文书档案现代化管理机制探究

赵金玉

【摘要】文书档案具有十分重要的历史镜鉴价值，但其自身易流失且在传统的索引方法下难以高效检索。为此，应当构建起以数据库技术为中心的现代化文书档案管理机制，并借助互联网通信技术实现信息联通与档案互递。

【关键词】文书档案；自动化管理；数据库管理；信息共享

正所谓“读史使人明智”，文书档案是档案贮留单位历史变迁与发展轨迹的直接记载和见证，不仅具有十分重要的文化价值，还能够为贮存者制定当下的发展规划、解决新现的疑难问题提供追本溯源的历史依凭。然而，由于文书档案自身的机体特征较不稳定，易受风化侵蚀与各类化学腐蚀，加之数量浩繁造成的检索困难，如何恰当管理之、使其发挥应有的历史镜鉴作用，是我们应当思索的重要问题。

一、文书档案管理中存在的问题

（一）不稳定的机体特征导致文书档案易流失。文书档案管理的困难不仅在于难“理”、更在于难“留”。由于现代化办公自动化系统在较前的历史时期还未普及，纸张是文书档案最常见、也是最主要的物质载体。但纸张本身的物理与化学特征均较不稳定，易遭受各类不可逆的毁损灭失风险。从物理特征来看，文书档案易遭受水渍（浸泡）、火烧、风化等；从其化学特征来看，文书档案易遭受酸碱侵蚀及其他各类化学腐蚀。

还需注意到的是，手写档案不仅载体易灭失，墨迹本身也面临着消亡风险。无论是钢笔书写抑或是碳素笔写就，其着墨本身便存在着晕染致字迹模糊、墨水风干、墨水凝华、墨水蒸发等的可能，无论是字迹渲染抑或是变淡，都不利于文书档案记载内容的识别、确认与精读。

（二）繁浩的文书数量导致档案检索较困难。纵然图书馆学与档案管理学已经为管理和检索文书档案提供了恰切的指引与方法，也具有较高的可行性，但其仍然存在以下两个方面的问题。

第一，在按照非自动化索引法进行非數据库编排的方案下，人工编排、检索会在较大程度上迟滞检索与工作效率。大家似乎都有这样的经验，到图书馆借阅书籍，阅读并理解索引编排方法需要一段时间、将自己所要找寻的书目对号入座需要一段时间、找到自己书目所在的索引区需要一段时间、在堆叠的各式相近书籍中找寻到自己所需要的书目又得花费一定的时间，如此通过经验对照，该论点不言自明；这仅是检索过程，回照初始的人工编排，更加可想而知。

第二，人工编排、取阅后复原易疏误造成档案混乱。仍是借书还书的例子，我想我们都有如是的经验，即，将书目归还柜台后，下次再借阅相同书籍时，发现书目并不在同一检索区；甚或借阅其他不同类型书籍时，发现上次所借书籍竟在附近书架。这大抵是由于复原工作疏误造成的，如此会造成一定程度的档案混乱，若联结成片甚至成为常态，则档案的检索、管理工作将会陷入无序状态。

二、文书档案现代化管理机制的构建

（一）引入数据库技术进行自动化索引与管理。为了克服上述的档案易毁损灭失以及档案难高效检索两方面的困难，引入现代化的档案管理技术是可行的一条出路，其中，最为核心的管理技术当属数据库管理，与之相匹配的文书档案管理目标是实现自动化检索。

第一，将传统的文书档案索引规则“符码化”，作为数据库的信息处理与运行规则注入管理软件，形成自动化的索引机制。文书档案的现代化管理并非是凭空创新，而是对传统方案的技术升级与改造。原有的文书档案索引方法能够清晰、合理地反映档案区隔与同范畴内不同文书间的内在联系，是自动化文书管理系统建构的基本依凭，也即，将传统的文书索引规则转化为C语言等数据库语言，并以“符码化”之后的索引规则为基本框架建构起能够容纳更高量级，能够进行高精度、高强度、高密度与高速度检索的文书档案管理数据库。再次引入图书馆借阅的例子，现今大多数的高校图书馆都开通了网络文献速递功能，在校内网即可远距离登录图书馆主页查找自己所需数目的索引，明晰该书的上架位置、基本特征，甚至进行部分内容的影印版试读，而熟悉自动化检索规则的用户根本无需耗费任何时间熟悉检索规则即可通过书名检索得出以上信息，这便在很大程度上提升了档案管理的效率。

第二，开发适宜的档案自动化管理的数据库软件，在人机交互中确保档案的高效检索、复制、管理和阅读。自动化检索和管理是基础、数据库是工具，在此之上，还需要有更佳用户体验和多元化功能复合的数据库管理软件作为“对外窗口”。在开发此类文书档案管理软件时，应当顾及如下的功能要点：首先，应实现多途径的信息检索通道，涵盖档案名、档案号、档案类型、档案年限、档案主题、档案关键词、档案全文任意字段等信息模块。其次，应实现多方式的档案复制和阅读体验，包括纸质借阅、影印版拷贝、电子版速递等途径。再次，应当实现管理者与借阅者权限的区别，以明确两种身份的不同功能定位，以防止管理疏误与档案混乱，并在此基础上实现多终端区别化的系统界面呈现。最后，应当建立起档案数据整理与分析功能，实时监测、呈现档案特征的变动情况，并能够在统计节点上进行自我信息加工与整合，从而实现档案管理的全面信息化、自动化。

（二）引入信息与通信技术实现文书档案的信息联通。文书档案的历史镜鉴价值不是局促的，而是一种共享资源，甚或可以将其理解为一种公共物品。除涉及档案贮留单位的隐私或有密级外，均可同其他单位进行信息联通与文字共享。而信息与通信技术的引入便能够帮助档案管理者实现这一点。在各档案管理单位普遍构建起现代化的文书档案管理机制后，数据库与数据库间借助互联网通信技术的信息联通便更容易实现，届时档案互递、信息互通便可以成为常态化的工作模式。