浅析文书档案管理中存在的问题及对策

任翠

【摘要】文书档案管理对保证小型医院日常工作的稳定性意义重大。本文针对小型医院文书档案管理中的问题和对策做如下分析，以期可以为小型医院文书档案管理工作提供有益建议。

【关键词】文书档案管理 问题 对策

一、文书档案管理中的普遍问题

（1）档案管理意识不强，缺乏统一的管理标准：首先，对医院文书档案管理的宣传工作落实不到位，更多的工作只是浮于表面，而没有做进一步拓展和延伸；其次，档案管理人员自身的管理意识不强，许多文书档案倾向于“保存”，使得文书档案的利用率非常低，严重浪费了信息资源；最后，文书档案管理缺乏统一调度和合理安排，通常情况下，一般的文书档案都存放在行政办公室，而病历档案存放在病案室，这样的分管方式固然有其合理性，但却破坏了文书档案管理的整体性原则，所牵涉的部门越多，档案管理流程就越复杂，相关的管理成本就会越高。

（2）文书档案管理方式比较单一：传统的文书档案管理由于缺乏科学指导，往往都是由文书档案管理人员自行确定管理规范和管理限度，同时，由于怕担责任和自身管理水平的限制，文书档案管理人员往往只能沿用传统的文书档案管理方式，不干轻易尝试一些新型的文书档案管理模式，这直接导致了文书档案管理方式相对单一，工作流程上出现形式化、机械化的情况。

（3）文书档案收集和整理工作落实不到位：文书档案资料有等级划分，小型医院文书档案管理工作中，某些文书档案管理等级相对较低，但是这并不意味着这些文书档案资料不重要。如若在文书档案清查过程中出现文书档案资料部分损坏和丢失的情况，将会对小型医院的日常工作造成或大或小的影响。

（4）文书档案管理制度有待完善：文书档案管理制度的完善包括相关法律制度的完善和相关监管制度的完善两部分，如今，我国已出台了《档案法》等多项法律法规，以规范和监督文书档案管理制度，但是仍然存在着很大面积的法律空白，尤其对于乡镇地区的小型医院而言，法规有时并不能完全解决当下的文书档案管理矛盾，一旦出现档案错乱，将会直接影响医院的正常工作。因此，我国应不断完善文书档案管理制度，为文书档案管理工作提供必要的法律依据。

二、解决文书档案管理问题的策略

（1）進一步扩充文书档案管理队伍的规模，提高其工作水平：首先，要建立高效、合理的人才招聘流程，开辟新的人员招聘渠道，积极利用各种社会资源，吸纳更多更专业的管理人才。其次，要做好相关管理人员的岗前培训工作，包括管理技术培训、管理理念培养、管理制度考核等，最后，对于新进的管理人员，要适当安排老员工带领，防止出现较为严重的文书档案管理纰漏。

（2）进一步优化文书档案管理方式：第一，档案管理部门要和医院其他部门建立高效的文书档案信息交换通道，确保文书档案信息的流向明确，进一步简化文书档案室的工作流程，降低文书档案管理难度。第二，建立日常的文书档案管理细则，争取做到责任到人。第三，始终坚持“以医院为中心”的文书档案归档意识，确保每个文书档案室各司其职，不会出现业务交叉错乱的现象，提高文书档案管理的安全性，小型医院由于管理资金有效，文档的信息化管理并未普及，所以更要在档案管理方式上下足功夫，提高文书档案管理质量。

（3）树立正确的文书档案管理意识：正确的文书档案管理意识可以为文书档案管理工作指出明确的工作方向，确立明确的工作重心，可以在很大程度上保证文书档案管理工作的稳定性和持久性。因此，相关文书档案管理人员要具备相关的管理意识，做到“制度为主导，行动为主体，质量为目标”的文书档案管理意识，不断提高自己的管理水平。

（4）做好文书档案的收集和整理工作，优化文书档案室的文书档案保管环境：文书档案的有效收集和整理是文书档案管理职能的最根本的体现，也是文书档案管理的根本目标。因此，医院其他部门要积极配合文书档案管理部门的工作，重视日常文书档案文件的收集和整理，同时，文书档案管理人员要及时的做好文书档案的归档工作，做到分门别类，条理清晰。

（5）进一步提高文书档案管理人员的薪资福利待遇，提高职业认同度和工作热情：部分小型医院由于经费有限，无法提高文书档案管理人员的薪资福利待遇，这是相关管理人员职业认同度不高、工作热情逐年减退的重要原因，因此，各小型医院要积极的向上级部门反馈这种情况，各上级部门也应根据实际情况，给予相应的资金支持，切实的提高文书档案管理人员的薪酬待遇。

（6）进一步完善文书档案管理制度：第一，深入贯彻我国相关的法律法规，使文书档案管理工作获得最基本的法律保障，规范文书档案管理工作，以制度作为指导和监督文书档案管理行为的有力武器。第二，提高上级部门对文书档案管理的重视程度，对于小型医院来说，上级部门的政策、资金支持是保证其文书档案管理质量的最直接、最有效的方式，上级部门应加强对小型医院的关怀，重视起文书档案管理工作，进一步建立高效的管理制度，帮助小型医院提高文书档案管理质量。第三，建立合理、完善的文书档案管理奖惩制度。第四，加强各文书档案管理人员的责任意识和法律意识。第五，建立相应的监督制度，监督文书档案管理行为。

（7）以人为本，培养工作人员的知识服务意识：工作人员的知识服务意识的强弱，将直接影响文书档案管理工作的水平。因此，在以人为本的指导思想下，培养工作人员的知识服务意识，以更加人性化的服务，提高信息的利用效率，是目前文书档案管理模式理论的发展方向，更是深入贯彻我国以人为本指导思想的重要表现。

结语：综上所述，在小型医院中，文书档案管理工作对规范医院文书资料管理，提高医院整体管理水平具有非常重要的意义，如今，在档案信息化管理尚未普及的小型医院中，不断完善相关的文书档案管理制度，不断提高文书档案管理队伍的工作水平，可以为日后医院文书档案的信息化管理打下坚实的基础，上述中提到的各项管理对策只是众多管理对策中的冰山一角，更多更好的管理对策还需要每个档案管理工作者不断探索。

参考文献：

[1]兰祝刚.基于知识服务的文书档案管理模式的实践与思考[J].中国文书档案2011.07：44.

[2]王鸾.有关知识服务的文书档案管理模式下文书档案管理 的理论探讨[J].经营管理者，2014，33，286.