高校基本建设档案管理模式研究

刘鑫

（四川大学，成都 610065）

[摘 要]隨着高校基本建设工作的发展，基建档案资料的管理还存在一定的不足，这是由高校基建档案本身专业性强、建设周期长、完整性要求高、纸质材料较多等特点决定的。要改进高校基本建设档案的管理工作，需要从健全管理体制、改善管理方式、努力实现数字化等方面入手。基于此，本文分析了高校基本建设档案管理的模式。

[关键词]高校；基本建设；档案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.108

[中图分类号]G275.9 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）10-0-02

0 引 言

近些年来，随着我国高等教育事业的快速发展，我国对高校的基本建设工作提出了更高的要求，许多高校新建、改造项目不断，基建任务十分繁重，同时在基建管理和基建工程项目开展过程中，也产生了大量的基建工程档案资料。这些资料不仅仅是工程建设过程的原始记录，为基本建设项目建成后顺利交付使用以及为工程项目将来的维修、管理、改造、扩建等提供了重要依据，同时也记录了高校建立、发展、演变的宝贵历史过程。

《建设工程质量管理条例》第十七条规定：“建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各个环节的文件资料，建立健全建设项目档案，并在建设工程竣工后，及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案。”做好高校基建档案管理工作不仅仅具有重要的现实意义和历史意义，同时也是国家法律要求建设单位必须履行的义务。

1 当前高校基建档案管理现状

目前，我国高校的基本建设档案管理模式一般有两种，一种是由高校建设部门自行整理保存基建档案资料，进行日常的使用管理；一种是由高校建设部门在项目结束后，整体移交至高校档案馆统一归档管理的模式。这两种管理模式在实际操作中各有利弊。

由高校建设部门自行整理保存基建档案，优点是建设部门专业对口，业务熟悉，整理档案效率较高，同时档案存放在建设部门十分便于日常查询使用；缺点是建设部门往往没有档案整理的设备和档案保管的专业空间，缺少专职人员完成大量的档案整理、组卷、归档工作，档案整理归档往往不及时、不规范，且保存质量较差。

由档案馆统一整理保存基建档案资料，优点是档案资料组卷、编号规范，有良好的保存条件和专业维护人员；缺点是非专业建设人员整理档案对档案的熟悉度不够，整理效率不高，容易造成重复工作，此外，还有建设部门查询使用不便、移交材料可能不齐等问题。

2 高校基建档案管理工作难的原因

高校基建档案管理工作的难度主要是由高校基建档案本身的特殊性所决定的。

2.1 专业性强，行业特点十分鲜明

基建工作是一项专业性很强的工作，体现在基建档案上就是按照一个建设项目的时间顺序，大体共分为9大部分，分别为立项资料、设计资料、前期管理资料、招投标资料、合同资料、施工管理资料、材料设备管理资料、竣工验收资料和基建财务资料。其中，施工管理资料一般又分为土建工程竣工资料、给排水竣工资料、电气（强弱电）竣工资料、通风与空调工程竣工资料、消防工程竣工资料、装饰（幕墙、内装）、钢结构工程竣工资料、电梯工程竣工资料、室外工程竣工资料以及监理单位有关质量事故报告及处理意见等部分。而每个竣工资料部分又分为开竣工报告、图纸会审纪要、设计变更通知单、技术核定单、工程洽商记录、原材料材质证明、试验记录、质量事故处理记录、分部分项工程验收记录以及竣工图等很多小项。又例如，前期管理资料中包含诸多前期审批、许可资料，如项目选址意见书、规划许可证、用地红线图、建设用地批准书、规划设计条件通知书、环保审核意见书、文物审查意见表、排水审查意见表、消防设计申报表、白蚁防治表、防雷检测表、人防审查意见、市政审查意见、园林审查意见、施工许可证以及建设工程质量监督书等，收集整理归档内容繁杂、专业性要求很高。

2.2 建设周期长，且对资料完整性要求高

高校基本建设项目从无到有，从立项到竣工交付使用往往要经历较长的周期，少则半年、一年，多则几年，甚至有的酝酿时间较长的基本建设项目从立项到最终建成会经过十几年的时间。完整保存好每一个阶段的建设资料十分艰巨，这既要求建设部门有着完善的管理体制和制度约束，又要求建设工作人员有着良好的工作习惯，这对业务工作原本就十分繁重的建设部门来说，是有一定难度的。

此外，长周期的建设项目结束后，对基建档案资料的完整性要求很高。建设过程中不同阶段的必要资料一样都不能少，尤其是一些十分重要的资料必须全部收集归档。同时，由于每一个建设项目都具有自己的特点，很多资料又是不必要的，例如在施工过程中设计发生了变更，便会产生设计变更通知单，没有变更就不会产生，所以每一个项目的变更通知单都是无法估计的，必须以事实为准，这导致基建档案资料的完整性很难把握。

2.3 原始纸质材料较多，数字化难度较大

基本建设档案资料几乎都是在基本建设过程中产生的，包含大量的原始文书、签字、盖章原件，具有唯一性。数量庞大的原始纸质材料直接导致基建档案数字化管理的难度和工作量加大，其中，大量大尺寸的图纸对扫描、输入设备的要求较高，这些都制约着基建档案的妥善保存和后期的使用查询。近些年，很多省级、市级的城建档案馆会投入大量的资金、人力、物力，推动基建档案的数字化处理，并通过建立网上管理系统、利用大尺寸扫描仪等方式，将纸质档案信息转化成数字化档案信息，且取得了较好的效果。但作为高校来讲，投入如此大量的资金、人力、物力进行基建档案的数字化管理还是具有一定难度的。

3 高校基建档案管理工作的改进措施

3.1 改进高校基建档案管理体制，做到专业、专人、专注

基建档案管理工作是一项专业性、持久性、系统性的工作，它要求工作人员既要有档案管理方面的专业知识，又要有建设项目管理方面的专业知识，还要具备良好的观察、分析、识别、归纳能力，同时还要爱岗敬业、细致严谨，具备强烈的责任心和事业心。而作为一项工作量很大的工作，必须要尽量安排专人专职负责基本建设档案的收集、整理、归档和保存管理工作。具体到高校基建档案管理，就是要改进高校基建档案管理体制，做好学校建设部门同档案管理机构的衔接、沟通，一方面避免档案馆统一管理带来的专业性不強的弊端，一方面又要避免建设部门管理规范性不强的弊端，只有充分扬长避短，才能高效、系统、完整的管理基建档案资料。

3.2 充分认识工程建设档案的长期性，实行“动态管理”

一套完整的基建档案的形成周期较长，资料繁杂，且涉及面广，事后核实困难，因此，需要基建部门的档案工作人员在项目建设之初就及时建档立案。档案资料的收集必须与工程建设同步进行，注意对工程进展中产生的资料进行核实，对不符合规范要求的要及时更正、补充，保证文件材料的可靠性、完整性和准确性，及时整理归档，最大限度保证档案资料的完整性和质量。随着工程竣工并交付使用后，由于各种原因，建筑物的维修改造不可避免，这时原有的基建档案便对维修改造提供了直接参考，同时，档案管理者还应注意对改变的建筑物资料进行及时的收集整理和归档，记录好变更内容，使学校的基建档案得到不断的充实和完善。

3.3 提高对基建档案管理的重视度，加大数字化建设投入

高校基建档案具有重要的现实意义和历史意义，是学校的宝贵财富，相关人员要充分认识到基建档案的重要性，加大对基建档案管理工作的投入力度。在信息化高速发展的今天，数字化管理有助于资料的保存、分类、查阅、统计和使用。高校应加强硬件建设，努力实现档案管理现代化。先进的档案管理条件是提高档案利用率的基础，它具有操作简便、查询搜索快捷、统计功能强大、存贮安全等优点，能提高工作效率和质量，把档案管理人员从传统的“手工劳动”中解放出来。对于基建档案来说，如果能充分利用计算机技术实现基建档案的全面数字化管理，把长期摆放在档案盒里的纸质资料解放出来，把档案馆、基建档案资料室变成网上的高校信息资源利用中心，这对高校的建设发展会产生巨大的促进作用。

主要参考文献

[1]师幼安.高校基建档案的管理[J].陕西档案，2004（6）.

[2]刘金存.论高校基建档案建设与管理[J].扬州大学学报：高教研究版，2003（3）.

[3]董瑞芬.试论高校基建档案的特点与管理[J].湖南生态科学学报，2009（1）.