OA办公系统在多元化集团信息化管理中的应用价值

王嘉宁+马淑敏

[摘 要] 为推动多元化集团信息化建设，提高企业管控能力和水平，结合多元化集团的办公特点，多元化集团有必要规范文件审批流程，提高文件审批速度，必需解决信息共享差、沟通效率低以及文档共享等问题。以金蝶OA办公系统为例，可以根据用户特点和需求定制信息化管理平台架构，轻松实现协同审批管理、公文处理、流程管理、知识中心、档案管理、资源管理、互动沟通等诸多功能。为了OA办公系统在多元化集团企业信息化管理中更好地应用，需要企业领导重视，做好事前规划设计，建立一支技术过硬的信息化管理人才队伍，完善相关硬件设施，更要重视信息化平台日常的维护。实现办文、办事、沟通、协作、共享上的高效管理。

[关键词] 办公自动化；多元化集团；信息化；协同管理

[中图分类号] F272 [文献标识码] A

一、引言

多元化集团大多由不同业务的子公司组成，在多个相关或不相关的产业领域同时经营多项不同业务，由于跨地域、部门多、业务信息量大，经营发展中经常遭遇信息不畅、管控乏力、工作效率低下等集团化管理困境。如何利用近年来兴起的OA办公系统解决目前普遍存在的信息化瓶颈，提高企业控制能力以及与外部合作协同能力，确保集团决策的准确性和整体运作的高效率，是每个多元化集团迫切需要考虑的核心战略问题。金蝶OA办公系统是金蝶公司开发的基于“工作流+表单”的综合管理软件，能够帮助多元化集团实现分层管控、全员协同、信息流畅和规范运作。因此，促进金蝶OA办公系统在多元化集团信息化管理中的应用对于推动企业跨越式发展具有重要的意义。

二、多元化集团办公特点

从发展历程来看，多元化集团一般是由一个主业起家，然后通过兼并、重组和增加产品线等迅速扩大公司规模，形成由多个子公司组成的集团型企业。

多元化集团在运行管理中主要有五个方面办公特点。一是多元化集团企业机构庞大，组织结构复杂，审批层级较多，事物处理流程复杂。二是集团企业越来越需要提高办事效率，规范公司管理。办事效率低下急需通过有效的管理创新解决，而管理的创新需要借助于信息化来实现。三是多元化集团典型管控模式有财务管控模式、战略管控模式和经营管控模式三种。无论采用哪种管控模式，由多个跨地域、跨行业的子公司构成的多元化集团大多存在信息上传下达缓慢、信息不能及时到达、办公效率较低的问题。四是子公司信息系统建设不统一，每个子公司使用的操作平台、数据库各不相同，信息资源都是相对分散的，总部与子公司以及各子公司之间信息没有实现互通互联，形成了一个个信息孤岛。集团规模越大，产业越是多元化，信息资源就越分散，信息孤岛现象就越严重。这些信息孤岛的存在削弱了集团管控能力。五是集团信息化建设发展不平衡，对财务控制投入较多，对管理控制投入较少。

三、多元化集团企业信息化建设的必要性

（一）有必要规范文件审批流程，提高文件审批速度。多元化集团存在着大量流程化工作，例如文件审批、收发文、请示、汇报等。传统的流程审批多为手工方式，审批一个文件，少则3-5天，多则超过一个星期，流转周期长，流程无法有效管理和控制；一旦遇到审批人外出，审批流程便无法继续，在一定程度上影响办事效率；大量纸质文件的传递，不但浪费办公经费，也不便日后査询利用。因此，有必要建立一个协同办公平台，将日常需要审批的内部行政类、事物类、财务类等待审批事项在管理软件中搭建好，预设好审批流程，根据审批条件，自动发起审批流转方向，在手机端建立快速审批系统，随时异地办公，从而提高文件审批速度。

（二）必需解决信息共享差，沟通效率低的问题。传统企业沟通方式主要采用电话、会议、口头沟通和一些简单的局域网沟通软件等实现，不能很好地实现多样化沟通交流，沟通效率较低。多元化集团有必要搭建一个协同办公平台，建立一个有效的信息发布和交流场所，例如：公告、通知、论坛、规章制度、行业动态、新闻等，促使信息在集团或下属子公司内部得到广泛传播，确保信息数据的及时性和准确性。

（三）必需解决文档共享问题。传统办公模式下，文档资料或存放于档案柜中，或存放于各职能部门电脑中，没有实现文档资料互联互通。想要查找某个文件费时费力，跨部门查找资料更是不易，一旦有人员流动还会造成资料流失，文档的保存、共享、使用和再利用存在很多障碍和问题。如果能够搭建一个协同办公平臺，可以利用办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的方式保管文档资料，并设定文档使用权限。由管理员对相关人员进行授权，各层级员工根据身份文件和口令按相应权限使用符合他身份的权限范围内的文档信息。这样不仅保证了企业信息资料的安全性，也便于查阅，能够有效地加快知识的传播及共享。

四、金蝶OA办公系统架构与主要功能

随着企业规模的不断扩大，业务范围的不断拓展，越来越多的企业需要协同办公软件解决企业管理中的实际问题。由此也促进了软件行业的发展，诞生了非常多的软件厂商，比如金蝶、泛微、用友、浪潮等，先后推出了基于“工作流+表单”的综合管理软件，能够满足客户更加灵活的新需求。以金蝶OA办公自动化系统为例，可以根据用户特点和需求定制信息化管理平台架构（见下图），轻松实现协同审批管理、公文处理、流程管理、知识中心、档案管理、资源管理、互动沟通等诸多功能。

（一）协同审批管理。完成企业的日常审批管理，包括合同审批、采购申请、费用报销、请假申请等，用户也可以自定义审批单据。

（二）公文处理。将发布的公文集中处理，可以设置督办，提醒等。

（三）流程管理。除了正常表单审批外，金蝶OA可以自定义审批流程，并且根据权限定义审批流向。

（四）知识中心。将日常的公司制度、人力资源、营销知识、产品知识、财务知识等统一发布，实现共享。

（五）档案管理。针对大型企业公司的档案结构复杂问题，金蝶OA提供档案分录管理、权限控制、定期销毁等功能。

（六）资源管理。主要完成日常的会议室管理、用车管理、图书管理、办公用品管理等。

（七）互动沟通。消息中心、论坛、通讯录、文件传阅、手机app等模块为员工日常办公沟通提供便利条件。

五、金蝶OA办公系统在多元化集团企业信息化管理中的应用效果

金蝶OA办公系统自问世以来，不断优化升级，帮助众多企业建立了以人为本，以流程为驱动的工作方式，实现了辦文、办事、沟通、协作、共享上的高效管理。

（一）金蝶协同申批平台的搭建，以“表单+流程”的方式来固化审批流，成功实现了内部行政类、事务类、财务类等各种审批事项的流转自动化、流程文件多维度统计。移动应用的使用，更是让审批人能够打破时间地点的局限，随时随地进行审批。这不仅提高了多组织管理的规范性和可控性，更提升了工作质量、办公效率，强化了执行力，节约了大量的办公资源。

（二）利用单位文档模块，建立了单位文档和各部门文件共享。各部门知识管理员把重要资料上传到各部门的共享文档，并对相关人员进行授权，系统文档管理员会及时存档，并严格监督文档各类权限控制。不仅有效保证了文档信息资料的安全性，也提高了查阅速度。集团所有纸质文档全面实现电子化后，更是加快了知识的传播及共享。

（三）通过金蝶协同平台强大的工作流引擎，实现各部门业务的电子流转，各层级员工能实时了解办事进度和状态，分析具体环节的办事时间和结果，极大地提升了从业务部门到管理层的办事效率及集团的管控力度。

（四）公司公务车、会议室等行政资源采取的是透明的管理模式，管理者能及时了解车辆申请审批情况、使用情况等，提高了行政资源利用效率。

六、OA办公系统在多元化集团企业信息化管理中的实施策略与建议

（一）企业领导重视。协同OA是近年来才发展起来的信息化管理软件，对于企业来说它是一个融入高科技的新生事物，而企业普遍缺乏相关专业人才和经验，信息化建设过程中不可避免地遇到各种问题，有的企业能够及时解决问题，顺利实现信息化升级，有的企业则是以失败告终。作为企业领导者必须高度重视，积极协调，并带头学习和实践，真正把软件各项功能运用到日常管理中去。

（二）事前做好规划设计。每个企业各有特点，经营规模和业务范围各不相同，因此对信息化平台协同软件的功能需求也有所不同。企业用户与软件公司双方必须共同组建调研小组，从梳理制约企业管理效率的瓶颈入手，将企业的整体发展目标和信息化建设有机地结合起来，事前做好规划设计。企业购买软件产品时，应充分考虑产品的可扩展性，确保系统能够提供灵活的业务定制功能，以适应企业未来发展需要。切忌只顾眼前利益，贪图便宜，导致刚投入使用的软件没过多久就因企业规模扩大和业务升级而失灵。

（三）建立一支技术过硬的信息化管理人才队伍。多元化集团企业很少有专业的计算机技术人才，使得复杂度高、有难度的信息化解决方案无法成功实施。即便是简单的事项也会因管理不到位而降低软件使用效率。因此，企业必须组建一支技术过硬的信息化管理人才队伍，相关人员需具备扎实的信息科学理论基础和良好的管理能力，能够运用信息科学的理论技术解决各层次的管理者和用户面临的实际问题。

（四）完善相关硬件设施。建设办公自动化信息平台的先决条件是具备相关硬件与电信基础设施。大多数企业都配有计算机等硬件设备，主要用于文字、表格处理、排版编辑等。建设办公自动化系统则需进一步完善相关硬件设施，确保存储空间充足和数据传输速度。

（五）重视信息化平台日常维护。多元化集团企业信息化平台一旦建立，合作的软件公司一般都会提供免费的培训和质保期内的免费维护。企业应该抓住机会，鼓励全员参加培训，尽快掌握信息化平台操作流程和方法，及时发现问题与不足。质保期过后一般软件公司会提供有偿维护服务，有的企业投入了几十万、数百万建设信息化平台，但往往忽视日常维护投入，导致因一些很容易解决的小问题而影响软件使用效率，因此建议企业与软件公司持续保持联系，做好信息化平台日常维护。

七、结语

多元化集团企业随着市场业务范围的不断拓展和业务量的不断增长，对管理信息系统建设提出了更高的要求，需要不断获取知识，提升创新能力和深化管理。信息化的深入应用能够极大的提高运转效率，节约运营成本。信息化手段，势在必行。

[参 考 文 献]

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[责任编辑：王凤娟]