档案资源开发利用的措施探讨

王志梅

【摘要】文章结合工作实际，主要就如何做好档案开发利用的资源建设进行探讨，且提出相应的措施。

【关键词】档案资源；整合开发；利用措施

档案是重要的信息资源，它记录了社会和历史的发展， 是机关、机构、组织或个人在业务处理过程所产生、持有并保存的纪录、文件或资料。加强档案资源的开发利用具有重要意义和作用。

一、档案信息开发中存在的问题

（一）对档案信息资源的价值认识不足。档案信息化管理的建设已成为一个重要的档案管理的发展趋势，是当前最大化开发利用档案信息资源的基础，所以应加强关注。但在实际工作中，尽管政府相关政策给予一些支持，但由于一些單位的档案管理人员没有认识到档案信息资源开发利用的重要性，对档案管理信息建设的单位发展缺乏认同感，导致文件优化信息资源开发和利用的一体化进程被阻塞。

（二）专业人员的总体质量需要提高。首先，消极的态度。由于长期的工作习惯、历史因素、客观环境和其他原因，一些档案工作人员服务意识欠缺。在文件资源管理的过程中，只要资源分类是好的，没有损失，就认为成功地完成了工作。这种被动的思维方式有很大程度上影响了对档案资源的开发利用。档案管理有很强的政治需要和机密性，政治安全和信息安全是档案管理工作人员首先需要考虑的。因此借口保密而限制应该开放的档案的利用的情况也是存在的。

（三）档案资源有限。大部分的档案信息资源部门和单位的存放空间很小，所以档案信息管理是先天不足，缺乏丰富的资源。近年来，我国一些部门加强室藏空间的建设，慢慢完善文件管理规则。但在实际的工作环境中，设施不足、档案资源结构不完整仍然是制约档案有效利用的关键性因素之一。

（四）缺乏创新理念。在传统档案管理的约束下，纸质文件的大量使用在很大程度上影响了档案信息资源的开发。由于传统的文件管理模式不利于传播档案信息资源，在时间和空间是有限的，所以管理效率较低。管理人员缺乏创新的理念，缺乏在开发和利用档案信息资源的创新意识，所以直接影响到档案信息资源共享。

二、加强档案资源的开发利用措施

结合档案资源管理中存在的问题，档案资源的开发利用和档案的利用效率可以从以下方面改进。

（一）转变观念。首先，档案应该改变传统观念，改革旧的工作方法和方式，注重提升服务档案资源的能力，这是时代发展的需求。为了充分利用档案资源，为公众提供良好的服务，就必须加强法治观念，并促进档案资源建设的法律、法规建设。加强档案工作指导，档案管理工作有很多专业知识，需要管理人员具有坚实的基础，一些基层单位可能对重要的文件资源的管理要点不了解，需要专业指导业务部门加以指导和培训。其次，档案工作人员需要加强服务意识，变被动为主动，深入现场、深入基层，结合档案资源的特点和群众的需要，为群众提供各种各样的服务，不断优化档案信息资源服务手段，为用户提供高质量的档案信息资源，也可以在档案资源管理部门设置咨询服务平台，扩大档案资源的社会服务功能。最后，档案管理者还需要不断提高自身素质，加强思想文化建设，提高修养，鉴定信念，处理和广大员工的关系，做好档案业务指导。

（二）加强档案信息资源的整合和利用措施。首先，我们需要建立现代档案管理模式，建立档案信息资源管理中心，通过实施集中管理档案信息资源管理中心的资源，建立一个一站式服务平台，利用搜索、查询、使用功能，实现档案信息资源共享，提高档案信息资源的利用率。此外，加强社会部门及机构的横向合作，整合社会整体资源，建立一个更强大、更完整的档案资源信息数据库，让整个社会档案资源可以得到充分利用。还可以建立和完善室藏，通过网络社区传送最新的、最准确的档案资源目录，以利于用户快速获取有效信息。

其次，由于时代的发展，各部门间档案资源逐渐被分离成各自独立的系统，尽管这种分离是社会发展的趋势，但一定程度上影响了档案资源的开发和利用。为了避免档案信息资源分离造成的浪费，有必要拉近档案管理组织之间的距离，加强档案信息的网络化建设，以便更好地服务社会，实现资源共享化。最后，要处理好档案资源利用和档案资源安全、保密之间的关系。两者之间没有冲突，这是档案利用工作的一体两面。只有做好档案资源的安全保密工作的前提下才能谈论档案资源的开放开放利用。另一方面要处理好创新与继承的关系。档案资源管理需要创新，通过创新加强档案信息资源的收集、提炼聚合，并建立一个更方便和智能的档案信息资源管理系统，促进档案资源不断更新，使档案信息资源的传播更有价值。

三、结语

档案信息资源是宝贵的财富，对单位长期发展有重要意义。档案信息资源涵盖了大量的有价值的信息。因此，档案管理人员应优化档案信息资源的集成。挖掘有价值的信息，通过进一步的开发和利用，提高档案管理水平。制定明确的目标，完善规章制度，建立信息共享平台。促进档案信息资源的整合和利用优化，充分发挥档案信息资源的功能。

【参考文献】

[1]张满山.以档案资源整合促利用服务工作[J].浙江档案，2008（03）.