提高档案管理科学化水平的路径选择

赵文华

【摘要】本文分析了提升檔案管理科学化水平应该遵循的原则，在此原则的指引下研究了提高档案管理科学化水平的方法和路径。

【关键词】档案管理 科学化 路径

一、提升档案管理科学化水平应该遵循的原则

（一）服务原则

传统档案管理模式下只有管理人员能够感受到档案信息的价值。普通员工和群众大多认为档案是很神秘和晦涩的东西，只有国家相关部门人员能够接触并利用到。另外，长期以来档案管理采取严密管理模式，导致档案资料长期处于被动状态，自身价值不能得到深度的挖掘和发挥，其服务性质一直处于被压抑的状态。提升档案管理科学化水平首先要把握的是服务原则。

（二）发展原则

时代在发展，科学技术在进步，任何外在因素的变化都可能给档案管理工作带来变革。提升档案管理科学性的时候必须要将科学发展的内在因素和外在因素考虑进去。档案管理人员应该从多个角度去分析当前的科学发展形势，充分把握现有的技术，开发新的档案管理技术。对待科学水平提高的唯一态度就是不断地进行发展和创造。

（三）人员素质原则

提升档案管理科学化水平中最重要的因素是人，只有人的素质提升了，档案管理科学水才有可能实现。企业内部的高层管理人员、在岗的工作人员和后勤保障人员都应该意识到档案管理的重要性，在科学水平不断提升的时候持续性地提升自身的综合素质，将科学管理的效果发挥出来，体现出档案管理真正的意义。

二、提高档案管理科学化水平的路径

（一）树立现代化管理理念

档案管理工作要取得质量上的提升和效率上的进步，就必须首先从思想上得到优化，档案管理工作只有在科学发展的管理理念的引领下才能变得更加合理化、科学化。除此之外，完善的档案管控机制能够将档案管理工作引向有序的轨道，也能让档案管理人员及时地开展归档、利用、管控和保密等相关工作。新时期对档案管理管理机制提出了新的要求，笔者认为多层管理体系的建立具有现实意义，企业可以通过分层建档和集中管控的方式开展管理，逐步实现档案管理体系的完善，为档案管理工作走上规范化和科学化的道路奠定良好的基础。

（二）提高档案管理信息化水平

档案管理在网络信息技术广泛普及的时代背景下也要与时俱进，紧跟时代发展脚步，使得档案管理向着信息化发展的方向进行。信息化档案管理需要专业的管理设备和基础设施。传统档案管理模式下，纸张是档案信息的载体，但是纸张档案存在着较多弊端，比如说储存时间有限、不便保存、浪费资源等等。为了改变这个现状，档案管理信息化水平就必须得到提升，将现代化技术和设备因素融入到档案管理工作中来，计算机的加入是现代化档案管理工作的重要特征。计算机技术从问世以来就因自身独特的优势广受欢迎和好评，人们可以通过计算机获得想要的知识和信息，当前计算机技术正在各行各业中发挥着重要作用。相关部门可以创建档案管理数据库，为计算机用户提供档案信息查询平台，用户可以在特定网站登录得到想要的信息和数据，这也可以查询到更多想要的资料。现代化和信息化的档案管理模式使得信息数据能够得到快速的检索、处理、分析和保存，使得档案的安全性得到更大的保障，档案储存时间也能够延长很久，能够大幅度降低档案管理的工作量。

（三）提升档案管理人员的工作能力

提升档案管理科学性一方面要引进现代化的技术和设备，另一方面还不能忽视对档案管理人才的培养。首先，要从多个角度来对档案管理人员进行综合培训，使其能够掌握现代化的设备技术来完成档案管理工作。一些档案管理人员受到年龄和计算机操作能力的限制，不能及时掌握新技术和新设备的操作方式，所以有必要对档案管理人员进行系统化的培训以便于其能够在实际工作中加以应用。举例来说，工程类档案管理人员应该具备一定的工程基础知识和档案检索能力。档案管理人员还要具备一定的处理突发事件的能力，在出现突发危机的时候能够冷静应对。

（四）转换档案管理服务方式

当现代化技术融入到档案管理中后，档案管理的工作方式和服务方式都会发生变化，其中最为明显的一个转变在于档案管理部门从信息的提供者转变为信息的咨询者。经过系统培训的档案管理工作人员应该具备一定的组织管理能力，档案管理工作对他们来说应该能够轻松应对。因此，传统的档案服务模式应该发生转变，不应将工作仅仅停留在保存和借阅层面，在档案管理网络化和信息化的过程中，档案管理的部分权限应该适当地下放，此外还可以构建网络档案信息资讯平台，使得档案资料跨地区咨询得以实现，引领档案咨询工作突破时空的限制。

（五）创建保障体系

档案管理科学化水平的提升并不是一蹴而就的事情，是需要长期坚持下来的系统性工程，只有在现有档案工作的基础上不断巩固和加强，才能为档案管理工作科学化提供更坚实的保障。领导干部要从制度保障和体系建设上着手，将档案管理科学放在重要日程上，为档案管理工作的开展提供良好的制度保障。

（六）提升档案的利用程度

档案管理的终极价值在于档案的利用和使用，对于现存的档案资料来说，能否发挥出档案的使用价值是当前档案管理的核心工作。现代化档案管理模式要提升科学化水准，就必须在原有的档案保存和使用的基础上挖掘出档案更多的价值，提升档案的使用率，将档案从死变活，使得档案的信息价值能够在各行业的发展和变革中做出贡献，成为推动社会发展的重要因素。笔者认为提升档案对社会公众的开放程度是提升档案利用率的重要途径，使得群众和百姓能够进入到档案馆内翻阅和检索所需的档案，实现档案价值的自主化发展。此外，还要将档案资料尽可能地和现实研究联系在一起，适当地将一些国家非公开加密的档案资料公开，将那些对社会发展有益的资料充分利用起来，使得档案价值能够落实到社会现实中去。

总而言之，提升档案管理科学化水平必须建立在档案管理现代化的基础上，意识到档案管理现存问题，把握档案管理科学化原则，提出适当的方针和政策来提升档案管理工作科学化水平。

参考文献：

[1]韩文琳.对提高档案管理工作科学化水平的思考[J].吉林工程技术师范学院学报，2014（12）

[2]陈冬菊.论如何实现档案管理现代化[J].华章，2013（19）

[3]王利超.论电子信息技术在档案管理中的应用[J].现代商贸工业，2010（11）