在学校评建创优过程中对档案管理工作的思考

申彦芹

【摘要】学校档案管理工作在新时期内暴露出了越来越多的不足，对学校评建创优形成了一定的阻碍。本文结合实际工作经验，反思了当前学校档案管理过程中存在的不足并结合实际提出了对应的改进与管理措施。

【关键词】评建创优；档案管理；管理缺陷；管理方法

在新的发展时期内，学校管理工作整体质量亟须提升。档案管理是日常管理中的重要构成，对于提高学校信息利用效率、促进学校的发展具有重要的意义。档案管理工作是一个系统的环节，包括资料整理、价值鉴定、检索、研究等多个方面，因此在管理层面存在一定的难度，需要讲究方式方法。

一、反思当前学校档案管理工作中存在的不足

关于学校档案管理工作中存在的不足，首先是來源于认识程度的不足。由于不受重视，学校档案管理工作长期沿用传统的管理方式，效率较低，比如关于学校档案资料的整理，大部分管理认为只是单纯地对资料进行收集和存放，缺乏后续的整理和利用，导致档案资料的管理工作与学校其他部门的管理工作配合度不高，大大降低了档案资料的利用效率，无法利用档案资料对学校的评建创优作出贡献。

档案管理工作是一项系统性的工作，需要工作人员掌握科学的管理理念与方法。但实际上，很多学校的档案管理工作由于不受重视，其管理人员也并不专业，基本上都是从其他岗位调到档案管理岗位上来，缺乏专业的档案管理知识，无法做好档案管理工作。或者很多学校是由其他部门的工作人员兼任档案管理工作，这不仅加大了工作人员的日常工作压力，也容易出现档案缺失、遗漏等问题，有时工作人员为了完成任务不会过多地追究这些问题，导致学校档案管理的质量难以提升。

在这些因素的影响下，学校档案管理工作中存在着两个比较突出的问题。一方面，档案原始资料不全面。由于缺少必要的管理和监督机制，很多部门对于档案资料的收集并不重视，对于一些比较复杂的资料得过且过，收集不完善。比如对于学校在学年之内的活动，很多学校只是有大致的、阶段性的记录，却并没有详细记录活动的具体内容和具体效果，这对学校后续的活动和工作无法提供帮助和指导。另一方面，由于学校档案资料的来源不同，其收集和管理难度也不同，为了快速完成档案资料收集的任务，很多学校并不重视校外资料的收集与管理，这严重破坏了学校档案资料的完整性。

二、提高学校档案管理质量的具体途径

首先，为了充分发挥档案管理工作促进学校评建创优的作用，学校相关领导者和管理者需要加强档案管理相关知识的学习，充分意识到档案管理工作的重要性，促进档案管理部门提高档案管理效率，为学校评建创优提供充足的档案资料和信息。学校需要召开相关会议，以不断完善档案资料、提高档案管理质量为主题，号召学校其他部门的工作人员重视档案资料的收集与整理工作。

在此基础上，学校需要针对档案管理工作制定完善的档案资料管理制度。鉴于档案资料收集、整理的复杂性，只有配合完善的管理制度，才能促使档案资料收集与整理的完整性。关于档案收集，学校需要制定硬性规定，并将内部档案与外部档案资料的收集与整理情况作为相关管理人员的年终考核与评价标准。其次，对于档案资料的内容、格式等，学校需要做出统一的规定，不同部门均需要按照统一的格式框架进行档案资料的收集和递交，以保证档案资料的准确性与完整性。

为了不断提高学校档案资料的管理质量，学校一定要成立专门的档案资料管理部门，促使档案管理工作不断完善，为学校的评建创优工作提供良好的服务。一方面，学校一定要改变其他部门工作人员兼任档案管理工作，以及档案资料管理团队不专业的问题。招聘专业的档案资料管理人才，构建年轻化、专业化的学校档案管理团队。并结合最新的档案资料管理要求，定期对相关工作人员开展培训工作，使其了解学校关于档案资料的管理要求，加强对档案管理工作的责任感。另一方面，需要在传统的纸质档案管理的基础之上积极引进现代化的技术，实现纸质档案与电子档案管理的有效结合。纸质档案资料具有其他形式所不具有的优势，因此学校需要成立专门的档案资料室，便于纸质档案的存档和管理。同时需要积极构建学校内部专门的档案资料管理系统，实现不同档案资料的电子化存档，并为每一份档案设置对应编号，方便进行档案资料的存档和资料的查询利用，提高档案资料的利用效率。需要注意的是，学校档案资料属于重要的信息资源，因此在设计电子档案管理系统时，既要注重于其他部门、单位的对接，又要充分做好内部资料的保密工作，防止不法分子盗取档案资料，构成不利影响。

三、结语

综上所述，文中对当前学校档案管理工作进行了深入的思考，分析了档案管理无法为学校评建创优活动作出贡献的具体原因，并认为，想要提高学校档案资料的管理质量，就要不断提高认识、引进人才、完善管理制度，希望文中相关思考可以对相关学校管理人员起到一定的启迪与借鉴作用。

【参考文献】

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[3]王希元.中等教育学校档案管理信息化建设中存在的问题及对策[J].档案与建设，2011（07）.