论高校档案管理工作的创新方略

成珊珊

摘 要：档案是教学实践和教学研究的重要基础，档案管理是学校管理的一个重要组成部分的执行管理。随着现代信息技术的进步，高校档案管理创新和发展势在必行。文章从档案管理的重要性入手，结合当前高校档案管理工作存在的问题，就如何进行高校档案管理工作创新进行了探讨、分析。

关键词：高校；档案；管理工作；创新策略

高校档案管理工作是高校事业发展的一个重要组成部分，是履行人才培养、科学研究和社会服务功能和执行活动的直接记录。档案的收集、管理和创新是构建高校档案管理的一个重要因素。本文基于高校的档案管理的创新策略谈谈个人认识。

1 高校档案管理工作的重要性

许多学院和大学在发展过程中，在教学、科研和管理，积累了大量的文本、图形、视频、如何搞好档案的管理是高校必须思考的问题。近年来，随着规模的扩张，高校扩招，高校档案数据，信息量比较大，这个对档案管理工作效率提出了更高的要求。使用先进的管理方法和管理手段，变实体档案资料管理为信化档案资料管理，档案管理已经成为高校档案管理的新努力工作方向。

2 当前高校档案管理工作中存在的问题

2.1 思想上不够重视

虽说我国高校的档案管理工作早已起步，但是，也有一部分高校至今都没有认识到档案管理工作的重要性，对档案工作不够重视.如许多高校领导层、教管人员一致认为，在高等教育改革大背景下，高校必须以教学管理和科研为重点抓好教学管理工作，档案管理不过是教学管理的辅助成分，不需要在上面花费太多的时间.在这种“重教学、轻档案”的管理思想影响下，高校档案管理基础设施建设、管理队伍建设都受到影响，高校档案管理工作仍旧停留在档案信息收集、整理、保管等初级层面和纸质档案管理时代.一些档案管理人员也认为，只要做好实体档案管理工作即可，档案管理服务意识不高.这些，都会影响高校档案管理工作进步。

2.2 管理体制落后，管理方法单一

管理体制僵化、落后，是高校档案管理存在的显著问题，高校档案管理工作是一项专业性、系统性较强的工作，但是，许多高校在管理机构设置上都缺少长远发展理念，致使档案管理机构设置过于简单，管理岗位人员分配不合理，管理人员工资待遇不高。一些高校甚至在档案管理上没有设置专业管理人员，学校档案管理工作多由行政部门、会计部门的人员兼任，并且在档案管理中没有引入有效的激励机制，严重影响了档案管理人员的工作积极性.在档案管理上，一些高校虽然也借助信息化建设契机，开启了档案管理信息化建设的大门，但是，许多高校的档案管理工作仍以人工、手工管理为主，档案信息化管理仅限于用电脑进行信息检索、纸质档案的信息化转换与保存，与真正的信息化管理差距甚远。

2.3 投入不足，硬件设置老化

因为经费有限，领导阶层认识不到档案管理工作的重要性，因此，许多高校在档案管理上都没有投入过多的资金.致使高校档案管理硬件设备严重老化，档案馆舍条件相对较差，档案管理所需的贵重仪器设备严重短缺.一些高校虽然在硬件设备购置上花费了一定数额的资金，但是，由于缺少配套设施建设不完善，专业人才和后续经费得不到保障，许多仪器的使用率都较低，仪器损坏后也难以得到及时维修。

2.4 档案开放度不够，管理人才匮乏

长期以来，我国高校档案部门在档案管理上采用的都是以藏为主、重藏轻用的策略，走的都是传统的只管收藏和保管、只知道预防危险、不重利用的老路.这种落后的管理观念，直接将档案资源保管与利用对立起来，严重限制了高校档案的开放度。加上工作人员思想僵化，服务质量不高，高校档案利用功能也难以得到充分发挥。此外，许多高校在档案管理上，都没有引进专业人员，并且在队伍管理上采用的都是人事管理终身制，只关注绩效考核不关注人员培训与再教育.受此影响，许多档案工作者都缺少学习精神和进取意识，档案管理专业技能也提升困难。

3 高校档案管理工作创新策略

3.1 健全档案管理体系与管理制度

建立健全高校档案管理制度和管理机制，是提高高校档案管理工作效率的根本。 为了实现高校档案管理目标，高校首先要摈弃落后的管理理念，立足于我国《档案法》、《档案管理办法》，完善学校档案管理机制，制定详细的档案管理条例尤其是信息化档案管理机制，明确电子档案分类储存标准和管理方法，将档案管理职责落实到个人，在档案管理上实施目标化管理和量化管理.在此基础上，高校还要完善薪酬分配制度、用人制度、激励机制，在档案人员管理上引入有效的市场化竞争机制，鼓励档案工作人员大胆创新、争先创优，为档案管理工作注入无穷活力。

3.2 加大资金投入，建设服务性的管理部门

在高等教育事业不断发展的情况下，传统的手工检索、人工管理档案管理方法已经无法满足高校现代化管理需要.这就要求高校加大档案馆（室）建设资金投入，购置更多先进的档案管理设备如扫描仪、电子阅读设备等，并做好设备购置申报、采买、验收、入库、发放、使用和报废登记工作，优化档案馆现代化设施，配备齐全档案管理小型机组，加快档案信息建设步伐，以促使学校档案管理工作朝着更高的层次发展。再则，高校还要建设高校档案信息网，开通高校网上档案信息查询平台，为学生就业、深造等提供便利。在此基础上，高校还要做好档案管理队伍管理，要求档案管理人员转变观念，一方面认真做好档案管理本质工作，确保档案记录、信息化转化的真实性、全面性、准确性，一方面要求他们改变过去那种坐等用户上门的思想，积极开发档案的利用价值，开发更多可供用户使用的档案副产品，主动与高校教学管理、信息化建设接轨，通过服务性档案管理部门建设来提高档案资源的利用率。

3.3 增大档案资源的开放度

高校档案管理的最终目的是服务用户、服务高校.这就决定了高校档案管理必须以高校师生信息资源服务为目标增强档案资源的开放度，为高校师生资源共享提供便利。具体来说，高校档案部门要提高服務意识，认清自身在“信息资源共享”中的职责和任务，以用户满意为最高工作指示，扮演好信息媒介角色。其次，档案部门要加大与学校图书馆、情报管理部门之间的联系，共建学校文献联合目录和文献服务体系。即将学校图书、情报、资料、档案部门的文献资源、档案信息用统一的编著格式进行编排，充分挖掘内部资源潜力，实现资源互补，为信息在各部门流通、各部门信息利用提供方便，以满足内部多层次信息需求。

3.4 建设专业的档案管理队伍

档案管理人员的专业能力和综合素质，关系到高校档案管理工作的效率和质量。在高校档案管理压力不断加大的情况下，高校要想实现档案管理创新发展，必须引进既懂档案管理又懂信息技术的高素质档案管理专业人才，或加大资金和人力投入，进行专业人才培养，以夯实高校档案管理信息化建设的基础。在引进专业人才后，高校还要将人才培养纳入内部管理计划中去，做好档案管理人员培训工作，通过专业培训、进修学习优化档案管理人员的知识结构，提高其专业技能水平。

4结语

综上所述，高校档案管理工作具有一定的复杂性、特殊性，当前高校档案管理工作中还存在许多问题。要想解决这些问题，高校必须制定创新档案管理工作林念，明确档案管理目标、方法和方向，并加大档案管理基础设施建设和人力资源建设，以优化档案管理软硬件环境.高校档案部门则要大胆创新、积极探索，结合时代发展要求，拓宽高校档案管理路径，提高档案资源共享度，以促进高校教学管理工作和谐发展。

参考文献：

〔1〕李 莉.高 校档案工作创新策略 [J].现 代阅读 （教 育版 ），2013（03）：26-27.

〔2〕米 军.高校档案管理工作的创新和信息化 [J].中 国管理信息化，2015（02）：177-178.