纸质档案数字化工作中的问题与解决措施分析

李伟

摘 要：纸质档案数字化工作将日常的纸质档案转化成可以进行机读的电子版文件，结合计算机技术，将人工和计算机结合，共同管理数字化档案的全过程。在纸质档案注资花的工作中，提高了事业单位的工作效率，为事业单位单位的长远发展和信息的安全性都有着十分重要的意义。但是，在数字化的建设当中，存在一些不足，技术不够成熟，管理模式上较为陈旧，容易忽略创新和管理方式的提升，这些问题都在一定程度上妨碍了纸质档案数字化的发展。笔者将从数字化的效果进行分析，得出其中存在的问题，在文中给予合理的解决方式，希望对今后纸质档案数字化的方法提供帮助。

关键词：纸质档案；档案数字化；问题；解决措施

1 纸质档案数字化的成果

（一）提高了利用效率

紙质档案通过数字化的方式进行管理，丰富了数字档案资源，同时将档案的利用效率大幅度的提升。比如某市档案馆实施数字化建设后，在为社会各界人士提供服务过程中，目前，数字化档案的复制量比原件复制量高出约5倍，使广大使用者得到更方便快捷的服务效率。

（二）利用方式拓展

建立数字化档案，可利用的方式有单机、互联网和局域网这几种方式，能实现资源共享，利用范围扩大的作用。通过数字化档案的建立，促进社会各界人士访问量不断上升，其档案馆的网站点击率也随之升高。

（三）统计效率

纸质档案进行数字化管理后，依托计算机管理系统，可对相关数据根据个人需求快速精准的进行查阅及统计，相关类别的科目可自行归类分析，极大程度的提高了工作效率。经过计算机的在线回馈以及意见留言板等多种方式，对社会各界人士的需求有个及时且充分的了解。

2 纸质档案数字化工作中现存的问题

我国纸质档案逐渐走向数字化管理，目前已取得显著的效果，但同时也逐渐暴露出一些问题，主要有以下几个方面。

（一）欠缺标准

我国关于纸质档案数字化的标准建立的还不够完善，目前只依据《纸质档案数字化技术规范》在进行，这套规范只提供了一些相应的技术指导，并未涉及到配套的管理规范，比如在开展纸质档案数字化的过程中，工作流程、标准表格等，没有一个统一的规定。目前能找到的标准和规范比较少，其所讲述的内容也不全面，我国各地的馆藏档案的种类又是五花八门，其保管时的要求都不尽相同，所以在进行纸质档案数字化管理的过程中无章可循，在实践操作时标准前后不符。以扫描文件为例，图像清晰度要求越高，相应的扫描仪的分辨率越大，导致图像占用计算机系统内存空间也就越大。所以，在实际操作的过程中，应向考虑系统内存的容量，在进行图像扫描，适当的将图像的比例进行控制，但是也有不同意见，觉得应该讲图像清晰度放置第一位。

（二）协调方面

因开展纸质档案数字化的过程中所涉及到的部门比较广，所以很容易出现分工不明的状态，出现彼此之间协调困难的情况。还有一种情况，由于各档案馆自身条件不同，在开展数字化管理的过程中，需要专业的技术支持，与合作方也会有意见相左的情况出现。

（三）工作流程衔接

纸质档案进行数字化管理的流程很多，其中有领取、编号、著录、装订、扫描等等一系列的过程，其中哪一个环节出现问题，都会影响整个工作流程的进展。比如，在存档的过程中，其中的一页上贴有半页纸的证明，在编号的过程中，只编有一个号码，但在扫描过程中，却是两页，这种情况将会致使文件的编号与著录的数据不一样，导致数字化工作得不到有效衔接。

（四）软件系统

数字化档案管理的计算机系统软件太过于繁杂，很多软件还面临过时，又不能与新的数据格式进行兼容，最终致使档案数据不能读取。想要妥善解决数字化档案长期存取及共享的问题，就需要确保软件能够及时的进行升级换代。

（五）存在的安全隐患

档案原件的安全，为了使档案安全无虞，将数字化的工作流程进行优化，各家当感官根据自身的实际状况出发，制定符合自身条件的档案领取及保管的相关制度。但因为纸质档案的数量比较多，数字化管理的过程中参与的工作人员又多，时常就会出现档案资料查阅不到的情况发生。经过数字化管理后，档案的数据安全也尤为重要，在著录的环节里，参加工作的技术人员比较多，还有计算机的数据导入等很多的印象因素，导致档案数据也存在安全问题。

（六）数字化档案法律效力争议

原始的纸质档案上，盖有单位盖章及相关部门领导签字，是具有法律效力的文件，同时还可作为凭证。受技术条件限制以及相关法律文件的影响，将原件进行扫描后的数字档案属性，受到争议和质疑，还不能够得到相关部门的认可，数字档案的利用，在个别事情上无法实现其应有的价值。

3 解决数字化工作中存在问题的有效措施

（一）建立标准，完善制度

国家应制定档案数字化的标准，完善其相关制度，创建科学合理的数字化管理体系。在开展数字化工作前，档案馆应将国家相关标准进行了解并遵循，与实际状况相结合，与合作公司进行协商，一起制定出一套完整的规章制度，为数字化工作开展的顺利进行做坚实的保障。在工作的过程中，及时对相关标准及制度进行宣传，并严格遵守与执行。待全部数字化工作完毕后，根据国家相关标准，进行验收，确保数字化建设的质量。根据国家相关数字化的成果利用制度，将数字化档案发挥其最大利用率，方便大众更好的为大众服务。

（二）精确定位，完善流程

建立数字化档案时，应从使用方便性、档案的安全性以及成本效益的角度作为切入点，体现出高经济、高效率、高科技文化的价值，将需求量大且利用率高的档案优先进入数字化档案处理。开展纸质档案数字化管理，可将流程管理的理念及方式引入，将每个过程都进行整体的优化设计。将纸质档案数字化融入到流程化管理中，完善流程管理制度，使用流程管理的方式施行对档案数字化过程的控制，将纸质档案数字化的工作效率有效提高。有效控制流程能促进纸质档案数字化成果走向标准，同时有助于整合数字化档案信息。

（三）技术保障

主要目标就是实现纸质档案数字化，同时将数字化档案的成果有效利用。在进行纸质档案数字化的过程中，可采取以下基本措施，降低技术问题带来的困扰。首先，建立纸质档案数字化一定要遵循国家制定的相关标准，保证技术操作根据相关规范进行以及共享数字化结果。其次，在选用存储数字化信息系统时，应选择主流且成熟的技术，避免选用新研发出来的且尚未统一的以及以及被淘汰的设备，以保证数字化档案具有有效和共享的功能。最后，纸质档案数字化完成后，定期请技术人员做技术跟踪，存储设备要定期进行维护与更新，以免有数据丢失的情况发生。

（四）高利用率，提高效益

创建纸质档案数字化的主要目的是进行利用，在创建的过程中，对数字化档案的网格化建设加强，使数字信息能够真正的存在与网络环境里，发挥其应有的加之，为社会提供方便的同时，提高效益。

（五）培养技术型专业人才

高技术型数字化的人才在建立纸质档案数字化里有着举足轻重的地位，是确保数字化工作有效快速进展的主导人物。在创建过程中，档案馆应号召职工学习相关知识、培养相关技能，提高工作能力。尽一切努力培养出一个档案信息化建设的高标准人才，确保纸质档案数字化的工作能够顺利的高效进展。

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