行政单位人力资源档案管理提升策略

李灿

【摘要】随着当前行政单位各项工作事务的增多，许多单位在档案管理上过于重视单位事业建设等方面档案，逐渐忽视了人力资源档案管理。而要想确保行政单位各项工作开展的高效性和高质性，则必须要加强人才培养，做好人力资源搜集、整理、分析、储存等档案管理工作。

【关键词】行政单位；人力资源；档案管理；提升意义

随着我国整体经济水平的发展，国家行政单位工作效率和质量也得到了进一步提升。对行政单位来说，人力资源是保证其工作高效开展的基础，加强单位人力资源档案管理能够显著提高单位人才利用率，充分发挥人才潜能，为行政单位可持续发展夯实人力基础。本文在此立足于行政单位视角，简要提出几点提升行政单位人力资源档案管理的策略。

一、行政单位人力资源档案管理水平提升意义

提高人力资源档案管理可优化行政单位人力资源配置。通过加强人力资源档案管理，可以更加深入、全面了解行政单位内职工具体情况，然后结合岗位及职工情况来进行安排，这样既能够提高岗位工作质量，还可以为职工更好发展创造平台。人力资源档案是行政单位对职工进行岗位配置和调任调动的主要标准，提高人力资源档案管理质量可以显著提高单位内部人力资源配置的科學性、合理性和有效性。

提高人力资源档案管理可有效激发行政单位职工潜能。职工潜在能力的发挥是提高及创新行政单位工作质量的根本，而加强人力资源档案管理，能够全面掌握职工工作生涯内容，通过对职工以往及当前工作情况进行综合分析，发掘职工潜在能力和价值，帮助职工更好进行职业规划，实现职工价值，同时为行政单位工作质量提升提供人才保障。

二、行政单位人力资源档案管理提升策略

（一）制定高效档案管理制度。科学有效的管理制度是提高工作效率的保障，因此行政单位在人力资源档案管理上也应制定出与单位人力资源情况相符合的档案管理制度。现阶段，随着时代的转变及制度的改革，行政单位各项工作的开展都面临新任务、新机遇及新挑战，对此行政单位人力资源档案管理制定也应随之进行完善创新，不仅要确保档案管理制度的科学性、高效性和完善性，同时还要保证制度能够与时俱进，适应时代及单位发展需求。制定高效档案管理制度不仅能够提高档案管理人员工作规范性，同时还可以提升管理人员工作积极性，培养工作责任意识，进而提高单位人力资源利用率。高效的人力资源档案管理制度应明确规范管理中每个环节和步骤，包括档案保存方式、档案信息流转程序等，统一进行规定，确保制度建立有效性，避免耗费无效工作时间和精力。

（二）丰富内容提高利用价值。提高人力资源档案内容的丰富性，详细记录单位人员专业能力、学术水平、职称等级、特长优点、工作情况等内容，同时结合职员岗位具体情况对其进行综合分析，包括单位职员应具备的能力、条件、知识等。在人力资源档案管理上重视岗位分析，这样可以显著提升行政单位职员聘用的业绩评估、薪酬体系等更加规范化、科学化。另外，丰富人力资源档案内容、进行岗位分析还能够进一步优化人员配置，结合不同岗位任职条件进行公开职位竞争，确保合适人才就任合适岗位。这样不仅可以激发职工工作主动性和积极性，还可以形成系统的人力资源档案管理体系，尽量确保人才配置最优化，提高行政单位人才利用率，充分发挥人才利用价值。

（三）提高档案管理人员素质。提高行政单位人力资源档案管理质量和效率，还要将重点落实在档案管理人员综合素质提升上。行政单位首先要保证档案管理人员引入人才的优质性，扩大人才引入机制，避免出现任人唯亲等现象，从源头上重视人力资源档案管理人员素质。其次，行政单位要重视在职档案管理人员教育培训，着重提高档案管理人员专业能力及素质道德的培养与提升，最大程度上降低档案管理人员工作中违纪、违法行为出现，同时制定适宜的激励体系，促使档案管理人员主动提升自身综合素质。另外，行政单位人力资源档案管理人员还应转变以往“保管员”的身份定位和认识，提高自身工作主观能动性，积极参与到人力资源档案研究及开发利用工作中，从而为行政单位选人、用人、政绩评审等工作提供数据支持。

（四）加强档案管理数字建设。借助网络信息技术提高行政单位人力资源档案管理工作信息化程度，加强档案管理的数字化建设。通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库，实现人力资源档案管理信息传输的网络化和人力资源档案管理信息资源的共享化，提高行政单位人力资源档案管理的使用价值，为企业的经济发展提供必要的服务。人力资源档案管理的数字化建设能够帮助管理者更加全面掌握职工情况，动态反映行政单位职工经历、知识、能力、信誉等情况，包括人才的基本信息、教育培训经历、工作履历、工作业绩、成果荣誉和业绩评估等，从而有助于人力资源科学配置，提高单位工作效率和质量。

三、结语

总之，行政单位作为国家代表机关部门，为了充分发挥自身作用及内部人才价值，必须要重视人力资源档案管理工作，进一步提高人力资源利用率，与时俱进对人力资源档案管理工作进行创新，为单位培养更高素质、高水平、高能力行政单位人才奠定基础，进而为国家、社会及民众提供更优质行政服务。

【参考文献】

[1]孙伟.人力资源档案管理存在的问题及措施[J].黑龙江史志，2014（03）：131-132.

[2]陈静.人力资源档案管理对策研究[J].劳动保障世界，2015（14）：10+12.