企业档案信息化建设的思考

孙丽

【摘要】企业档案信息化是我国信息化战略发展的必然结果，也是我国企业与时俱进、创新发展的必然结果。本文主要对加强企业档案信息化的必要性、目前存在的问题以及加强企业档案信息化建设对策等方面做了一个简单的分析。

【关键词】企业；档案；信息化

企业档案的建设是保证企业工作有序进行、高效运转的基础，而传统的企业档案管理方式，由于档案数据信息的多样性、复杂性、庞大性而使档案的录入、储存等都面临很大挑战，很难适应时代的高速发展和迅速变化。因此，为完善企业档案信息化建设，本文对企业档案信息化建设的研究与探讨做了一个简单的分析。

一、档案信息化发展的必要性

档案材料如果不经过严密的管理，可能会导致档案信息持有者趁虚而入，随意篡改他人信息，威胁员工，很有可能导致内部管理混乱。如果档案由各个部门保管或者掌握在个人的手中，缺乏有效的管理机制，一旦员工跳槽，就会把单位重要的信息资源带走，轻则会使管理层断裂，重则导致机关重要的机密和知识产权流失。档案是对过去发生的行为、信息进行记录和保存的一项活动，具有一定的保存和参考价值。企业的档案更为重要，记录着机密和未公开的专利技术。一旦流失，后果不堪设想。所以对单位档案进行统一的管理，尤其是加强信息化的建设，设立防火墙，这样档案的信息就不会轻易地泄露出去，可以有效的避免因信息流失而影响企业的生存与发展。

二、企业档案信息化建设存在的问题

（一）企业档案信息化認识不足。目前人们受传统因素的影响，已经习惯了人工处理档案。这种现象出现的原因是对企业档案信息化的认识不足。随着互联网的发展，各个行业和部门积极利用这一便利基础，顺应时代发展要求，对于效率等各方面都有很大提高，企业档案的信息化也是如此，不仅可以提高企业档案的个人工作效率、提高企业部门的整体职能效率，还有利于对企业档案信息化模式的不断探索和完善，为我国企业档案信息化的整体发展奠定基础。随着信息化这个大环境的形成，一味坚持传统思想观念是不可取的，企业部门要加强对企业档案工作者信息化知识的宣传，并传递相关积极信息，鼓励下属各企业积极开展档案信息化工作，提高对企业档案信息化建设的认识。

（二）企业档案工作信息化人才较少。企业档案的信息化建设离不开信息人才的支撑，唯有人才的相互配合才能完成部门的应尽职责。同时，随着我国各项改革措施的提出和实施，企业档案工作也将面临更大挑战，只有拥有大量有实力的人才，才能保证各项工作的有序进行。企业档案信息化建设不仅需要档案专业人才还需要既懂档案工作又有计算机专业知识的信息化人才。虽然我国信息技术一直在不断飞速发展，各种高端人才数量连年增长，但这些人才基本上分布在电信、研究开发等领域，企业档案工作受其工作特点和其他因素的影响，信息化人才相对较少，不利于企业档案信息化建设的持续发展。

（三）信息化设备利用率低。企业档案信息化建设已经经历了一段时间的发展，部分企业档案部门也积极引入计算机等信息化设备，以便提高档案管理工作的效率，响应国家信息化战略。但实际上，目前我国企业档案信息化设备大部分处于闲置状态、利用率偏低，只有简单的编辑、传输文件等功能被利用。各档案部门根据自己实际情况将已有设备利用起来或引入新的信息化设备是下一步促进企业档案信息化的重要工作点。

三、企业档案信息化建设对策

（一）转变传统观念，提高信息化意识。企业领导者和员工要坚定企业档案信息化的决心，实现企业档案信息化的逐渐过渡。充分认识企业档案信息化的重要性，认识到信息化对于整合资源、促进共享的重要性，各部门要将企业档案信息化作为发展战略，并提到实际日程上。这符合企业档案事业改革创新的发展方向。企业档案工作者也要积极接受信息化工作方式、认清企业档案发展的大方向，提高工作责任感、树立现代化管理理念。

（二）加大人才培训和招聘力度。企业档案部门要加大对现有员工的信息化培训，聘请信息化专业人员不定期对档案工作者进行基础知识传授和实践演练，促进理论与实践的结合运用。同时利用校园招聘、社会招聘、人才引进等方式，加大专业人才的招收，吸收实施企业档案工作的新鲜血液，在完成本职工作的同时，带动其他工作者的进步，形成良好的企业档案信息化工作环境。

（三）建立档案信息化建设工作组。企业档案信息化的建设是一件比较浩大的工程，要做好这项工作、保证每个环节的正确对接和顺利实施，需要建立档案信息化工作组。档案信息化工作组主要对企业档案工作进行总体布局，并制定详细发展和工作计划，同时推进和监督信息化工作的进展，直至完成。档案信息化工作是一项基础性、服务性很强的工作，但也是我国企业事业发展的重要一环，所以只有组织者和实施者共同努力，才能更好地完成。

四、总结

综上所述，企业要想促进档案信息化的发展，就必须要积极地转变传统的观念，提高自身信息化意识，认识到信息化的重要性，引进信息化人才，建立档案信息化建设小组。只有这样，才能为企业和谐发展提供更好的服务。

【参考文献】

[1]范丽君.加强企业档案信息化建设[J].上海档案，2010（10） .

[2]陈广群，林慰平.档案管理信息化建设的思考[J].科技广场，2010（04） .