management system to fund management practice.And system satisfaction survey analysis it is concluded that use of labor management system for finance management informatization difficulties exist of the process information data collection and information input efficiency is not very good。Improve management system function three countermeasures to improve finance management informatization forward；to meet the funding management informationization；coordinate relevant department management system eliminate "information island" fund management situatin；establish a high level of support information management team.

Key words：colleges and universities；problem study；finance management informatization