电子文件档案管理存在的问题及对策分析

丁丽娟

摘 要：随着现代化技术逐步发展，传统的纸质信息存储方式已经让位于电子文件档案管理办法，这不仅与创新型技术的推广有关系，还与文件档案类型的多样化密切相关。电子管理的模式能够解决文档信息较多、类别繁杂的问题，从多个角度思考信息的管理。然而，由于电子文件档案管理刚出现不久，使得实际管理工作还存在很多不足，资料的完整性、安全性都很容易受到破壞。针对这样的现象，电子文件档案的管理必须坚持从实际出发，掌握网络运行的技术，从而解决目前存在的管理问题，保证档案信息的完整度。

关键词：电子文件；档案管理；问题；对策

电子文件是基于数字化技术推广应用的文档形式，其中包含了很多数码形式，如光盘、磁带、移动硬盘等等，它与现代化信息的环境相适应，能够解决纸质档案管理存在的不足，提高工作的效率。另外，电子文件档案最突出的特点是，可以实现信息的交互使用和共享利用，更快的传输文档。但是，在现阶段的背景下，实际管理还存在许多不完善的地方。本文就结合电子文件档案管理的实际，从它的特点和优势入手研究，为实现信息的高效利用打基础。

1 电子文件档案管理存在的问题

1.1 思想意识落后

从技术手段入手的管理方式，是电子文件档案管理的特殊方法，与创新应用息息相关。不过很多文件档案管理者由于思想的局限性和技术能力的阻碍，使得管理工作没有受到重视，大部分单位还处于技术应用的初期，办公自动化水平较低，甚至出现无人管理的现象。

1.2 文件档案的完整性受到影响

作为纸质文档的创新形式，电子文件档案的内容应该与文件信息相一致，但是在电子信息的创建中，难免会出现疏漏，在录入的过程中对资料进行了修改，有些信息也存在被篡改的可能性。这样一来，档案的完整性和真实性就受到了影响，无法为决策和查询提供准确的信息。

1.3 安全性减弱

有些文件档案涉及到国家和企业的保密信息，随着互联网和计算机技术的推广普及，任何人都能够访问和自由进入因特网。不法分子就会借助这样的机会窃听和修改文件内容，降低档案的安全性。

2 强化电子文件档案管理的有效对策

2.1 提高电子文件档案的管理技术

电子文件档案的管理技术是指确保电子文件档案的高效率、可靠性与规范性，促使电子文件更为真实、完整与安全。所以，电子文件档案管理必须依据一定的科学技术模式对电子文件实施高效管理。还要与国际通用标准相对接，对电子文件档案信息的传递、存储、组织进行规范，最大程度降低因管理系统平台之间的不同而带来的资源浪费，提升整体运作效率。同时，还要对电子文件档案的管理、复制、鉴定以及调阅等程序进行严格规范，对管理人员进行消息认证与身份验证，预防电子文件档案被恶意损坏。

2.2 以法律的形式规定电子文件档案管理的方法

从根源上防止文件档案的丢失，提高保存的安全性和完整性，就要从法律上进行规定，各级政府也要对管理工作加以支持，通过法律形式规范实际行为。例如，涉及到高技术开发的企业就可以在不违背国家法律的基础上，结合自身的情况细化管理办法，从人防和技防两方面入手，在计算机内部加入黑客入侵防护手段等等。与此同时，还要建立文件档案归档的统一结构，鉴定信息的真实性，从收集、整理、归档等方面推行严格管理，确保电子文件档案更好的服务。

2.3 建立一支高水平的电子文件档案管理队伍

从某种意义上而言，档案管理人员的技术能力、素质修养直接关系到信息的保存和管理的水平，也是避免信息丢失的关键。因此，相关部门必须加强对文档管理的重视度，在招聘和用人中选择高校毕业、接受过专业学习、素质能力强、技术水平高的人员进入队伍，并有意识的储备青年干部，防止出现人员断层的现象。另一方面，还要积极开展培训和学习，定期组织管理者学习电子技术，让他们掌握最新的管理对策，建立起现代化的档案管理方式。

3 结束语

综上所述，随着我国电子信息技术的持续推进，电子文件档案管理工作面临的压力与挑战愈来愈大，与此同时在电子文件档案管理运行过程中反映出来的问题也日益增多，这在很大程度上阻碍了电子文件档案的效率性与完整性。所以，在新时代发展环境下，各个部门只有不断强化对电子文件档案管理工作的重视程度，加强电子文件档案管理工作的复合型人才建设，建立健全电子文件档案的管理体制与机制。

参考文献

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