浅谈信息化建设下的科技档案管理

康海珍

摘 要：介绍了现阶段企业科技档案信息化的建设情况，分析了传统科技档案和数字化科技档案的特点，以及档案人员的工作转变。

关键词：科技档案；信息化建设

企业科技档案是企业在生产过程中形成的具有保存价值的资料，是企业生产生产活动中真实可靠的历史凭证，具有法律效力，且对业务工作的查考、总结经验、决策研究起着相当重要的参考价值，维护好企业科技档案的完整和安全，对企业的生产和发展至关重要。

传统科技档案管理一般而言在于管理档案实体，侧重于对纸质文件和库房的要求。库房需要足够的面积，再配备相应的档案库房设备如空调、灭火器等；档案管理员需要对每份纸质文件（文本、底图、蓝图）或胶片光盘等载体进行分类编号、标识盖章、打包装袋，档案排架、倒架、重复利用时的抽配、借阅及归还等一系列的工作，传统的科技档案管理工作造成了拖延了业务的运作速度，降低了利用的效率。

中国瑞林工程技术有限公司创新开发了NIMS一体化智能管理信息系统，科技档案信息建设工作也随之稳步展开。基于计算机技术与网络技术的广泛应用，数字化信息读取方便、不受时间空间限制的特点，信息建设工作为员工获取知识和信息提供了更好的条件，更大限度的发挥出科技档案的信息价值与知识价值。信息化建设工作依托于一个完善的图档系统，该系统应能满足对科技档案数据信息的采集存储、格式转化、权限控制、检索浏览、借阅管理及统计报表集一体的功能需求，将档案人员从繁杂的工作中释放出来，档案管理的重心转向数据精细化管理，提高了工作效率，加快了档案从归档到利用的速率，最大限度的利用好档案资源，实现档案业务的办公自动化。

现阶段企业科技档案信息化建设主要集中在三个方面：

1）传统档案的数字化，即将传统的纸质档案及胶片光盘通过扫描、转换格式等方式，存储为数字化档案复制件，并上传至图档系统。对于传统档案的数字化，扫描工作的完成是大前提，工作的完成度包含数量与质量。由于公司历史悠久，硕果累累，需要进行扫描的纸质文件数以百万计，而在繁重的扫描任务下一定要保证扫描文件的质量。扫描时需要对生成的图像进行仔细的质检验收，图像是否清晰，命名图号是否正确，成套扫描件有无张数缺漏等；同时对于相关条目进行细致的核对，相关的条目元数据值权限一一对应，在保证最终上传至图档系统的电子文件完整准确，杜绝少传、漏传、传错等失误发生的同时，也保证相关专业人员能够顺利在线浏览与借阅。电子文件作为纸质文件的有效补充形式，必须与纸质文件保持一致性，当纸质档案修改时，电子文件也必须及时更新，同步归档。

2）通过信息系统线上设计的文字、图表等电子文件经归档形成数字化电子档案。在线策划设计是一项创新的事务，给科技档案管理带来新的改变。由于在线策划人员非档案人员，需要补充科技档案分类基础知识，才能做出组织出符合规范的项目结构，保证后期档案的分类整理工作质量。且科技档案形式种类各式各样，需做好不同类型电子文件间数据接口之间的通用性与兼容性，保证系统的适用性和实用性。在信息化条件下的企业科技档案管理工作需要更加标准化与规范化，实行科学的管理，采用统一的档案信息采集标准，统一的规范化数据类型，才能建立好一个快捷有效、合理有序的档案信息数据库。信息智能化平台建设是一项长期而充满挑战的任务.

3）公共知识库的平台分享购买或工作中收集而来的技术标准、行业规范、设计图集等。此数据库应保证信息的准确性，不能在企业内传播共享错误信息，及时更新和修改过时信息。为方便使用，提供了在线浏览和下载途径，提供不同的搜索方法与资源分类，提供访问日志和更新日志。且在日常生产过程中不断收集有利用价值的标准规范，保证企业知识的有效累积、传播及共享。

科技档案信息化建设是现代企业管理提升的必经之路，但并不意味着完全放弃传统的纸质档案形态。电子档案尽管有很多优点，但也存在着一些有争议的地方。由于电子档案的信息和载体可以分离，鉴定其原始性难度很大，容易被不留痕迹的篡改，使得档案的可信度降低，由于技术和设备更新日新月异，电子文件的兼容性和识别性存在不确定因素，容易因系统更新或软、硬件损坏造成数据丢失，签名签章的存在被截取的隐患等等。计算机网络安全也是值得关注的地方，为杜绝黑客攻击及不良信息入侵等隐患，应加大对信息系统的开发，加密存储电子档案，严格限制使用者的权限，加强网络认证技术，建立好一套专业的保障体系来确保运行安全及信息安全，维护好个人隐私及知识产权。此外，纸质档案维护成本相对电子档案维护成本较低，电子档案维护需借助计算机软硬件设备，定期的维护及优化费用比较复杂，也对管理电子档案人员的知识技能与业务素养相对要求较高。在法律凭证效力和安全保密性上，传统纸质档案原件有着电子文件无法比拟的优势，依然发挥着举足轻重的作用。因此，纸质档案和电子档案并存（“双套制”）是现阶段最普遍最合理的档案管理方法，二者有着各自的适用范围，相互依赖，相互补充，档案管理人员应更好的利用二者的优势发挥效用，努力实现档案利用的主动化、多元化、优质化，实现档案业务跨越式发展。

科技档案信息化极大的提升了档案管理的水平，也同时对档案管理工作提出了更高的要求。档案管理员应对档案信息的收集、整理、利用過程非常清晰，又掌握一定的信息管理技术及网络安全知识，对信息系统结构层次略有涉及，有新型档案信息资源分析的能力，能为信息系统的开发与优化提出专业的意见和建议，为构建满足企业信息化建设特殊需要的科技档案信息化系统而努力做高素质复合型人才。

随着档案信息化进程的不断深入的探索和发展，重管理轻利用的档案管理方式已成为过去式。管理是手段，利用才是目的，因此档案信息化建设工作的开展应该本着方便利用的中心，科学规划管理方法，积极推进信息共享，提高科技档案的采集面和利用率。档案工作的本质是服务，服务的宗旨是以人为本。档案人员更应立足本职工作，强化责任意识和服务意识，积极主动，热情周到，细致入微，任劳任怨，用智慧和行动提升档案信息化服务质量，尽最大努力让每一位使用者高兴而来，满意而归。

参考文献

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[2] 包素瑜 浅析科技档案在信息化后的利用[J].广东科技 2012.10 第19期

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