高校档案管理的社会化职能及实践措施

王莹

【摘 要】 本文认为，当前需要从整体上发挥高校档案管理的社会化职能。其职能包括：助推社会主体的发展、实现社会化办学目标。措施则包括：充分理解企业对档案信息的需求特点、具体掌握企业技术和管理创新的短板、高校多部门协同对科研档案资源进行整合、开展线上信息交互线下人员往来活动等四个方面。

【关键词】 高校；档案管理；社会化职能；措施

随着各类高校积极融入当地社会经济发展之中，如何有效挖掘高校的档案资源便成为了教育界、实业界所关注的课题。从高校档案的分类来看，其主要涉及教学管理档案、科研管理档案、行政党务文件档案、人事档案等，由此当前需要从整体上发挥高校档案管理的社会化职能。那么又如何来理解“社会化职能”呢。简单而言，便是指通过对高校档案资源进行整合，使之服务于当地的社会经济发展。如高校在开展校企合作教学时，可以通过对科研档案的管理来助力企业技术创新；再如，高校通过人事档案管理，来为当地精准扶贫提供人力和智力支持。这里需要指出的是，高校各类档案具有各自的职能范畴，而这些都是由档案信息特点所决定的。为了更好的对本文主题展开讨论，这里选择高校科研档案管理为考察对象，来进行社会化职能分析和措施构建。

一、深刻认识高校档案管理社会化职能的意义

具体而言，可以从以下三个方面来认识突出档案管理社会化职能的意义：

1、提升高校办学质量

目前高校都逐步强化了职业化教育的办学理念和办学实践，而增进高校教育的职业化特质则需要与企业展开深度合作。然而，由于高校与企业分属于不同的组织类型，且受到不同体制环境的影响，使得校企合作更多体现在形式建构领域，而在深度互动和互利双赢上却做得不够。为此，通过挖掘高校的科研档案资源来助力企业的技术创新和管理创新，便能在双赢的基础上提升高校的办学质量。

2、助力地方经济发展

高校所在区域的地方经济发展，主要依托于产业经济的发展推动。如，物流产业、旅游产业、电子商务产业等。通过调研发现，许多地方产业发展存在着各自为阵的发展态势，而未能在循环经济视角下获得范围经济效应。为此，通过利用高校的科研档案资源、专家档案资源，便能在智力和人力支持下帮助地方产业经济走上一条绿色、健康的发展道路。

3、培养共生环境生态

尽管高校在隶属关系上存在着不同的类别，但其在具体的区域内办学，必然会受到该区域社会经济政治环境的影响，而且在拓展高校办学空间的潜在要求下，高校管理层也需要主动与地方政府接触。可见，培养环境共生的生态，对于高校而言是至关重要的。高校通过突出档案管理的社会化职能，便能为实现环境共生建立起良好的社会声誉。

二、高校档案管理的社会化职能分析

结合本人的工作体会，可以从以下两个方面进行分析：

1、助推社会主体的发展

实现高校档案管理的社会化职能，不能只见物不见人，其根本仍在于转换高校档案管理思路，并在高校管理层的牵头下积极建立与社会各类主体的联系。本文以科研档案管理为视角，那么社会主体也主要指向了企业。正如上文所提到的，通过将高校科研档案资源在知识产权保护的基础上，与企业技术创新、管理创新实践相结合，则能为企业带来知识红利。但这里也需要明确，即高校档案管理若要切实助力社会主体的发展，其本身也需要进行信息重构。

2、实现社会化办学目标

贯穿本文的中心思想便是，突出高校档案管理的社会化职能将实现双赢的目标。那么双赢在高校这一侧便体现在，促进高校借助社会办学资源来提升人才培养质量。之所以能够实现这一目标归因于：首先，高校档案管理的社会化助力社会主体发展，进而社会主体将愿意与高校建立在教学上的深度合作；其次，高校通过与社会主体间建立起基于檔案信息交互的人员往来，便能优化师资队伍的知识结构；再次，通过与当地社会经济发展建立深度互动，来倒逼高校专业设置和教学体系的优化和整合。

从以上两个方面所做的职能分析中可以看出，需要在辩证视角下来理解高校档案管理的社会化职能。而且，实现高校档案管理的社会职能，构成了高校开放式办学的重要支撑力量。

三、实践措施

根据以上所述，以科研档案管理为例，实践措施可从以下四个方面来进行构建。

1、充分理解企业对档案信息的需求特点

高校在实现档案管理的社会化职能时，其本质也属于供给侧结构性改革。众所周知，高校科研档案内容主要以公开发表的论文、已申报的专利，以及课题结题等信息为主。这些信息分属于不同的学科范畴，且所基于的问题导向也不尽相同。因此，无法直接与企业的需求结构相对接。因此，高校专业所在院系的教学团队，应与企业接触充分理解企业对档案信息的需求特点，然后再针对专业教师的科研档案信息进行资源重构。

2、具体掌握企业技术和管理创新的短板

在与企业进行接触时，还需要掌握企业在技术创新、产品研发，或者组织架构调整的长期愿景和近期所遇困境。只有在问题导向下来进行档案信息资源重构，才能提升高校档案管理的供给侧优势。为此，这里就需要夯实企业一线调研的绩效。所以建议，高校应组建校企联席会议制度，并在该会议召开的地点分别设置在高校专业所在院系和企业方。通过这种长效机制做保障，不仅能优化科研档案供给质量，还能引导教师建立符合实践需要的研究方向。

3、高校多部门协同对科研档案资源进行整合

在对高校科研档案资源进行整合时，需要发挥多部门协同的工作优势。在组织建设上，需要将专业所在院系、科研处、图书馆、学报编辑部等部门纳入其中，在职能定位上则需要重点发挥院系、科研处的职能。图书馆依托自身的电子档案信息采集能力，可以为科研档案电子资源重构提供技术支持。而且，之后所开展的档案信息线上交互活动，也需要借助图书馆的信息平台来实现。学报编辑部借助自身的职能优势，可以为具体的科研信息提供文献梳理工作。

4、开展线上信息交互线下人员往来活动

为了实现档案社会化管理对高校人才培养的助推作用，这里还需要开展线上信息交互和线下人员往来的活动。不难知晓，在本文以上的论述中已经提及，这里需要强调的是：高校在实现其它类别档案管理的社会化职能时，应深刻理解档案信息背后人力资源的主体作用，且正是依靠了这种主体作用才真正实现了档案管理的双赢目标。

总之，从时间维度来看，建立良好的高校档案管理体制，将使高校从中获得经济和社会价值。关于这一点，可以从客户关系管理中来理解。在高校未来的档案利用服务工作中，还需要增强对“权变理论”的认识。

四、小结

随着各类高校积极融入当地社会经济发展之中，如何有效挖掘高校的档案资源便成为了教育界、实业界所关注的课题。从高校档案的分类来看，其主要涉及教学管理档案、科研管理档案、行政党务文件档案、人事档案等，由此当前需要从整体上发挥高校档案管理的社会化职能。本文认为，其职能为：助推社会主体的发展、实现社会化办学目标。措施则包括：充分理解企业对档案信息的需求特点、具体掌握企业技术和管理创新的短板、高校多部门协同对科研档案资源进行整合、开展线上信息交互线下人员往来活动等四个方面。

【参考文献】

[1] 张洪江.关于高校档案归档管理现状及改进对策研究[J].2016（12）.

[2] 褚继兰.对高校档案信息开发利用的几点思考[J].教育科学（全文版），2016（4）.

[3] 汪洁.高校档案管理存在问题及对策研究[J].浙江海洋学院学报：人文科学版，2011（1）.

【作者简介】

王 莹（1986.2-）女，汉族，本科学历，天津理工大学中环信息学院馆员，研究方向：档案管理.